eWay-CRM: tarify, Outlook, funkce a komu se vyplatí

Firma už má kontakty a důležité zprávy v Outlooku, ale při dovolené obchodníka ostatní nevědí, co bylo klientovi slíbeno. Právě tady má smysl prověřit eWay-CRM. Rozhodující není jen práce uvnitř Outlooku, ale společná historie, vlastník příležitosti a srozumitelné předání zakázky. Před nákupem si ovšem spočítejte celou kombinaci modulů.

Pro jednoduchou evidenci bych začal ověřením bezplatné varianty. Pro automatické ukládání pošty a širší nastavení bych posuzoval placený základ Standard a podle potřeby přidal Obchod nebo Projekty. Název Standard u základního modulu totiž neznamená automaticky stejnojmenné placené rozšíření obchodu. Tato odlišnost může změnit rozpočet více než sleva za delší závazek.

Co jsme ověřili a co musí vyzkoušet váš tým

Profil vychází z oficiálního ceníku a produktových podkladů přečtených 24. října 2026. Jde o redakční rozbor, nikoli vlastní test aplikace, podpory nebo úspěšnosti migrace. Dřívější datum vydání článku není potvrzením historických cen. Konkrétní nabídka, kompatibilita vašeho prostředí a licenční podmínky potřebují kontrolu před objednávkou.

Pracujeme s cenami bez DPH a oddělujeme měsíční platbu, roční úhradu a tříletý závazek. Vlastní příklady počítají plné pracovní přístupy po celé období, bez individuální slevy. Do licencí nezahrnujeme Microsoft 365, externí implementaci ani práci vlastních zaměstnanců. Pokud některou z těchto položek potřebujete nově pořídit, připočtěte ji k celému projektu.

Jak se skládá cena modulů

Ceník rozlišuje základ Společnosti a kontakty a samostatná rozšíření Obchod a Projekty. Základ má Free, Lite, Standard a Plus; další moduly mají vlastní edice. Nestačí proto přepsat nejnižší částku z jedné karty do rozpočtu jako cenu celé zamýšlené sestavy.

Tabulka uvádí vybrané stavební části, nikoli jednu společnou licenci se všemi funkcemi. Vlastní model základ Standard plus Obchod Lite dává 495 Kč za osobu a měsíc při roční úhradě. Za rok je to 5 940 Kč. Přidání Projektů Lite by model zvýšilo o dalších 1 620 Kč ročně na osobu.

Před objednávkou si nechte potvrdit přesnou sestavu pro každou roli. Náš součet není potvrzením, že libovolná kombinace bude vhodná pro váš proces. Zvlášť ověřte, co už pokrývá bezplatná úroveň modulu a které placené rozšíření potřebujete kvůli konkrétní operaci. Platit za nevyužitou schopnost není úspora jen proto, že je v balíku.

Celý tým a růst během dalšího roku

Model tří lidí se základem Standard a Obchodem Lite stojí při roční sazbě 17 820 Kč. Pět stejných přístupů vychází na 29 700 Kč a deset na 59 400 Kč. Při měsíčním režimu odpovídající sestava stojí 550 Kč za osobu měsíčně; za dvanáct měsíců tedy tři lidé zaplatí 19 800 Kč.

Roční rozdíl tříčlenného týmu je v tomto příkladu 1 980 Kč. Srovnávejte ho s jistotou, že budete sestavu opravdu potřebovat celý rok. Pokud teprve navrhujete pracovní postup, může být rozumné nejdříve ověřit jeho použitelnost. Nízký měsíční přepočet dlouhého závazku není důkazem vhodnosti aplikace.

U tříletých sazeb ceník uvádí jiné částky. Například základ Standard má přepočet 300 Kč a Obchod Lite 112 Kč za osobu měsíčně. Vlastní součet je 412 Kč; za tři osoby a třicet šest měsíců 44 496 Kč bez DPH. Nezaměňujte ho s roční platbou 14 832 Kč: poslední číslo by bylo jen matematickým ročním průměrem delšího závazku.

Při přijímání dalších lidí potřebujete znát pravidla přidání místa v běžícím období. Naše modely předpokládají stálý počet lidí od začátku do konce. Neurčují poměrné doúčtování, cenu obnovy ani nárok na vrácení peněz. Tyto smluvní podmínky si uložte spolu s konkrétní objednávkou, aby je později nemusel nový správce zjišťovat zpětně.

Outlook je důvod k výběru i bod provozní kontroly

Pro tým zvyklý na Outlook může být užitečné spojit komunikaci se zákaznickou evidencí. Samotná znalost poštovního klienta ale neprokazuje znalost CRM. Lidé stále musí rozlišovat společnost, kontaktní osobu a obchodní příležitost. Stejnému zákazníkovi můžete současně připravovat novou dodávku a řešit servis starší zakázky.

Před zavedením sepište používané počítače, operační systémy a varianty Outlooku. Zahrňte web, mobil i způsob práce mimo kancelář. Neodvozujte shodné možnosti všech klientů pouze z názvu integrace. Odpovědný správce má potvrdit, které operace budou lidé dělat na konkrétních zařízeních a kde se jejich pracovní postup liší.

Zkouška by měla zahrnout připojení pracovní schránky, nalezení klienta, přiřazení zprávy ke správné příležitosti a předání kolegovi. Použijte i případ, kdy člověk odpoví z jiné adresy nebo přiloží nový dokument. Cílem není ocenit vzhled doplňku, ale zjistit, zda se důležitá informace dostane k člověku, který ji potřebuje.

Ruční a automatické ukládání pošty mají jiná rizika

Bezplatný základ uvádí ruční ukládání zpráv; Standard přidává automatické ukládání. Tyto možnosti mají jiný provozní význam. U ručního postupu hrozí, že pracovník důležitou domluvu nezaznamená. U automatického postupu musíte vyjasnit, které zprávy mají patřit do společné evidence a kdo k nim dostane přístup.

• Ověřte dvě současné zakázky stejného klienta a přiřazení jejich komunikace.
• Zkontrolujte zprávu se soukromou nebo nesouvisející přílohou.
• Vyzkoušejte zastupování při dovolené bez přístupu do osobního účtu kolegy.
• Prověřte, co zůstane dohledatelné po odpojení původní schránky.

Automatické ukládání není pokyn uložit všechno všem. Nastavení má vycházet ze skutečného účelu a oprávnění. Vedoucí má poznat výsledek jednání, ale nemá tím automaticky vzniknout otevřený archiv veškeré komunikace. Podrobnou kontrolu provedou odpovědní lidé podle potřeb a pravidel firmy.

Model technické firmy od poptávky k projektu

Vlastní příklad: klient poptá vybavení dvou provozoven. Obchodník založí společnost, dvě kontaktní osoby a dvě samostatné příležitosti. U každé musí být jasný rozsah, termín dalšího hovoru a platná verze nabídky. Informace, že jde o stejného odběratele, nesmí způsobit sloučení odlišných požadavků.

Po potvrzení první nabídky přebírá práci realizační vedoucí. Potřebuje vědět, co zákazník objednal, co zůstává otevřené a které přílohy platí. Převod příležitosti na projekt je v ceníku rozlišený podle projektového modulu. Pokud je pro vás právě tento krok zásadní, zahrňte ho do sestavy i zkoušky a nepředpokládejte ho u libovolné varianty.

Přidejte změnu: klient po potvrzení žádá jiný termín a větší rozsah. Záznam má oddělit původní objednávku od nového požadavku. Musí být jasné, kdo změnu schválí a kdo upraví rozpočet. Obchodní evidence vám může předání usnadnit, ale cenu a proveditelnost změny musí rozhodnout konkrétní odpovědná osoba.

Na tento bod navazuje srovnání plánování práce a kapacit. Pokud hledáte především automatické přeplánování realizačního týmu, posuzujte je samostatně. Existence projektu, úkolu a kalendáře sama o sobě nedokládá, že se všechny návaznosti a potřebné dovednosti přepočítají podle vašeho zadání.

Vlastní pole a workflow udržujte srozumitelné

Základní kontakt nemusí obsahovat každou informaci, kterou někdo ve firmě někdy potřeboval. Před přidáním pole určete, kdo ho vyplňuje, kdy se aktualizuje a které rozhodnutí podporuje. Pokud podle údaje nikdo nehledá, nereportuje ani nenavazuje další krok, může být vhodnější poznámka nebo samostatný dokument.

V modelové firmě mohou být důležité typ zařízení, region a servisní režim. U regionu je lepší jednotná volba než několik podobných volných zápisů. U termínu rozlišujte očekávané rozhodnutí klienta a slíbené dodání. Sloučením obou do jediného data vznikne report, který míchá obchodní odhad s provozním závazkem.

Workflow navrhujte nejprve na běžném případu a pak na výjimkách. Co když chybí potřebná osoba, zakázka se odloží nebo klient objednávku zruší? Pravidlo má mít vlastníka, dohledatelný účel a možnost kontroly. Před vyšším tarifem ověřte potřebný počet pravidel, formulářů a jejich skutečné limity; samotné označení pokročilý proces nestačí.

Kolik může stát zavedení

Oficiální ceník uvádí pomoc s implementací, importem a školením za 16 000 Kč za osmihodinový den. Je to sazba služby, nikoli automaticky povinný poplatek každé objednávky. Vlastní model jednoho takového dne a tří ročních sestav Standard plus Obchod Lite dává 33 820 Kč bez DPH před interním časem.

Pokud se čtyři kolegové budou přípravě a školení věnovat každý čtyři hodiny, jde navíc o šestnáct hodin jejich kapacity. Při vlastním interním ocenění 600 Kč za hodinu je to 9 600 Kč. Tento model není další fakturou od dodavatele. Umožňuje ale porovnat zavedení svépomocí s objednanou pomocí na stejném základě.

Do přejímky služby napište konkrétní výstupy: připravená data, ověřená oprávnění, funkční předání jedné zakázky a zaškolený běžný uživatel. Samotná účast na schůzce nemusí znamenat použitelný výsledek. Předem rozlište poradenství, provedenou migraci a následné opravy. Každá položka potřebuje vlastní rozsah a odpovědnost.

Přenos dat a možnost odchodu

Import začněte malým vzorkem společností, osob, příležitostí a projektů. Přidejte firmu se dvěma kontakty, stejná příjmení i historický název zákazníka. Zkontrolujte vazby, vlastníky a částky. Správný počet řádků neprokazuje, že obchodník najde potřebnou souvislost nebo že si tým nepřepsal platný údaj starší hodnotou.

Stejnou pozornost věnujte exportu. Sepište potřebné poznámky, přílohy, aktivity, vlastní pole a historii. Zjistěte jejich skutečnou podobu při výstupu a případné další služby. Malou sadu zkuste přečíst bez aplikace. Přenos je úspěšný tehdy, když lze pokračovat v práci, nikoli jen otevřít seznam kontaktů.

Při odchodu zaměstnance potřebujete předat otevřené případy a zrušit přístup v odpovídajících službách. Připravte tento postup předem, dokud je původní pracovník dostupný. Nezaměňujte společná obchodní data s vlastnictvím konkrétní schránky. Rozdíly řešte s administrátorem ještě před ostrým provozem, nikoli v den důležitého předání klienta.

Jak připravit zkoušku různých poštovních prostředí

Firma může používat několik podob Outlooku a zároveň mobilní přístup. Připravte proto tabulku pracovních rolí a skutečných zařízení. U každé role určete tři nutné operace, například nalezení kontaktu, záznam domluvy a převzetí další aktivity. Teprve podle nich potvrďte vhodnost konkrétního klienta. Není potřeba prokazovat úplně stejnou obrazovku, ale stejný potřebný pracovní výsledek.

Zvlášť zahrňte nového kolegu, který zatím nemá místní historii zpráv. Musí získat potřebný kontext ze společné evidence, ne jen z toho, co si původní obchodník uložil do svého počítače. Pokud tento scénář neprojde, zjistěte příčinu. Může jít o neúplně nastavený přístup, chybějící ukládání nebo nejasné pravidlo, které informace mají být společné.

U práce mimo kancelář si zvolte skutečný případ. Obchodník po schůzce potřebuje dohledat klienta, zaznamenat výsledek a připravit další krok. Pokud některou operaci nelze provést požadovaným způsobem, zapište náhradní postup a čas jejího pozdějšího dokončení. Tento článek bez zkoušky nepředpokládá shodný offline režim ani synchronizaci všech klientů. Důležité je mít potřebnou cestu doloženou před roční platbou.

Co udělat se starou poštou a dokumenty

Přesun celé historie nemusí být nejlepším prvním krokem. Rozdělte podklady na aktivní zakázky, užitečnou historii a materiál vyžadující posouzení. U aktivní práce potřebujete současnou nabídku a poslední závazek. U starších případů může stačit jiný zvolený rozsah. Pravidlo uchování dat stanovte podle vlastního účelu a povinností; technická možnost importu sama potřebu neprokazuje.

Připravte dvě podobné nabídky stejného klienta a jednu pozdější opravu. Kolega má bez vysvětlování poznat platnou verzi. Pokud potřebuje soubor otevřít a porovnat ručně s dalšími třemi přílohami, přidejte do procesu označení nebo schválení. Nejde automaticky o požadavek koupit nejvyšší tarif. Nejdříve určete, která informace chybí a kdo ji má dodat.

U úložiště počítejte i počet verzí a velikost příloh. Vlastní příklad pěti set dokumentů po čtyřech megabajtech představuje přibližně dva gigabajty ještě bez další pošty. Není to tvrzení o způsobu účtování každé přílohy v eWay. Je to důvod připravit realistický vzorek a zjistit, co se do zvolené kapacity započítává a jak se řeší její růst.

Jak přejít do běžného provozu

Určete den, od kterého nová evidence představuje platný zdroj otevřených příležitostí. Krátký souběh může sloužit ke kontrole přenosu, ale trvalé přepisování do staré tabulky vytvoří dvě verze. U každé odchylky zjistěte, zda chybí údaj, pravidlo nebo školení. Jinak bude tým opravy opakovat bez odstranění příčiny.

Po prvním měsíci projděte vzorek případů bez další aktivity, opožděných nabídek a nejasných vlastníků. Výsledkem má být konkrétní úprava pracovního postupu. Pokud se stejné pole opakovaně nevyplňuje, ověřte jeho smysl a srozumitelnost. Úspěšné zavedení poznáte podle použitelného předání práce, nikoli pouze podle počtu uložených kontaktů nebo zakoupených modulů.

Kdy bych eWay-CRM zařadil do užšího výběru

Nejdříve pro firmu, která už pracuje v prostředí Outlooku a chce obchodní evidenci přiblížit každodenní komunikaci. Dále tam, kde dává smysl modulární sestava a návaznost na projekty. Naopak u jednoduché fakturace bez rozpracovaných obchodních případů bych začal jiným nástrojem; potřebu pomůže rozlišit srovnání CRM pro malé firmy.

Pro rozhodnutí připravte stejná data i do konkurence. Přímé porovnání eWay-CRM a Raynetu rozlišuje práci v poště, samostatnou obchodní evidenci a ceny sestav. Vyberte nabídku, u které běžný pracovník zvládne poslední domluvu najít, převzít další krok a předat zakázku. To je ověřitelnější cíl než neurčitý požadavek na nejlepší CRM.

Časté otázky

Zahrnuje základní cena všechny moduly?

Ne. Ceník odděluje základ Společnosti a kontakty, Obchod a Projekty. Objednávku sestavte podle potřebných edic jednotlivých částí.

Je tříletá sazba ročním předplatným?

Ne. Jde o přepočet delšího období; při rozhodování zohledněte celou platbu a závazek.

Je implementační den povinný?

Ceník ho nabízí jako dodatečnou službu. Potřebný rozsah a cenu zavedení si potvrďte pro vlastní objednávku.

Prokazuje článek kompatibilitu našeho Outlooku?

Ne. Konkrétní klienty, zařízení a pracovní operace musí ověřit vaše zkouška a správce prostředí.

Zdroje

• eWay-CRM: ceny, moduly a doplňkové služby