Majitel firmy zvažuje kamery v kanceláři, program na sledování počítačů a GPS v autech obchodníků. Kontrola zaměstnanců je dovolená, ale jen v mezích § 316 zákoníku práce a GDPR. Zaměstnavatel smí přiměřeně kontrolovat, zda zaměstnanci nepoužívají firemní počítač, telefon nebo auto k soukromým účelům. Skryté i otevřené sledování, odposlech a čtení e-mailů jsou zakázané, pokud to neodůvodňuje zvláštní povaha činnosti. O kontrole musí zaměstnance vždy přímo informovat.
Za porušení hrozí pokuta od inspekce práce až 1 000 000 Kč a od Úřadu pro ochranu osobních údajů podle GDPR. Souhlas zaměstnance nezákonné sledování nezhojí.
Ve zkratce
- Zaměstnanec nesmí bez souhlasu zaměstnavatele používat firemní techniku pro osobní potřebu, zaměstnavatel to smí přiměřeně kontrolovat.
- Sledování, odposlech a kontrola e-mailů jsou dovolené jen při závažném důvodu ve zvláštní povaze činnosti.
- Zaměstnance je nutné přímo informovat o rozsahu a způsobu kontroly.
- Kamera na pracovišti nesmí sloužit ke sledování výkonu práce, nikdy ne v šatnách a na toaletách.
- U internetu je přiměřené sledovat objem a navštívené domény, ne obsah komunikace.
- Souhlas zaměstnance chybějící zákonný důvod nenahradí.
Co zákon dovoluje a co zakazuje
Podle § 316 odst. 1 zákoníku práce nesmějí zaměstnanci bez souhlasu zaměstnavatele používat pro osobní potřebu jeho výrobní a pracovní prostředky, výpočetní techniku ani telekomunikační zařízení. Dodržování tohoto zákazu smí zaměstnavatel přiměřeně kontrolovat.
Odstavec 2 ale stanoví hranici. Bez závažného důvodu spočívajícího ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele nesmí zaměstnavatel narušovat soukromí zaměstnanců na pracovišti otevřeným ani skrytým sledováním, odposlechem a záznamem telefonních hovorů, kontrolou elektronické pošty nebo listovních zásilek. Když takový důvod existuje, musí podle odst. 3 zaměstnance přímo informovat o rozsahu a způsobech kontroly.
Na co se zaměstnavatel nesmí ptát
Podle § 316 odst. 4 nesmí zaměstnavatel vyžadovat informace, které bezprostředně nesouvisejí s výkonem práce, například o těhotenství, rodinných a majetkových poměrech, sexuální orientaci, členství v odborech nebo politických stranách. Podrobně to rozebírá článek o zakázaných otázkách u pohovoru.
Kamery na pracovišti
Metodika Úřadu pro ochranu osobních údajů ke kamerovým systémům připouští kamery na pracovišti jen tehdy, když to odůvodňuje zvláštní povaha činnosti. Úřad jako příklady uvádí práci s infekčními agens, výbušninami nebo jedy. Běžná kancelář nebo prodejna takový důvod nemá. Kamera může chránit majetek, například vstup nebo sklad, ale neměla by snímat místa, kde zaměstnanci běžně pracují.
Podle metodiky se záznam ve většině případů uchovává nejdéle 72 hodin, zvuk se nahrává jen výjimečně a informační tabulka musí být umístěna před vstupem do záběru. Lhůta 72 hodin je doporučení úřadu, ne zákonná povinnost. Šatny a toalety jsou podle Evropského soudu pro lidská práva místa s nejvyšším očekáváním soukromí.
Proč nestačí souhlas zaměstnance
Úřad pro ochranu osobních údajů i evropské stanovisko k práci s údaji na pracovišti souhlas zaměstnance jako právní důvod odmítají, protože zaměstnanec není vůči zaměstnavateli v rovném postavení. Zákaz v § 316 odst. 2 je navíc kogentní, smlouvou ani souhlasem ho nelze obejít.
Počítač, internet a e-mail
Nejvyšší soud v rozsudku 21 Cdo 1771/2011 posoudil kontrolu internetu u zaměstnance, který během měsíce strávil na stránkách nesouvisejících s prací zhruba 103 hodin. Výpis navštívených stránek soud uznal jako přípustný důkaz, protože šlo o kontrolu užívání techniky podle § 316 odst. 1, ne o obsah komunikace. Okamžité zrušení pracovního poměru obstálo.
Evropský soud pro lidská práva v případu Bărbulescu proti Rumunsku z roku 2017 naopak konstatoval porušení práva na soukromí. Zaměstnavatel četl obsah soukromých zpráv zaměstnance, aniž ho předem jasně upozornil. Soud rozlišuje sledování toku komunikace, tedy kdy a s kým, od čtení jejího obsahu.
| Způsob kontroly | Obvykle přiměřené | Obvykle nepřiměřené |
|---|---|---|
| Internet | Objem dat, čas, navštívené domény | Obsah stránek a zpráv |
| Evidence odeslaných zpráv a adresátů | Čtení obsahu bez zvláštního důvodu | |
| Telefon | Výpis čísel a délky hovorů na firemní lince | Odposlech a nahrávání hovorů |
| Kamera | Ochrana vstupu a skladu | Sledování výkonu práce, šatny, toalety |
| GPS v autě | Poloha služebního auta v pracovní době | Sledování mimo pracovní dobu při povoleném soukromém užití |
Tabulka shrnuje závěry Nejvyššího soudu, Evropského soudu pro lidská práva a Úřadu pro ochranu osobních údajů. U konkrétní firmy vždy rozhoduje účel kontroly a její přiměřenost.
GPS ve služebním autě
Samostatné stanovisko českého úřadu ke GPS jsme nenašli. Úřad zveřejnil evropské stanovisko pracovní skupiny WP29 č. 2/2017 ke zpracování údajů na pracovišti. Podle něj má být zaměstnanec jasně informován, například štítkem ve voze. Když zaměstnavatel povolí soukromé užití auta, má mít zaměstnanec možnost lokalizaci dočasně vypnout. Sledování mimo pracovní dobu bude jen těžko mít právní důvod. Sledování vozidla nemá sloužit ke sledování řidiče.
Soukromé užití služebního auta má i daňové důsledky, které vysvětluje článek o služebním autě pro soukromé účely.
GDPR a informace pro zaměstnance
Každá kontrola, při které firma zpracovává osobní údaje, musí mít podle GDPR právní titul, u zaměstnanců obvykle oprávněný zájem. Zaměstnance je nutné informovat podle čl. 13 GDPR o správci, účelu, právním titulu, době uložení a jejich právech. U systematického monitorování zaměstnanců může být nutné posouzení vlivu na ochranu osobních údajů. Obecné povinnosti malé firmy shrnuje článek o GDPR v malé firmě.
Zákon formu informace neurčuje. Státní úřad inspekce práce doporučuje informovat o kamerovém sledování nejlépe vnitřním předpisem. Jak takový dokument napsat, popisuje článek o vnitřním předpisu a pracovním řádu.
Sankce
Podle zákona o inspekci práce hrozí zaměstnavateli za narušení soukromí zaměstnanců podle § 316 odst. 2 nebo za vyžadování nesouvisejících informací pokuta až 1 000 000 Kč. Za to, že zaměstnance o kontrole neinformuje, až 100 000 Kč. Úřad pro ochranu osobních údajů může podle čl. 83 GDPR uložit pokutu až 20 milionů eur nebo 4 % obratu za porušení zásad a informační povinnosti.
Zaměstnanec, který firemní techniku zneužívá, porušuje povinnost a může dostat výtku, u vážnějšího porušení i výpověď. Postup popisuje článek o vytýkacím dopisu.
Šest pravidel pro kontrolu zaměstnanců
Tato pravidla vycházejí z § 316 zákoníku práce, GDPR a doporučení Úřadu pro ochranu osobních údajů.
- Informujte předem a přímo o rozsahu a způsobu kontroly.
- Stanovte, co je soukromé užití dovoleno, například přestávka nebo soukromé hovory v omezeném rozsahu.
- Sledujte tok, ne obsah: objem, čas a domény místo textu zpráv.
- Kamery jen na ochranu majetku, bez pracovních míst, šaten a toalet, bez zvuku.
- GPS jen v pracovní době a s možností vypnutí při soukromých jízdách.
- Záznamy mažte, jakmile nejsou potřeba, u kamer obvykle do 72 hodin.
Další povinnosti zaměstnavatele shrnuje náš průvodce zaměstnáváním lidí.
Zabezpečení firemních systémů řeší i článek o kybernetické bezpečnosti podle NIS2.
Zvláštní pravidla platí pro kontrolu zaměstnance v pracovní neschopnosti, viz článek o kontrole nemocného zaměstnance.
Co smí firma řešit, když zaměstnanec píše o práci na sociálních sítích, rozebírá článek zaměstnanci a sociální sítě.
Časté otázky
Může zaměstnavatel kontrolovat pracovní počítač zaměstnance?
Ano, přiměřeně. Smí kontrolovat, zda zaměstnanec nepoužívá techniku k soukromým účelům, například podle objemu dat a navštívených domén. Obsah komunikace kontrolovat nesmí, pokud k tomu nemá závažný důvod.
Smí zaměstnavatel číst e-maily zaměstnanců?
Jen při závažném důvodu spočívajícím ve zvláštní povaze činnosti a po přímém informování zaměstnanců o rozsahu a způsobu kontroly.
Může být v kanceláři kamera?
Kamera nesmí sloužit ke sledování zaměstnanců při práci, pokud to neodůvodňuje zvláštní povaha činnosti. Může chránit majetek, například vstup nebo sklad, s informační tabulkou před vstupem do záběru.
Stačí, když zaměstnanec se sledováním souhlasí?
Ne. Souhlas zaměstnance nezákonné sledování nezhojí, protože zákaz v zákoníku práce je kogentní a zaměstnanec není v rovném postavení.
Může zaměstnavatel sledovat služební auto přes GPS?
V pracovní době ano, pokud o tom zaměstnance informuje. Při povoleném soukromém užití by měl mít zaměstnanec možnost lokalizaci vypnout.
Jaká pokuta hrozí za nezákonné sledování zaměstnanců?
Od inspekce práce až 1 000 000 Kč, za neinformování zaměstnanců až 100 000 Kč. Úřad pro ochranu osobních údajů může uložit pokutu podle GDPR.
Zdroje
- Zákoník práce, § 316, zákon č. 262/2006 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Metodika ke kamerovým systémům, Úřad pro ochranu osobních údajů (uoou.gov.cz)
- Otázky a odpovědi pro zaměstnavatele, Úřad pro ochranu osobních údajů (uoou.gov.cz)
- Rozsudek NS 21 Cdo 1771/2011, Nejvyšší soud (nsoud.cz)
- Bărbulescu proti Rumunsku, Evropský soud pro lidská práva (echr.coe.int)
