Firemní platební karta pro zaměstnance šetří hotovost i čas, ale každá platba je pro firmu účetní případ, který musí mít doklad, a pro zaměstnance svěřené prostředky, se kterými musí řádně hospodařit. Doklady řeší zákon o účetnictví a zákon o DPH, vyúčtování a odpovědnost zákoník práce, zneužití karty zákon o platebním styku.
Ve zkratce
- Výpis z účtu dokládá úhradu, ne předmět nákupu. Ke každé platbě patří doklad od obchodníka.
- Zjednodušený daňový doklad stačí do 10 000 Kč za plnění na jednom dokladu, nad tuto částku je potřeba plný daňový doklad.
- Doklady k vyúčtování předkládá zaměstnanec do 10 pracovních dnů, pokud se se zaměstnavatelem nedohodnou jinak.
- Nevyúčtovanou zálohu lze srazit ze mzdy bez dohody, náhradu škody jen na základě dohody o srážkách ze mzdy.
- U škody z nedbalosti odpovídá zaměstnanec nejvýš do čtyřapůlnásobku průměrného měsíčního výdělku.
- Limit ztráty 50 eur u zneužité karty chrání spotřebitele, u firemního účtu rozhodují obchodní podmínky banky.
Jaké doklady potřebuje platba firemní kartou
Platba firemní kartou potřebuje doklad od obchodníka, ze kterého je vidět, co se koupilo a od koho, a u plátce DPH daňový doklad pro odpočet. Samotný řádek na bankovním výpisu nestačí.
Proč výpis z účtu nestačí
Účetní doklad musí podle § 11 zákona o účetnictví obsahovat mimo jiné obsah účetního případu, jeho účastníky, částku a podpisový záznam odpovědné osoby. Bankovní výpis ukáže částku a obchodníka, ale ne to, co firma koupila. Ke každé platbě kartou proto patří doklad od obchodníka a údaj, s jakou pracovní činností nákup souvisí. Podpisový záznam může být i elektronický, schvalování plateb lze tedy vést v aplikaci.
Zjednodušený a plný daňový doklad
Zjednodušený daňový doklad lze podle § 30 zákona o DPH vystavit, když celková částka za plnění na dokladu není vyšší než 10 000 Kč. Nemusí obsahovat údaje o odběrateli ani výši daně, pokud uvádí celkovou částku. Nad 10 000 Kč potřebuje firma plný daňový doklad, na kterém je její označení a DIČ.
Účtenka z platebního terminálu
Potvrzení z terminálu obvykle neobsahuje DIČ dodavatele ani předmět plnění, takže náležitosti zjednodušeného daňového dokladu samo nesplňuje. Zaměstnanec by si měl vždy vyžádat účtenku z pokladny nebo fakturu. Která účtenka obstojí jako výdaj i pro DPH, rozebírá článek o tom, kdy účtenka stačí jako doklad.
| Doklad | Co dokládá | Použití u platby kartou |
|---|---|---|
| Výpis z bankovního účtu | Úhradu, částku a obchodníka | Doplňkový podklad, sám nestačí |
| Potvrzení z terminálu | Proběhlou transakci | Obvykle nemá náležitosti daňového dokladu |
| Zjednodušený daňový doklad | Dodavatele, předmět a celkovou částku | Plnění do 10 000 Kč na jednom dokladu |
| Plný daňový doklad | Dodavatele, odběratele, základ a daň | Plnění nad 10 000 Kč a přenesení daňové povinnosti |
Odpočet DPH a kontrolní hlášení
Podmínkou odpočtu DPH je podle § 73 zákona o DPH mít daňový doklad. Když doklad nemá všechny náležitosti, lze nárok prokázat i jinak. V kontrolním hlášení jdou doklady do 10 000 Kč včetně daně souhrnně do oddílu B.3, vyšší jednotlivě do oddílu B.2.
Platba kartou v cizí měně
Platba firemní kartou v cizí měně se v účetnictví přepočítává obecným, nebo pevným kurzem podle zákona o účetnictví, pro DPH kurzem ČNB nebo referenčním kurzem ECB ke dni vzniku povinnosti přiznat daň.
Kurz v účetnictví
Podle § 24c a 24d zákona o účetnictví se použije obecný kurz ČNB pro den přepočtu, případně pro předchozí den, nebo pevný kurz. Pevný kurz je obecný kurz pro první den období, které si firma určí vnitřním předpisem a které končí nejpozději posledním dnem účetního období. Pro DPH připouští § 4 zákona o DPH kurz ČNB, nebo referenční kurz ECB. Obdobná pravidla rozebírá článek o faktuře v cizí měně a kurzu.
Vyúčtování výdajů a lhůty
Vyúčtování výdajů zaplacených firemní kartou předkládá zaměstnanec do 10 pracovních dnů po skončení pracovní cesty a zaměstnavatel ho do dalších 10 pracovních dnů zpracuje, pokud se nedohodnou na jiné lhůtě.
Náhrada výdajů podle zákoníku práce
Zaměstnavatel podle § 151 zákoníku práce hradí výdaje, které zaměstnanci vzniknou v souvislosti s výkonem práce. Cestovní náhrady zahrnují jízdní výdaje, ubytování, stravné a nutné vedlejší výdaje. Podmínky pracovní cesty určuje zaměstnavatel předem písemně a sazby stravného stanoví každoročně vyhláška. Celý systém náhrad popisuje článek o cestovních náhradách zaměstnanců.
Karta jako záloha na zahraniční cestě
U zahraniční pracovní cesty může zaměstnavatel podle § 183 zákoníku práce po dohodě poskytnout zálohu v cizí měně nebo její část zapůjčením své platební karty. Korunová hodnota zahraničního stravného se pak počítá podle kurzů ČNB platných v den vyplacení zálohy. Když záloha poskytnuta nebyla, použijí se kurzy platné v den nástupu cesty.
Lhůta 10 pracovních dnů
Zaměstnanec je povinen do 10 pracovních dnů po skončení pracovní cesty předložit písemné doklady k vyúčtování a vrátit nevyúčtovanou zálohu. Zaměstnavatel pak do 10 pracovních dnů od předložení dokladů vyúčtování provede a doplatí, co zaměstnanci náleží. Obě lhůty lze změnit dohodou.
Soukromá platba firemní kartou
Soukromá platba firemní kartou porušuje povinnost zaměstnance řádně hospodařit se svěřenými prostředky. Firma by částku měla vymáhat, jinak jde o plnění v prospěch zaměstnance, které podléhá dani z příjmů.
Porušení povinnosti zaměstnance
Podle § 301 písm. d) zákoníku práce musí zaměstnanci řádně hospodařit s prostředky svěřenými zaměstnavatelem a chránit jeho majetek před ztrátou a zneužitím. Soukromý nákup firemní kartou tuto povinnost porušuje. Zaměstnavatel by měl zaměstnance písemně vyzvat k vrácení částky.
Daň, když firma peníze nevymáhá
Příjmem ze závislé činnosti jsou podle § 6 odst. 3 zákona o daních z příjmů i plnění, která zaměstnavatel provádí v prospěch zaměstnance. Když firma soukromý nákup uhradí a vrácení nepožaduje, stává se částka zdanitelným příjmem zaměstnance.
Srážka ze mzdy: záloha, nebo škoda
Bez dohody smí zaměstnavatel podle § 147 odst. 1 písm. d) zákoníku práce srazit nevyúčtovanou zálohu na cestovní náhrady nebo jinou zálohu k plnění pracovních úkolů. Srážky k náhradě škody jsou podle § 147 odst. 3 možné jen na základě dohody o srážkách ze mzdy. Zda je soukromá platba firemní kartou nevyúčtovanou zálohou, nebo škodou, zákon výslovně neříká. Bezpečnější cestou je proto dohoda o srážkách.
Dohoda o srážkách ze mzdy
Dohodu o srážkách ze mzdy upravuje § 2045 občanského zákoníku, dřívější úprava v zákoníku práce byla zrušena. Písemnou formu zákon nepředepisuje, kvůli prokazatelnosti se ale vyplatí. Zaměstnanci musí zůstat nezabavitelná částka. Jak srážky provést, popisuje článek o výplatě mzdy a srážkách.
Ztráta a zneužití karty: odpovědnost zaměstnance
Za ztrátu nebo zneužití firemní karty odpovídá zaměstnanec obecně jen tehdy, když škodu zavinil. Zavinění prokazuje zaměstnavatel a u nedbalosti je náhrada omezena čtyřapůlnásobkem průměrného měsíčního výdělku.
Obecná odpovědnost za škodu
Podle § 250 zákoníku práce nahradí zaměstnanec škodu, kterou způsobil zaviněným porušením povinností při plnění pracovních úkolů. Zavinění musí prokázat zaměstnavatel. Pokud škodu zčásti zavinil i zaměstnavatel, odpovědnost zaměstnance se poměrně sníží.
Strop u nedbalosti
U škody způsobené z nedbalosti je náhrada podle § 257 odst. 2 zákoníku práce omezena na čtyřapůlnásobek průměrného měsíčního výdělku zaměstnance. Omezení neplatí, když zaměstnanec škodu způsobil úmyslně, v opilosti nebo po zneužití návykových látek. Jak se průměrný výdělek zjišťuje, vysvětluje článek o výpočtu průměrného výdělku.
Modelový příklad
Modelová čísla: zaměstnanec s průměrným měsíčním výdělkem 40 000 Kč z nedbalosti ztratí firemní kartu, pozdě to nahlásí a firmě vznikne škoda 300 000 Kč, kterou banka nenahradí. Čtyřapůlnásobek jeho průměrného výdělku je 4,5krát 40 000 Kč, tedy 180 000 Kč. Zaměstnavatel po něm může požadovat nejvýš 180 000 Kč a zbylých 120 000 Kč nese firma. Kdyby zaměstnanec jednal úmyslně, strop by neplatil.
Dohoda o odpovědnosti za svěřené hodnoty
Dohoda o odpovědnosti k ochraně hodnot svěřených k vyúčtování se podle § 252 zákoníku práce týká hotovosti, cenin, zboží, zásob a jiných hodnot v oběhu nebo obratu. U schodku na nich zaměstnavatel zavinění neprokazuje. Zda pod ni lze zahrnout platební kartu, zákon výslovně neřeší a odborné názory se rozcházejí. Firma by proto měla počítat hlavně s obecnou odpovědností podle § 250.
Zneužitá karta a reklamace u banky
Ztrátu nebo zneužití firemní karty je nutné oznámit bance bez zbytečného odkladu. Neautorizovanou platbu lze reklamovat nejpozději do 13 měsíců od odepsání, firma jako podnikatel ale může mít ve smlouvě s bankou přísnější podmínky.
Hlášení ztráty
Podle § 165 zákona o platebním styku musí uživatel chránit bezpečnostní prvky karty a bez zbytečného odkladu oznámit její ztrátu, odcizení nebo zneužití. Banka musí oznámení umožnit kdykoli.
Kolik ztráty nese plátce
Při použití ztracené nebo odcizené karty nese plátce podle § 182 zákona o platebním styku ztrátu do částky odpovídající 50 eurům. Celou ztrátu nese, když jednal podvodně nebo úmyslně či z hrubé nedbalosti porušil povinnosti. Nic nenese, když ztráta vznikla až po oznámení. Banka musí neautorizovanou platbu vrátit nejpozději do konce následujícího pracovního dne.
Firemní účet a obchodní podmínky
Uživatel, který není spotřebitelem, se může s bankou podle § 128 odst. 6 zákona o platebním styku dohodnout odchylně od limitu 50 eur, od povinnosti banky prokázat autorizaci i od lhůt pro reklamaci. U karty vydané k účtu firmy proto rozhodují obchodní podmínky banky pro podnikatele, které mohou být přísnější. Finanční arbitr rozhoduje jen spory spotřebitelů, firma se na něj obrátit nemůže.
Co upravit ve vnitřní směrnici
Vnitřní směrnice k firemním kartám má určit, kdo kartu dostane, k jakým výdajům ji smí použít, jak a kdy doloží doklady a co udělá při ztrátě. Zaměstnancům nesmí ukládat povinnosti nad rámec zákona.
Náležitosti vnitřního předpisu
Vnitřní předpis musí být podle § 305 zákoníku práce písemný, nesmí být v rozporu se zákonem ani zpětně účinný a nesmí zkracovat práva zaměstnanců. Zaměstnance je nutné s ním seznámit do 15 dnů. Postup při tvorbě předpisu popisuje článek o vnitřním předpisu ve firmě.
Co do směrnice obvykle patří
Zákon obsah směrnice ke kartám nepředepisuje, jde o praxi. Rozumné je upravit okruh oprávněných osob, limity plateb, zákaz soukromého použití, způsob doložení plateb, postup při ztrátě a kontakt na blokaci karty. Firma v ní může určit i období pro pevný kurz.
Šest pravidel pro firemní karty v malé firmě
- Ke každé platbě doklad od obchodníka, výpis z účtu ani potvrzení z terminálu samy nestačí.
- Nad 10 000 Kč plný daňový doklad s označením a DIČ firmy, jinak hrozí ztráta odpočtu.
- Lhůtu pro vyúčtování sjednejte se zaměstnancem, bez dohody platí 10 pracovních dnů.
- Soukromé platby hned vyúčtujte a vyberte zpět, nevrácená částka je příjmem zaměstnance.
- Dohodu o srážkách ze mzdy uzavřete písemně, srážka náhrady škody bez ní není možná.
- Obchodní podmínky banky k firemním kartám si přečtěte předem, limit 50 eur pro firmu platit nemusí.
Další témata kolem dokladů, odpočtu a kontrolního hlášení najdete v průvodci Faktury, DPH a pohledávky, který je seřadí od registrace po vymáhání.
Časté otázky
Stačí k platbě firemní kartou výpis z účtu?
Ne. Výpis z účtu dokládá úhradu a obchodníka, ale ne to, co firma koupila. Ke každé platbě kartou proto patří účtenka nebo faktura od obchodníka, která slouží jako účetní doklad a u plátce DPH i jako podklad pro odpočet.
Do jaké částky stačí zjednodušený daňový doklad?
Zjednodušený daňový doklad stačí, když celková částka za plnění na jednom dokladu nepřesáhne 10 000 Kč. Nad tuto částku potřebuje firma plný daňový doklad se svým označením a DIČ, jinak si ohrozí odpočet DPH.
Do kdy musí zaměstnanec výdaje vyúčtovat?
Zaměstnanec předkládá doklady do 10 pracovních dnů po skončení pracovní cesty a ve stejné lhůtě vrací nevyúčtovanou zálohu. Zaměstnavatel pak do 10 pracovních dnů vyúčtuje a doplatí. Obě lhůty lze změnit dohodou.
Může firma srazit nevyúčtovanou zálohu ze mzdy bez souhlasu?
Ano. Nevyúčtovanou zálohu na cestovní náhrady nebo jinou zálohu k plnění pracovních úkolů lze podle zákoníku práce srazit bez dohody, vždy s ohledem na nezabavitelnou částku. Náhradu škody lze srazit jen na základě dohody o srážkách.
Co když zaměstnanec zaplatí firemní kartou soukromý nákup?
Porušuje povinnost řádně hospodařit se svěřenými prostředky. Firma by měla částku vybrat zpět, protože nevrácená soukromá platba je zdanitelným příjmem zaměstnance. Pro srážku ze mzdy je bezpečnější dohoda o srážkách.
Kolik ztráty nese firma, když kartu někdo zneužije?
Zákon o platebním styku omezuje ztrátu plátce u ztracené nebo odcizené karty na 50 eur, při podvodu nebo hrubé nedbalosti nese plátce ztrátu celou. Firma jako podnikatel se ale s bankou může dohodnout jinak, rozhodují obchodní podmínky.
Zdroje
- Zákon o účetnictví, § 11, 24c, 24d a 31, zákon č. 563/1991 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Zákon o DPH, § 28 až 30a a 73, zákon č. 235/2004 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Zákoník práce, § 147, 183, 250 až 257 a 305, zákon č. 262/2006 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Zákon o platebním styku, § 128, 165, 181, 182 a 188, zákon č. 370/2017 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Časté dotazy ke kontrolnímu hlášení, Finanční správa (financnisprava.gov.cz)
