Cestovní náhrady zaměstnanců platí zaměstnavatel vždy, když pošle člověka pracovat mimo sjednané místo výkonu práce nebo mimo pravidelné pracoviště. Zákoník práce určuje, které výdaje firma hradí, jak se počítá stravné podle délky cesty, kdy vzniká nárok na kilometrovné a do kdy se cesta vyúčtuje. Konkrétní částky se mění vyhláškou, mechanismus výpočtu ale zůstává stejný.
Ve zkratce
- Pracovní cesta vzniká jen na základě dohody se zaměstnancem, podmínky určuje zaměstnavatel předem písemně.
- Stravné se počítá ve třech časových pásmech: 5 až 12 hodin, nad 12 do 18 hodin a nad 18 hodin.
- Za bezplatné jídlo se stravné krátí až o 70 %, 35 % nebo 25 % podle délky cesty.
- Kilometrovné náleží, jen když zaměstnanec použije vlastní auto na žádost zaměstnavatele.
- Vyúčtování má na každé straně lhůtu 10 pracovních dnů, pokud se nedohodnou jinak.
- Náhrady nejsou předmětem daně jen do výše stanovené pro zaměstnance odměňované platem.
Kdy jde o pracovní cestu
Pracovní cesta je podle § 42 zákoníku práce časově omezené vyslání zaměstnance mimo sjednané místo výkonu práce, a to jen na základě dohody s ním. Cestovní náhrady náleží i za cestu mimo pravidelné pracoviště.
Podle § 42 zákoníku práce je pracovní cesta časově omezené vyslání zaměstnance mimo sjednané místo výkonu práce. Zaměstnavatel může zaměstnance vyslat jen na dobu nezbytné potřeby a jen na základě dohody s ním. Na cestě pracuje podle pokynů vedoucího, který ho vyslal. Cestovní náhrady se ale platí i za cestu mimo pravidelné pracoviště a za mimořádnou cestu mimo rozvrh směn, zákon je pro účely náhrad posuzuje stejně jako pracovní cestu.
Místo výkonu práce a pravidelné pracoviště
Místo výkonu práce je povinnou náležitostí pracovní smlouvy. Pravidelné pracoviště upravuje § 34a: když ho smlouva nesjedná, je jím sjednané místo výkonu práce. Pokud je místo výkonu práce sjednané šířeji než jedna obec, například celý kraj, považuje se za pravidelné pracoviště obec, ve které nejčastěji začínají cesty zaměstnance za prací. Pravidelné pracoviště nesmí být sjednané šířeji než jedna obec.
Podmínky cesty předem a písemně
Zaměstnavatel podle § 153 určí předem písemně dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění úkolů, způsob dopravy a ubytování. Přihlíží přitom k oprávněným zájmům zaměstnance. Písemná forma není nutná, když jsou práva zaměstnance nezpochybnitelná a on sám na ní netrvá.
Co všechno firma hradí
Při pracovní cestě firma podle § 156 hradí jízdní výdaje, cestu na návštěvu člena rodiny, ubytování, stravné a nutné vedlejší výdaje. Většinu cestovních náhrad platí v prokázané výši podle dokladů, stravné sazbou podle délky cesty.
Podle § 156 má zaměstnavatel povinnost poskytnout při pracovní cestě náhradu jízdních výdajů, jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny, výdajů za ubytování, zvýšených stravovacích výdajů neboli stravného a nutných vedlejších výdajů. Část náhrad se platí v prokázané výši podle dokladů, stravné se počítá sazbou podle délky cesty.
| Náhrada | Jak se určí |
|---|---|
| Jízdenky dálkové dopravy a taxi | V prokázané výši |
| Místní hromadná doprava | V prokázané výši, v obci místa výkonu práce ve výši jízdného i bez dokladu |
| Ubytování | V prokázané výši, pokud odpovídá podmínkám cesty |
| Nutné vedlejší výdaje | V prokázané výši, jinak v ceně obvyklé v době a místě cesty |
| Stravné | Sazbou podle časového pásma |
| Vlastní auto na žádost firmy | Základní náhrada a náhrada za pohonnou hmotu za každý km |
Paušál místo jednotlivých vyúčtování
U častých podobných cest lze náhrady paušalizovat. Paragraf 182 dovoluje sjednat nebo vnitřním předpisem stanovit měsíční či denní paušál podle průměrných podmínek. Zároveň se určí, jak se paušál krátí za dobu, kdy zaměstnanec nepracuje, a zaměstnanec má právo nahlédnout do podkladů. Jak takový dokument připravit, popisuje článek o vnitřním předpisu ve firmě.
Stravné podle délky cesty
Stravné náleží za každý kalendářní den pracovní cesty ve třech pásmech, 5 až 12 hodin, nad 12 do 18 hodin a nad 18 hodin. Při cestě kratší než 5 hodin soukromá firma stravné platit nemusí.
Stravné podle § 163 náleží za každý kalendářní den cesty ve třech časových pásmech: 5 až 12 hodin, déle než 12 a nejdéle 18 hodin a déle než 18 hodin. Pod 5 hodin soukromé firmě povinnost platit stravné nevzniká. Částky pro jednotlivá pásma stanoví vyhláška Ministerstva práce a sociálních věcí, která vychází pro každý rok. Soukromá firma je bere jako minimum a smí dát víc, stát, obce a příspěvkové organizace odměňující platem mají stravné v pevném rozpětí.
Krácení za jídlo zdarma
Bezplatné jídlo je snídaně, oběd nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá. Za každé takové jídlo se stravné krátí až o 70 % při cestě 5 až 12 hodin, až o 35 % při cestě nad 12 do 18 hodin a až o 25 % při cestě nad 18 hodin. Pokud firma před vysláním nestanoví nižší krácení, krátí se vždy o nejvyšší hodnotu.
Modelový příklad
Modelová čísla: zaměstnanec soukromé firmy je na pracovní cestě 14 hodin, spadá tedy do pásma nad 12 do 18 hodin. Modelová sazba stravného pro toto pásmo je 300 Kč. Na jednání dostane oběd zdarma a firma předem nestanovila nižší krácení, takže se stravné krátí o nejvyšší hodnotu 35 %, tedy o 105 Kč. Zaměstnanci za tento den náleží stravné 195 Kč.
Kilometrovné za vlastní auto
Kilometrovné, tedy základní náhrada a náhrada za pohonnou hmotu za každý kilometr, náleží zaměstnanci jen při použití vlastního auta na žádost zaměstnavatele. Když firma jízdu autem pouze odsouhlasí, dostane zaměstnanec jen cenu jízdenky.
Rozhodující je rozdíl mezi žádostí a souhlasem. Pokud zaměstnanec použije vlastní auto na žádost zaměstnavatele, náleží mu podle § 157 odst. 3 za každý kilometr základní náhrada a náhrada za spotřebovanou pohonnou hmotu. Když si auto vybere sám a firma jen souhlasí místo určeného vlaku či autobusu, má nárok pouze na cenu jízdenky, kterou by jinak zaplatil.
Základní náhrada
Sazbu základní náhrady za kilometr stanoví vyhláška ministerstva práce. Pro soukromou firmu je minimem, s přívěsem se zvyšuje nejméně o 15 %, u nákladních aut, autobusů a traktorů je nejméně dvojnásobná. Pokud firma vyšší sazbu nesjedná nebo neurčí před cestou, platí sazba z vyhlášky.
Náhrada za pohonnou hmotu
Počítá se jako cena pohonné hmoty krát spotřeba vozidla. Cenu dokládá zaměstnanec účtenkou, ze které je vidět souvislost s cestou, při více účtenkách se bere průměr. Bez hodnověrného dokladu použije firma průměrnou cenu z vyhlášky ministerstva práce, u elektromobilu cenu elektřiny za kWh. Spotřeba se bere z technického průkazu, údaj pro kombinovaný provoz.
Průměrné ceny pohonných hmot nemusí platit celý rok. Podle § 189 odst. 2 je ministerstvo upraví i v jeho průběhu, když se cena podle Českého statistického úřadu změní alespoň o 20 %.
Služební auto
Při jízdě autem, které poskytl zaměstnavatel, kilometrovné nenáleží. Daňové dopady soukromých jízd firemním vozem popisuje článek o služebním autu pro soukromé účely, protože tam platí úplně jiná pravidla než u cestovních náhrad.
Zahraniční pracovní cesta
Zahraniční pracovní cesta začíná přechodem státní hranice nebo odletem a za pobyt v zahraničí náleží zahraniční stravné podle sazeb Ministerstva financí. Soukromá firma smí předem určit nižší sazbu, nejméně však 75 % sazby z vyhlášky.
Zahraniční cesta začíná přechodem státní hranice, u letu odletem. Za část v Česku se platí tuzemské stravné, za pobyt venku zahraniční stravné. Základní sazby pro jednotlivé státy vyhlašuje Ministerstvo financí. Soukromá firma smí předem určit nižší sazbu, ale nejméně 75 % sazby z vyhlášky. Rozhoduje stát, kde zaměstnanec strávil v kalendářním dni nejvíc času.
Nad 18 hodin v zahraničí náleží plná sazba, nad 12 do 18 hodin dvě třetiny, při kratší době, alespoň však jedné hodině, jedna třetina. Za bezplatné jídlo se zahraniční stravné krátí až o 70, 35 nebo 25 % podle pásma.
Záloha a vyúčtování cesty
Zaměstnanec předloží doklady k pracovní cestě a vrátí nevyčerpanou zálohu do 10 pracovních dnů po návratu, zaměstnavatel pak cestu do 10 pracovních dnů od předložení dokladů vyúčtuje a doplatí. Obě lhůty lze dohodou změnit.
Zaměstnavatel musí podle § 183 poskytnout zálohu až do předpokládané výše náhrad, pokud se se zaměstnancem nedohodne, že záloha nebude. Zaměstnanec do 10 pracovních dnů po skončení cesty předloží doklady a vrátí nevyčerpanou zálohu. Firma pak do 10 pracovních dnů od předložení dokladů cestu vyúčtuje a doplatí. Obě lhůty lze dohodou změnit, částky se zaokrouhlují na celé koruny nahoru.
Cestovní příkazy a doklady k vyúčtování jsou podkladem pro mzdy i účetnictví. Jak dlouho je uchovávat, shrnuje článek o archivaci účetních dokladů.
Daně a pojistné
Cestovní náhrady nejsou předmětem daně z příjmů zaměstnance do výše, kterou zákoník práce stanoví nebo umožňuje pro zaměstnance odměňované platem, a v zákonném rozsahu nevstupují do vyměřovacího základu sociálního pojištění. Pro firmu jsou daňově uznatelným výdajem.
Podle § 6 odst. 7 písm. a) zákona o daních z příjmů nejsou náhrady cestovních výdajů předmětem daně do výše stanovené nebo umožněné zákoníkem práce pro zaměstnance odměňované platem. Jiné a vyšší náhrady jsou zdanitelným příjmem, podobně jako mzda a další složky odměny, o kterých píše článek o mzdovém výměru a odměnách. Náhrady v zákonném rozsahu nevstupují do vyměřovacího základu sociálního pojištění.
Pro firmu jsou náhrady do zákonné výše daňově uznatelným výdajem. Příspěvek na stravování je osvobozený jen za směnu, ve které zaměstnanci nevznikl nárok na stravné, obojí za tutéž směnu tedy souběžně nefunguje.
Pět chyb při proplácení cest
- Kilometrovné bez žádosti. Když firma auto jen povolí, náleží zaměstnanci cena jízdenky, ne kilometrovné.
- Nižší krácení bez pravidla. Mírnější krácení za jídlo zdarma platí, jen když ho firma určí před vysláním.
- Stará průměrná cena paliva. Ministerstvo ji může během roku změnit, rozhoduje cena platná v den cesty.
- Pravidelné pracoviště v celé republice. Šířeji než jedna obec ho sjednat nelze.
- Stravné i stravenkový paušál za stejnou směnu. Osvobození příspěvku na stravování se se stravným vylučuje.
Cestovní náhrady jsou jen jednou z povinností vůči lidem ve firmě. Ostatní od náboru po odchod shrnuje náš průvodce zaměstnáváním lidí v malé firmě.
Delší práce v jiném státě EU už není jen pracovní cesta, pravidla popisuje článek o vyslání zaměstnance do EU.
Související témata řadí průvodce pracovní dobou pro zaměstnavatele.
Časté otázky
Mám nárok na kilometrovné, když jedu vlastním autem, protože se mi to hodí?
Jen tehdy, když vlastní auto použijete na žádost zaměstnavatele. Pokud vám firma jen dá souhlas jet autem místo určeného vlaku nebo autobusu, náleží vám pouze náhrada ve výši ceny jízdenky.
Kolik se krátí stravné, když zaměstnanec dostane oběd zdarma?
V soukromé firmě až o 70 %, 35 % nebo 25 % stravného za každé bezplatné jídlo podle délky cesty. Když firma předem nestanoví nižší krácení, krátí se o nejvyšší hodnotu. Jídlo, na které zaměstnanec finančně přispívá, se za bezplatné nepovažuje a stravné nesnižuje.
Co když má zaměstnanec ve smlouvě místo výkonu práce celou Českou republiku?
Pak je jeho pravidelným pracovištěm obec, ze které nejčastěji začínají jeho cesty za prací. Pravidelné pracoviště nelze sjednat šířeji než jedna obec. Od něj se odvozuje nárok na cestovní náhrady.
Do kdy se musí pracovní cesta vyúčtovat?
Zaměstnanec předloží doklady a vrátí nevyčerpanou zálohu do 10 pracovních dnů po skončení cesty. Zaměstnavatel pak do 10 pracovních dnů od předložení dokladů cestu vyúčtuje a doplatí. Obě lhůty lze dohodou změnit.
Mají nárok na cestovní náhrady brigádníci na DPP nebo DPČ?
Automaticky ne. Náhrady jim náleží jen tehdy, když dohoda obsahuje právo na ně a zároveň pravidelné pracoviště. U dohody o provedení práce s úkolem mimo obec bydliště stačí sjednat samotné právo na cestovní náhrady, pravidelné pracoviště v ní být nemusí.
Je cesta na schůzku v jiném městě vždy pracovní cestou?
Pracovní cestou je vyslání mimo místo výkonu práce sjednané ve smlouvě. Cestovní náhrady ale náleží i za cestu mimo pravidelné pracoviště. Rozhoduje tedy, co má zaměstnanec ve smlouvě uvedeno jako místo výkonu práce a pravidelné pracoviště, ne vzdálenost.
Zdroje
- Zákoník práce, § 34a, 42 a 151 až 190, zákon č. 262/2006 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Zákon o daních z příjmů, § 6 a 24, zákon č. 586/1992 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Zákon o pojistném na sociální zabezpečení, § 5, zákon č. 589/1992 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Vyhláška o sazbách cestovních náhrad, Ministerstvo práce a sociálních věcí, č. 573/2025 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Vyhláška o zahraničním stravném, Ministerstvo financí, č. 489/2025 Sb. (zakonyprolidi.cz)
