Fakturace, DPH a vymáhání pohledávek tvoří jeden řetězec. Chyba na začátku, třeba chybějící údaj na faktuře nebo nejasná splatnost, se projeví až na konci, když odběratel nezaplatí a pohledávka se blíží promlčení. Tenhle průvodce řadí praktické články podnikmag.cz podle toho, kde v řetězci se nacházíte: od registrace k DPH přes vystavení a opravu faktury a kontrolní hlášení až po úrok z prodlení, výzvu k zaplacení, zápočet, promlčení a insolvenci odběratele.
Ve zkratce
- Povinná registrace k DPH vzniká po překročení obratu 2 000 000 Kč za kalendářní rok, přihláška se podává do 10 pracovních dnů.
- Plátce vystavuje daňový doklad do 15 dnů, jeho povinné údaje vyjmenovává § 29 zákona o DPH.
- Bez ujednání je cena mezi podnikateli splatná do 30 dnů od doručení faktury, nad 60 dní jen výslovně.
- Při prodlení náleží úrok ve výši repo sazby ČNB plus 8 procentních bodů a nejméně 1 200 Kč za náklady vymáhání.
- Vzájemné splatné pohledávky lze vyrovnat zápočtem bez převodu peněz.
- Pohledávka se promlčí zpravidla za tři roky a upomínka lhůtu nezastaví.
Přehled článků podle fáze
Tabulka slouží jako rozcestník. Vlevo je fáze, vpravo otázka, na kterou článek odpovídá.
| Fáze | Článek | Na co odpovídá |
|---|---|---|
| DPH | Registrace k DPH | Kdy je povinná, kdy se vyplatí dobrovolně a jaké jsou lhůty |
| DPH | IČO a DIČ | Jak ověřit dodavatele a jeho status plátce |
| Vystavení | Náležitosti faktury | Co musí faktura plátce a neplátce obsahovat |
| Vystavení | Reverse charge na faktuře | Kdy daň přiznává odběratel a co s fakturou ze zahraničí |
| Vystavení | Souhrnné hlášení a Intrastat | Co hlásit při prodeji do EU |
| Vystavení | Faktura v cizí měně | Jaký kurz použít pro DPH, účetnictví a OSVČ |
| Vystavení | Dovoz zboží a clo | EORI, clo podle TARIC a DPH při dovozu |
| Oprava | Dobropis a opravný daňový doklad | Jak správně zachytit vrácení části objednávky |
| Přijetí | Odpočet DPH | Kdy faktura na odpočet nestačí |
| Hlášení | Kontrolní hlášení DPH | Kdo podává, lhůty a jak se vyhnout pokutám |
| Přijetí | Ručení za DPH dodavatele | Kdy odběratel zaplatí daň za dodavatele a jak se chránit |
| Splatnost | Splatnost faktury mezi podnikateli | 30 a 60 dní a kdy delší lhůta neplatí |
| Úhrada | Limit plateb v hotovosti | Kdy platba nad 270 000 Kč musí jít přes banku |
| Úhrada | Pokladna ve firmě | Pokladní doklady, inventura a schodek |
| Prodlení | Úrok z prodlení u faktury | Jakou sazbu použít a jak úrok spočítat |
| Vymáhání | Předžalobní výzva | Co napsat a jak ji prokazatelně odeslat |
| Vymáhání | Zápočet pohledávek | Kdy lze vzájemné faktury vyrovnat bez platby |
| Vymáhání | Faktoring | Postoupení pohledávek z faktur a kdo nese riziko |
| Vymáhání | Uznání dluhu a splátky | Jak si pohledávku pojistit bez soudu |
| Zajištění | Výhrada vlastnického práva | Jak si dodavatel pojistí zaplacení zboží |
| Vymáhání | Promlčení pohledávky | Kdy lhůta začíná a co ji zastaví |
| Vymáhání | Opravné položky a odpis | Jak snížit daň z nezaplacených faktur |
| Insolvence | Přihláška pohledávky do insolvence | Do kdy a jak pohledávku přihlásit |
| Insolvence | Oprava DPH u nezaplacené faktury | Kdy si dodavatel vrátí daň a kdy odběratel sníží odpočet |
| Daně firmy | Daň z příjmů s.r.o. | Sazba, přiznání, lhůty a zálohy |
| Daně firmy | Daňové odpisy majetku | Kdy a jak odpisovat stroje, auta a budovy |
| Daně firmy | Silniční daň | Která firemní vozidla daň platí |
| Daně firmy | Firemní auto na leasing | Daně a DPH u leasingu, úvěru a nákupu |
| Daně firmy | Reprezentace a dary | Co je daňový výdaj a jak s DPH |
| Účetnictví | Inventarizace | Inventura, soupis a manka |
| Účetnictví | Archivace dokladů | Jak dlouho uchovávat faktury a mzdy |
| Daně firmy | Dodatečné přiznání | Oprava chyby v přiznání, penále a úroky |
| Daně firmy | Daňová ztráta | Odpočet v dalších letech i zpětně |
| Daně firmy | Daňová kontrola | Průběh, práva firmy a lhůty |
Než začnete fakturovat: DPH
O tom, jak bude faktura vypadat, rozhoduje daňové postavení firmy. Od roku 2025 se obrat pro povinnou registraci sleduje za kalendářní rok. Po překročení 2 000 000 Kč je podnikatel plátcem od 1. ledna dalšího roku, po překročení 2 536 500 Kč hned následující den. Přihláška se podává do deseti pracovních dnů. Dobrovolně se lze registrovat kdykoli, pokud se to vyplatí. Podrobnosti rozebírá článek o registraci k DPH.
Na výši obratu nezávisí povinnost identifikované osoby. Neplátce, který koupí reklamu od zahraniční platformy, se stává identifikovanou osobou a daň z přijaté služby přiznává sám. Status dodavatele a jeho zveřejněný účet ověříte v registru, jak popisuje článek o rozdílu mezi IČO a DIČ.
Vystavení faktury
Plátce vystavuje daňový doklad do patnácti dnů ode dne, kdy vznikla povinnost přiznat daň. Musí obsahovat údaje podle § 29 zákona o DPH, mimo jiné označení a DIČ obou stran, evidenční číslo, předmět plnění, data, základ, sazbu a výši daně. Razítko, podpis, číslo účtu ani datum splatnosti mezi zákonné náležitosti nepatří. Neplátce se řídí hlavně § 435 občanského zákoníku. Přehled najdete v článku o náležitostech faktury.
Přenesená daňová povinnost
U vybraných tuzemských plnění mezi plátci a u služeb od zahraničních dodavatelů přiznává daň odběratel. Faktura pak nese text „daň odvede zákazník“ a sazbu ani výši daně uvádět nemusí. Samotný anglický nápis reverse charge ale o režimu nerozhoduje, podstatné je, co se dodává a kde je místo plnění. Rozhodovací postup vysvětluje článek o reverse charge na faktuře.
Dovoz ze zemí mimo EU
Při dovozu zboží ze zemí mimo EU se platí clo podle sazebníku a DPH ze základu, který zahrnuje i clo a dopravu. Plátce si daň přizná sám v přiznání. Postup popisuje článek o dovozu zboží, clu a DPH.
Souhrnné hlášení
Kdo prodává zboží firmám v jiných státech EU, musí dodání uvést v souhrnném hlášení, jinak nemusí být osvobozené od DPH. Nad určitým obratem se podává i Intrastat, jak vysvětluje článek o souhrnném hlášení a Intrastatu.
Oprava a dobropis
Když zákazník vrátí část zboží nebo dostane slevu, původní faktura se nepřepisuje. Plátce vystaví opravný daňový doklad, v praxi často nazývaný dobropis, s odkazem na původní doklad, důvodem opravy a rozdílem základu a daně. Postup na příkladu vrácení dvou kusů z deseti ukazuje článek o dobropisu a opravném daňovém dokladu.
Faktura v cizí měně
Fakturovat v eurech lze, výše DPH ale musí být na dokladu v korunách. Pro daň se použije kurz ČNB, nebo referenční kurz Evropské centrální banky ke dni vzniku povinnosti přiznat daň a pozdější pohyb kurzu na ni vliv nemá. V účetnictví naopak vzniká kurzový rozdíl. Jak přepočítává s.r.o. a jak OSVČ, vysvětluje článek o faktuře v cizí měně.
Přijetí faktury a odpočet
Odběratel plátce si daň z přijaté faktury odečte, jen pokud plnění skutečně přijal a použil pro činnosti s nárokem na odpočet. Faktura je důležitý doklad, ne náhrada skutečného obchodu. U smíšeného použití, například notebooku i pro soukromé účely, se odpočet krátí. Když odběratel fakturu nezaplatí do konce šestého měsíce po splatnosti, musí odpočet opravit. Kdy faktura na odpočet nestačí, vysvětluje článek o odpočtu DPH.
Kontrolní hlášení
Vydané i přijaté faktury od plátců se kromě přiznání vykazují v kontrolním hlášení. S.r.o. ho podává každý měsíc do 25 dnů po jeho skončení, i když má čtvrtletní zdaňovací období, OSVČ spolu s přiznáním. Za pozdní podání vznikají pokuty přímo ze zákona, menší plátci mají poloviční. Lhůty a výzvy rozebírá článek o kontrolním hlášení DPH.
Ručení za DPH dodavatele
Kdo zaplatí fakturu na účet, který dodavatel nemá zveřejněný v registru plátců, nebo nakupuje od nespolehlivého plátce, riskuje, že DPH zaplatí znovu jako ručitel. Nejbezpečnější je zaplatit daň přímo finančnímu úřadu dodavatele, jak vysvětluje článek o ručení za DPH dodavatele.
Splatnost a prodlení
Podle § 1963 občanského zákoníku je cena za dodávku zboží nebo služby mezi podnikateli splatná do třiceti dnů, zpravidla od doručení faktury. Delší splatnost je možná, nad šedesát dní ale jen výslovně a když není pro dodavatele zvláště nevýhodná. Vůči veřejnému zadavateli je šedesát dní pevný strop. Rozbor najdete v článku o splatnosti faktury mezi podnikateli.
Po splatnosti je odběratel v prodlení. Úrok z prodlení odpovídá repo sazbě ČNB platné k prvnímu dni pololetí, v němž prodlení nastalo, zvýšené o osm procentních bodů. Mezi podnikateli navíc náleží nejméně 1 200 Kč za náklady spojené s uplatněním každé pohledávky. Výpočet i s částečnou platbou ukazuje článek o úroku z prodlení.
Platba v hotovosti
Platbu vyšší než 270 000 Kč v jednom dni mezi týmiž osobami je nutné provést přes banku, a to i při splátkách jedné faktury. Pokuta hrozí plátci i příjemci. Na co se limit nevztahuje, shrnuje článek o limitu plateb v hotovosti.
Kdo přijímá hotovost, potřebuje pokladní doklady s náležitostmi účetního dokladu a pokladnu inventarizuje přepočítáním. Schodek nad přijatou náhradu není daňovým výdajem, jak vysvětluje článek o pokladně ve firmě.
Když odběratel nezaplatí
Běžná upomínka je zdvořilá připomínka. Před podáním žaloby je ale potřeba zaslat předžalobní výzvu, protože podle § 142a občanského soudního řádu má úspěšný žalobce nárok na náhradu nákladů řízení, jen pokud výzvu zaslal nejméně sedm dní předem. Co do ní napsat a jak ji odeslat, vysvětluje článek o předžalobní výzvě.
Uznání dluhu a splátkový kalendář
Když dlužník chce platit po částech, je vhodné spojit splátkový kalendář s písemným uznáním dluhu. Uznání spouští novou desetiletou promlčecí lhůtu a ztráta výhody splátek umožní při prodlení zesplatnit celý dluh. Postup vysvětluje článek o uznání dluhu a splátkovém kalendáři.
Výhrada vlastnictví
Dodavatel zboží si může vyhradit vlastnictví až do zaplacení. Vůči věřitelům odběratele a v jeho insolvenci ale výhrada chrání jen s úředně ověřenými podpisy. Postup popisuje článek o výhradě vlastnického práva.
Faktoring
Firma, která nechce čekat na splatnost faktur, může pohledávky postoupit faktoringové společnosti. Ze zákona ale ručí za jejich dobytnost a smluvní zákaz postoupení může postoupení zablokovat, jak vysvětluje článek o faktoringu.
Zápočet vzájemných pohledávek
Když si firmy dluží navzájem, mohou pohledávky vyrovnat zápočtem. Jednostranně to jde u vzájemných pohledávek stejného druhu, které jsou v praxi obě splatné. Prohlášení nesmí obsahovat podmínku a pohledávky zanikají zpětně k okamžiku, kdy se staly způsobilými k započtení. Podmínky i vzor obsahu prohlášení najdete v článku o zápočtu pohledávek mezi firmami.
Opravné položky
Z nezaplacené faktury firma s účetnictvím už daň zaplatila. Opravné položky podle zákona o rezervách jí umožní část daně získat zpět, u pohledávek po splatnosti až do 100 % po 30 měsících, jak vysvětluje článek o opravných položkách a odpisu pohledávek.
Promlčení
Pohledávka z faktury se promlčí zpravidla za tři roky. Lhůtu zastaví žaloba, návrh na platební rozkaz, přihláška do insolvence nebo dohoda o mimosoudním jednání, upomínka ani výzva ne. Písemné uznání dluhu spouští novou desetiletou lhůtu. Jak lhůtu spočítat a na co si dát pozor u faktur splatných „od doručení“, vysvětluje článek o promlčení pohledávky z faktury.
Insolvence odběratele
Když na odběratele soud vyhlásí insolvenci, pohledávku už nelze vymáhat žalobou. Je nutné ji přihlásit do insolvenčního řízení ve lhůtě určené rozhodnutím o úpadku, jinak se k ní nepřihlíží. Postup od insolvenčního rejstříku po přezkum popisuje článek o přihlášce pohledávky do insolvence.
DPH z nezaplacené faktury
Dodavatel plátce odvádí daň i z faktury, kterou mu nikdo nezaplatil. Vrátit si ji může po roce exekuce, v insolvenci nebo u malých pohledávek do 10 000 Kč po dvou výzvách. Odběratel plátce naopak musí snížit odpočet, když nezaplatí do konce šestého měsíce po splatnosti. Podrobnosti vysvětluje článek o opravě DPH u nezaplacené faktury.
Daně a účetnictví firmy
S.r.o. platí daň z příjmů sazbou 21 % a přiznání podává elektronicky, obvykle do tří měsíců po konci roku. Podle výše daně platí zálohy. Podrobnosti rozebírá článek o dani z příjmů s.r.o.. Majetek nad 80 000 Kč se do nákladů dostává postupně přes odpisy, jak vysvětluje článek o daňových odpisech majetku. Silniční daň dnes platí jen těžká nákladní vozidla, osobní auta a dodávky ne, jak shrnuje článek o silniční dani.
Před účetní závěrkou firma inventarizuje majetek a závazky, postup popisuje článek o inventarizaci. Doklady pak uchovává nejméně 5 let, faktury k DPH 10 let a mzdové listy 45 let, jak vysvětluje článek o archivaci účetních dokladů.
U osobních aut platí od roku 2024 limit 2 000 000 Kč pro daňové odpisy a finanční leasing a strop pro odpočet DPH. Rozdíly mezi leasingem a nákupem porovnává článek o firemním autu na leasing. Pohoštění a dary obchodním partnerům daňovým výdajem nejsou, výjimkou jsou reklamní předměty s logem, jak vysvětluje článek o reprezentaci a darech.
Když firma najde chybu v přiznání, podá opravné nebo dodatečné přiznání. Z daně doplněné vlastním dodatečným přiznáním penále nevzniká, jak vysvětluje článek o dodatečném daňovém přiznání. Průběh kontroly finančního úřadu a práva firmy popisuje článek o daňové kontrole.
Ztrátový rok lze využít: daňovou ztrátu firma odečte v pěti následujících letech, nebo zpětně ve dvou předchozích, jak popisuje článek o daňové ztrátě.
Sedm chyb, které stojí peníze
Většina ztrát z pohledávek nevzniká u soudu, ale mnohem dřív, při běžné administrativě.
- Pozdní registrace k DPH, protože obrat nikdo průběžně nesledoval.
- Faktura bez dokladu o doručení, takže nelze prokázat, kdy nastala splatnost.
- Přepsaná původní faktura místo opravného daňového dokladu.
- Splatnost devadesát dní převzatá z obchodních podmínek bez kontroly, zda je platná.
- Úrok z prodlení počítaný dnešní sazbou místo sazby z pololetí, kdy prodlení nastalo.
- Splátkový kalendář bez písemného uznání dluhu a bez zmínky o úrocích.
- Spoléhání na upomínky, zatímco se blíží konec tříleté promlčecí lhůty.
Časté otázky
Kdy se musím registrovat k DPH?
Když obrat v tuzemsku za kalendářní rok překročí 2 000 000 Kč. Přihlášku podáte do 10 pracovních dnů a plátcem budete od 1. ledna následujícího roku, při překročení 2 536 500 Kč už dnem následujícím.
Musí mít faktura razítko a podpis?
Zákon o DPH razítko ani podpis nevyžaduje. U účetního dokladu stačí podpisový záznam, který může být elektronický.
Jaká je splatnost faktury, když ji nesjednáme?
Mezi podnikateli 30 dnů, zpravidla od doručení faktury. Delší splatnost než 60 dní musí být výslovně ujednána a nesmí být pro dodavatele zvláště nevýhodná.
Kolik mohu účtovat za pozdní platbu?
Úrok z prodlení ve výši repo sazby ČNB platné k prvnímu dni pololetí, v němž prodlení nastalo, plus 8 procentních bodů. Mezi podnikateli navíc nejméně 1 200 Kč za náklady vymáhání každé pohledávky.
Mohu nezaplacenou fakturu započíst proti své?
Ano, pokud jde o vzájemné pohledávky stejného druhu a obě jsou splatné. Stačí jednostranné prohlášení bez podmínky, jinak je potřeba dohoda.
Za jak dlouho se neuhrazená faktura promlčí?
Zpravidla za tři roky od splatnosti. Upomínka lhůtu nezastaví, zastaví ji až žaloba, návrh na platební rozkaz nebo přihláška do insolvence.
Zdroje
- Zákon o dani z přidané hodnoty, zákon č. 235/2004 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Občanský zákoník, § 609 až 653 a § 1958 až 1991, zákon č. 89/2012 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Nařízení vlády o úroku z prodlení, č. 351/2013 Sb. (zakonyprolidi.cz)
