Jak uspořádat úspěšnou konferenci? Dodržte tato pravidla…

Konference není firemní večírek, v rámci kterého můžete mnohé podcenit, ale přesto vám ostatní leccos odpustí. Naopak jde o významnou akci a je vhodné dodržet hned několik důležitých pravidel. Pokud s organizací události tohoto druhu nemáte žádné cenné zkušenosti, vezměte si k srdci následující tipy. Dali jsme pro vás dohromady to nejdůležitější.

Konference musí mít smysl

Než začnete hledat pronájem konferenčních prostor v Praze, ujasněte si, zda je téma natolik atraktivní, že přitáhne pozornost cílové skupiny. Jakkoliv to zní banálně, v případě mnohých témat může být efektivnější jiný způsob propagace.

Předmětem konference by mělo být téma s širším dopadem na veřejnost či aktuální téma vzbuzující emoce. Zároveň si položte otázku, zda bude akce natolik zajímavá, aby přitáhla pozornost novinářů. Po celou dobu jejího konání byste měli mít o čem hovořit.

Konference se musí konat na správném místě

Kde konferenci uspořádat? Výběr konferenčního sálu patří k nejdůležitějším úkonům organizátora. Mělo by se jednat o místo s dostatečnou kapacitou a kvalitním technickým vybavením. Dohlédněte na to, aby měli účastníci kde dobít mobilní telefony a notebooky a zároveň pro ně zajistěte wi-fi připojení k internetu.

Obecně jsou za vhodná místa považovány kongresové hotely Praha, samozřejmě v blízkosti centra metropole. Samozřejmostí by měla být dobrá dopravní dostupnost a bezproblémové parkování. Jinak účastníky znechutíte ještě před samotným začátkem akce.

Konference se musí řádně načasovat

Co může konferenci pohřbít ještě před tím, než začne? Nevhodné načasování. Proto buďte při vymýšlení termínu důslední a rozhodně zapomeňte na víkend. Dvakrát ideální nejsou ani pondělí a pátek. Snažte se vyhnout brzkým ranním hodinám, ale nezačínejte ani příliš pozdě. Za optimální start se považuje doba mezi 9 a 11 hodinou dopoledne.