Obchodník má část kontaktů v telefonu, kolegyně v tabulce a majitel neví, komu se měla včera připomenout nabídka. V takové situaci CRM pomůže hlavně společnou evidencí, vlastníkem každé příležitosti a dalším krokem. Pro tři lidi vybírejte podle ceny tří pracovních přístupů, e-mailu a pravidel předávání zakázek. Cena jednoho místa „od“ celkový rozpočet neukazuje.
Pro tým do tří lidí s jednoduchou evidencí bych nejprve prověřil bezplatné Zoho CRM. Pokud chcete české prostředí a základní obchodní agendu, je kandidátem Raynet Start. Pro synchronizaci e-mailů a automatické navazování komunikace už porovnávejte vyšší tarify. HubSpot dává smysl při propojení více částí zákaznické práce, jeho aktuální akční cenu ale oddělte od dlouhodobého rozpočtu.
Jak nabídky srovnáváme
Jde o redakční srovnání oficiálních ceníků a dokumentace, nikoli vlastní test použitelnosti. Nabídky jsme ověřili 24. října 2026. Datum rešerše není historickým potvrzením cen k dřívějšímu datu vydání. Nehodnotíme rychlost aplikací, přesnost AI ani skutečné výsledky obchodníků, protože jsme je neměřili.
Model má tři plnohodnotné pracovní uživatele a dvanáct měsíců služby. U ročních sazeb počítáme celou úhradu předem, nikoli dvanáct samostatných levnějších měsíčních plateb. Částky uvádíme před případnými daněmi, poplatky banky a placenou implementací. U zahraničního dodavatele závisí konečná daňová část faktury na konkrétním zákazníkovi a objednávce.
Pro všechny eurové nabídky používáme kurz ČNB z 23. října 2026: 1 EUR = 24,335 Kč. Jde o srovnávací přepočet, nikoli garantovaný kurz karty. Obnovu po roce počítejte podle tehdy platné nabídky a kurzu; současnou cenu nepovažujte za smluvní záruku.
Kolik zaplatí tříčlenný tým za rok
| Nabídka | Roční úhrada za tři místa | Přepočet na Kč | Důležitá podmínka |
|---|---|---|---|
| Zoho CRM Free | 0 EUR | 0 Kč | Nejvýše tři uživatelé, omezený rozsah funkcí |
| HubSpot Starter v aktuální akci | modelově 252 EUR | 6 132,42 Kč | Jen pokud objednávka potvrdí 7 EUR po celých 12 měsíců |
| Pipedrive Lite | 504 EUR | 12 264,84 Kč | Základní obchodní evidence, plný e-mail až Growth |
| Zoho CRM Standard | 504 EUR | 12 264,84 Kč | Placená základní edice; funkční limity ověřte podle procesu |
| Raynet Start | 14 364 Kč | 14 364 Kč | Maximálně tři uživatelé |
HubSpot uváděl při roční platbě 7 EUR za místo měsíčně jako časově omezenou 65% slevu. Akční řádek proto neřadíme jako trvalého cenového vítěze. Referenční cena odvozená z uvedené slevy je 20 EUR za místo měsíčně; pro tři místa a dvanáct měsíců by to bylo 720 EUR, tedy 17 521,20 Kč. Konkrétní dobu slevy a obnovu musí potvrdit objednávka.
Mezi uvedenými základními placenými tarify bez této akce mají Pipedrive Lite a Zoho Standard stejný roční licenční rozpočet. Neznamená to shodné funkce. Pokud do potřeb zapíšete automatické e-maily, více lidí nebo pokročilá práva, mění se i odpovídající tarif.
Když potřebujete e-mail a automatizaci
Raynet Professional stojí při roční platbě 799 Kč za osobu měsíčně, tedy 28 764 Kč za tři uživatele na rok. Pipedrive Growth má sazbu 39 EUR, celkem 1 404 EUR neboli 34 166,34 Kč. U obou jde o jinou funkční úroveň než nejlevnější vstupní balík. Podrobné rozdíly řeší Raynet vs. Pipedrive.
Zoho Standard veřejně uvádí workflow, pravidla přidělování a další automatizační nástroje, ale konkrétní pravidla a limity porovnejte s požadovaným scénářem. Počet běhů, spouštěče a dostupnost integrace jsou podstatnější než samotné zatržítko „automatizace“. U HubSpotu zase odlište jednoduché akce od pokročilých procesů ve vyšší edici.
- Potřebujete sdílet historii e-mailů, nebo jen zapsat poznámku po hovoru?
- Má systém po změně stavu vytvořit úkol, poslat zprávu, nebo spustit delší sekvenci?
- Uvidí obchodníci všechny klienty, nebo jen vlastní portfolio?
- Musí se data přenášet do fakturace automaticky, nebo stačí ruční předání?
Co bych vybral podle situace
Živnostník s desítkami kontaktů: nejprve společný seznam příležitostí, termín dalšího kroku a jednoduchý export. Bezplatná varianta může stačit, pokud její limity opravdu pokryjí potřebnou práci. Samotná absence měsíčního poplatku ale není důvod přijmout nepoužitelný pracovní postup.
Tři obchodníci v malé firmě: Raynet Start pro základní českou evidenci, Pipedrive Lite pro základní práci s obchodními nástěnkami nebo Zoho podle potřebného rozsahu a ochoty systém nastavit. Vyzkoušel bych stejné tři zakázky a zastupování při dovolené. Rozhodnutí by mělo potvrdit to, zda každý ráno snadno najde své další kroky.
Rostoucí tým s e-mailem a automatizací: porovnal bych Raynet Professional a Pipedrive Growth, vedle nich odpovídající Zoho. HubSpot bych zařadil při širším propojení obchodu, marketingu a podpory. Vyšší cenu má ospravedlnit konkrétní práce, nikoli délka seznamu funkcí.
Čtvrtý uživatel může změnit rozpočet skokem
Raynet Start má limit tří uživatelů, takže při růstu nestačí jednoduše přidat čtvrtou licenci stejného tarifu. Čtyři roční licence Professional vyjdou na 38 352 Kč před DPH. Zoho Free také končí u tří uživatelů a HubSpot Free podle aktuální nabídky u dvou.
Při kalkulaci připočtěte majitele nebo vedoucího, pokud má s daty běžně pracovat. Režim pouhého čtení nelze bez ověření zaměnit za plnohodnotné pracovní místo. Pro rozhodnutí na dva roky si sestavte druhý model s očekávaným počtem lidí, ne jen dnešní minimum.
Přechod z tabulek má vlastní náklady
Nejprve sjednoťte firmy, osoby, e-maily a vlastníky. Jedna firma může mít několik kontaktních osob a několik zakázek, takže vše neukládejte jako jeden dlouhý řádek. Vyčistěte duplicity a rozhodněte, která pole skutečně potřebujete při každém obchodním kroku.
Na zkoušku přeneste malý reprezentativní vzorek. Ověřte vazby osoby na firmu, měny, termíny, přílohy a odpovědné pracovníky. Potom z CRM udělejte export a zkontrolujte, zda získáte i informace potřebné pro další práci mimo službu. Prázdná sloupcová hlavička v exportu není důkaz kompletní migrace.
CRM, projektové řízení, nebo plánování kapacit?
Nejdříve pojmenujte problém, který vás k nákupu přivedl. Zapomenutá nabídka a nejasný vlastník zákazníka jsou důvodem zkoumat CRM. Pět současně přijatých zakázek, které sdílejí stejného technika, už otevírá otázku realizace a kapacit. Nezaplacené vystavené doklady patří do fakturace a evidence úhrad. Jedna platforma může části spojovat, ale název balíku sám pokrytí neprokazuje.
| Hlavní otázka firmy | Co potřebujete evidovat | Co má rozhodnout při zkoušce |
|---|---|---|
| Komu máme zavolat a jakou nabídku řešíme? | Zákazník, příležitost, komunikace, další aktivita | Kolega převezme obchod bez hledání v osobní poště |
| Kdo zakázku provede a stihneme termín? | Práce, návaznosti, dostupnost lidí, odhady trvání | Změna kapacity se promítne do proveditelného plánu |
| Co jsme vyfakturovali a kdo zaplatil? | Doklad, splatnost, platba, účetní výstup | Úhrada se správně přiřadí a data převezme účetní |
ApuTime bych zařadil hlavně k řízení realizace a plánování kapacit. Výrobce zdůrazňuje rozvrhování úkolů podle závislostí, dovedností a dostupnosti a jejich přeplánování při změně. To je jiná rozhodovací otázka než výběr evidence obchodních příležitostí. Jeho deklarovanou schopnost automatického přeplánování zde nepovažujeme za námi ověřený výkon.
Modelová instalační firma může používat CRM do přijetí nabídky a potom předat zakázku do nástroje pro realizaci. V předávacím bodě musí být rozsah, termín, kontaktní osoba a odpovědnost za změny. Bez toho může obchod vypadat úspěšně, přestože realizační tým slíbenou kapacitu nemá. Podobně je chybná představa, že každá karta ve sloupci „vyhráno“ už znamená vystavenou a uhrazenou fakturu.
Co udělá s cenou pátý a desátý uživatel
Tříčlenný model dobře ukazuje začátek, ale podceňuje cenu růstu. Pro menší agenturu je realistické přidat obchodníka, vedoucího a člověka, který klienty zastupuje. V takové chvíli mohou skončit bezplatné limity nebo se změnit povinný tarif celé organizace. Přístup člověka, který údaje jen příležitostně upraví, proto nezapomeňte započítat.
| Vybraná licenční varianta | Tři lidé na rok | Pět lidí na rok | Deset lidí na rok |
|---|---|---|---|
| Raynet Start / při překročení tří Professional | 14 364 Kč | 47 940 Kč | 95 880 Kč |
| Pipedrive Lite | 12 264,84 Kč | 20 441,40 Kč | 40 882,80 Kč |
| Pipedrive Growth | 34 166,34 Kč | 56 943,90 Kč | 113 887,80 Kč |
| Zoho CRM Standard | 12 264,84 Kč | 20 441,40 Kč | 40 882,80 Kč |
Tabulka používá stejné roční sazby a kurz jako úvodní srovnání, bez případných daní a doplňků. U Raynetu výslovně měníme Start na Professional, takže řádek není porovnáním stále stejného rozsahu. HubSpot do této tabulky nedáváme s nepotvrzenou dlouhodobou akční cenou: počet míst lze vynásobit snadno, ale neznámou dobu zvýhodnění tím nevyřešíme.
U pěti pracovníků se základní evidencí mohou Pipedrive Lite a Zoho Standard působit výrazně levněji než Raynet Professional. Nejdříve ale ověřte, zda se základní požadavek nezměnil na e-mail, automatizaci nebo rozdělení oprávnění. Pak se musí srovnávat odpovídající vyšší nabídka. Počet lidí a funkční náročnost jsou dvě samostatné osy výběru.
Jak spočítat první rok včetně zavedení
Rozpočet rozdělte na předplatné, jednorázové externí práce a čas vlastního týmu. Čas zaměstnanců není vždy novou fakturou navíc; je ale kapacitou, kterou v době zavádění nemají na jinou práci. Uvést pouze licenční cenu a vedle ní neomezené „zavedení svépomocí zdarma“ může být pro rozhodnutí zavádějící.
Následující vlastní model není nabídkou žádného dodavatele. Předpokládejme tři licence za 14 364 Kč ročně, externí přípravu importu za 8 000 Kč a čtyři pracovníky, kteří se každý čtyři hodiny věnují převzetí. Pokud pro interní plánování oceníte jejich hodinu na 500 Kč, vznikne 8 000 Kč oceněné kapacity. Hotovostní část je 22 364 Kč před případnými daněmi; rozpočtový pohled včetně vlastního času 30 364 Kč.
Do druhého roku se jednorázová příprava nemusí opakovat, ale přibude správa, školení nového kolegy nebo údržba konektoru. U HubSpotu vyšších plánů naopak musí první model obsahovat povinný onboarding v potvrzené ceně. Nezaměňujte dobrovolnou pomoc partnera, povinnou službu výrobce a běžné zapracování vlastních lidí.
Reprezentativní zkouška: šest situací místo prohlídky obrazovek
Připravte si malou, ale různorodou sadu: firmu se dvěma kontaktními osobami, dvě současné zakázky stejného klienta a příležitost ztracenou z jasného důvodu. Přidejte zákazníka s neúplnými údaji, změnu odpovědného obchodníka a import téhož kontaktu pod mírně odlišným názvem. Na těchto případech rychle poznáte rozdíl mezi použitelnou evidencí a pouze hezkým přehledem.
- U nové poptávky ověřte, zda se povinné údaje vyplňují přirozeně a vznikne další úkol.
- U dvou zakázek stejné firmy zkontrolujte oddělení nabídek a komunikace.
- Při zastupování má kolega najít poslední domluvu a vlastní další krok.
- U duplicity ověřte, co se sloučí a zda se zachovají vazby na historii.
- Při ztrátě obchodu musí zůstat využitelný důvod a nesmí pokračovat nevhodná automatizace.
- U exportu porovnejte osoby, firmy, příležitosti a přílohy se vstupním vzorkem.
Každý scénář ohodnoťte jako splněný, splněný s ruční prací nebo nesplněný. Zvlášť zapište čas potřebný pro běžnou obsluhu, pokud ho skutečně měříte. Neslučujte do jednoho skóre zásadní nesplněný požadavek a několik příjemných doplňků. Chybějící možnost oddělit citlivé portfolio může být důvod vyřadit nástroj bez ohledu na součet ostatních bodů.
Co přesně předává obchod realizaci
Ve fázi nabídky sledujte pravděpodobnost a očekávané datum rozhodnutí. Po objednání potřebujete závazný rozsah a potvrzený termín. Tyto údaje nemusejí být stejné. Pokud obchodník slíbí realizaci bez kontroly kapacity, přesný CRM report pouze přesně zaznamená problém, který vznikl jinde.
Předávací seznam může tvořit objednaný rozsah, přílohy, cena a způsob jejího schválení, termín, odpovědná osoba a nevyřešené otázky. Každá změna po předání musí mít vlastníka. Určete také, zda termín mění obchodník, projektový vedoucí nebo společné pravidlo. To je rozhodnutí firmy, které žádný tarif neudělá automaticky správně za vás.
Jaké další CRM má smysl prověřit
Po této čtveřici bych rozšířil výběr o eWay-CRM, pokud tým pracuje především v Outlooku, a Caflou, pokud chce spojovat zákazníky s projekty a firemními financemi. Do dalšího kola patří také Freshsales, monday CRM a Bitrix24. Nejde o hotové pořadí kvality ani potvrzení jejich konkrétních tarifů; každá nabídka vyžaduje vlastní srovnání stejného scénáře.
Při výběru platformy monday rozlišujte konkrétní CRM produkt a nástroj na obecnou práci. U širšího firemního balíku zase ověřte, zda chcete opravdu přestěhovat i projektové a finanční procesy. Nejlepší další kandidát je ten, který doplní skutečně chybějící způsob práce, nikoli další známá značka do dlouhého seznamu.
Jak poznat, že CRM po zavedení pomáhá
Před nákupem si vyberte několik ukazatelů, které umíte zjistit už dnes. Může to být podíl otevřených příležitostí bez dalšího úkolu, počet nevyřízených poptávek nebo čas potřebný k převzetí případu. Nejdříve chcete poznat, zda mizí problém, kvůli kterému systém zavádíte. Složitý výpočet návratnosti bez vstupních údajů vám v tom nepomůže.
První kontrolu naplánujte po období odpovídajícím délce vašeho obchodu. Firma s půlročními zakázkami nemůže po týdnu rozumně připsat změnu obratu novému programu. Může ale zkontrolovat úplnost evidence a předávání práce. U rychlých poptávek lze dříve sledovat dobu reakce, pokud se měří stejným způsobem před zavedením i po něm.
Vlastní jednoduchý model: tým eviduje čtyřicet otevřených případů, z nichž dvanáct nemá další úkol. Výchozí podíl je třicet procent. Když později klesne, ověřte i smysl doplněných úkolů; prázdná připomínka založená jen kvůli reportu problém neřeší. Stejně by bylo zavádějící zlepšit výsledek hromadným uzavřením příležitostí, které stále reálně pokračují.
Za kvalitu údajů určete odpovědného člověka, ale neudělejte z něj jediného zapisovatele celé firmy. Obchodník má zachytit vlastní domluvu a další krok, vedoucí hlídá význam stavů a správce řeší strukturu. Pokud všechny opravy čekají na jednoho přetíženého kolegu, bude evidence postupně za skutečností zaostávat i v drahém tarifu.
Výsledek pravidelně projděte s lidmi, kteří CRM používají. Opakovaně chybějící údaj může znamenat špatně vysvětlenou povinnost, ale také nepotřebné pole nebo nevhodně navržený formulář. Opravte příčinu a teprve potom zvažujte vyšší tarif. Více funkcí samo o sobě nevyřeší nejasná firemní pravidla.
Před roční objednávkou
- Sepište pracovní scénář a povinné funkce.
- Započítejte všechny uživatele, doplňky a zprovoznění integrací.
- Vyzkoušejte import, běžnou zakázku, zastoupení kolegy a export.
- Zkontrolujte období závazku, cenu po akci a způsob další obnovy.
CRM řeší obchodní vztah a příležitosti, fakturační program doklady a úhrady. Návaznost pomůže vybrat naše srovnání fakturačních programů. Podrobné tarify najdete v profilech Raynetu, Pipedrive, Zoho CRM a HubSpotu.
Časté otázky
Které CRM je zdarma pro tři lidi?
Zoho CRM uvádí Free Edition pro nejvýše tři uživatele. Před použitím ověřte jeho funkční a datové limity; nejde o bezplatnou kopii všech placených edic.
Je nejnižší cena Pipedrive i cenou plné synchronizace e-mailu?
Ne. Český ceník řadí plnou synchronizaci do Growth, zatímco nejnižší placený tarif je Lite.
Znamená roční sazba platbu každý měsíc?
Ne, jde o měsíční přepočet při úhradě roku. Dvanáct samostatných měsíčních plateb má jinou sazbu.
Nahradí CRM automaticky fakturaci?
Takový předpoklad neděláme. Ověřte konkrétní doklady, napojení a odpovědnost za přenos dat mezi službami.
