Firemní e-mailhosting vs. Google Workspace a Microsoft 365: co vybrat?

Má firma platit za schránku u českého poskytovatele, nebo za Google Workspace či Microsoft 365? Odpověď závisí především na tom, zda kupujete jen příjem a odesílání pošty, nebo každodenní pracovní prostředí pro tým. Rozdíl v roční ceně je výrazný, ale porovnávané balíky nejsou funkčně stejné.

Pro čistě poštovní variantu doporučujeme nejdřív projít srovnání českých e-mailhostingů. Zde používáme model jedné a pěti osob, veřejné ceny ověřené 21. 10. 2026 a jasně oddělené měny i délky závazku.

Kolik stojí účty na rok

V tabulce jsou veřejné standardní sazby bez DPH při ročním závazku. Přepočet EUR používá kurz ČNB 24,260 Kč/EUR k 21. 10. 2026; jde o redakční orientaci, nikoli částku, kterou vám Microsoft vyfakturuje v korunách. Případné promo, regionální fakturace, reseller a daň mohou výslednou cenu změnit. FORPSI se účtuje za balík pěti schránek; u Google a Microsoftu za každého uživatele. Proto se rozdíl s rostoucím týmem zvětšuje.

Microsoft nabízí v EHP také Business Basic bez Teams za 4,67 EUR měsíčně za uživatele při ročním závazku. Do hlavní tabulky jsme zařadili verzi s Teams, aby šlo o balík včetně týmových schůzek. Varianta bez Teams může být levnější, pokud už pro schůzky používáte jiný nástroj.

Kdy stačí samostatný e-mailhosting

Jestli potřebujete hlavně několik stabilních adres, běžný webmail a poštovního klienta, levný poštovní tarif dává ekonomický smysl. Rozdíl mezi 144 Kč za pět schránek a tisíci za pět licencí je skutečný, ale neznamená, že dražší služby účtují pouze e-mail. Platíte také za online dokumenty, správu identit, sdílení a týmové funkce. Samotné založení adresy a rozdělení schránek, aliasů a DNS popisuje průvodce firemním e-mailem na vlastní doméně.

• Máte jeden až pět lidí a každý používá vlastní kancelářské programy.
• Kalendáře a společné dokumenty nepotřebujete, případně je už řešíte jinde.
• Dokážete spravovat DNS, zálohy, export a přístupy samostatně.
• Nechcete platit za každý neaktivní uživatelský účet.

Poštovní hosting ovšem může mít menší schránky a slabší spolupráci. Porovnejte skutečně požadovanou kapacitu, vícefaktorové přihlášení, aliasy a postup při obnově dat. Pokud ve firmě kolují velké přílohy, bývá lepší sdílet soubory přes řízený cloud než neustále zvětšovat schránky.

Kdy se vyplatí Google Workspace

Google Workspace se hodí týmu, který už pracuje v Gmailu, Dokumentech, Disku a Kalendáři a chce společné řízení uživatelů. Business Starter podle oficiálního ceníku poskytuje 30 GB sdíleného prostoru na uživatele. Tento prostor zahrnuje více služeb; nečtěte jej jako 30 GB vyhrazených výlučně pro poštovní schránku.

Roční plán má nižší měsíční sazbu než flexibilní plán, ale znamená závazek. Oficiální český přehled účtování uvádí 164,50 Kč za uživatele měsíčně u ročního plánu proti 197,40 Kč při flexibilní platbě. U ročního plánu nelze počítat s tím, že po odchodu zaměstnance okamžitě snížíte počet sjednaných licencí. Před nákupem tedy plánujte počet skutečných účtů a retenční pravidla.

Kdy se vyplatí Microsoft 365

Microsoft 365 Business Basic osloví tým, který používá Outlook, OneDrive, Teams a webové verze Wordu či Excelu. Podle aktuální české stránky je cena s Teams 6,07 EUR na uživatele a měsíc při ročním závazku, bez DPH. Součástí je 1 TB cloudového prostoru na uživatele. Business Basic nezahrnuje plné desktopové aplikace Office; pokud je potřebujete, porovnejte vyšší plán.

Pro část firem je důležité, že Microsoft vede varianty s Teams a bez Teams odděleně. Vyberte podle pracovního postupu a aktuálního objednávkového formuláře, ne jen podle názvu tarifu. Zkontrolujte také, kdo bude správcem tenantu, jak se předává účet po zaměstnanci a kam se exportují data při změně služby.

Pět otázek před rozhodnutím

1. Kolik lidí potřebuje vlastní účet a kdo potřebuje pouze alias nebo společný inbox?
2. Chcete jen poštu, nebo i sdílení souborů, kalendáře a schůzky pod jedním správcem?
3. Jaké aplikace tým používá dnes a kolik práce by stála změna návyků?
4. Potřebujete plné desktopové aplikace, nebo stačí webové a mobilní?
5. Jak budete migrovat zprávy, kontakty, kalendáře a případné archivy na počítačích?

Doporučení: pro poštu několika lidí začněte u samostatného hostingu; pro spolupráci v dokumentech zvolte prostředí, které zaměstnanci opravdu používají. Celkové náklady zahrnují také zavedení, správu a případnou migraci. Ta má vlastní rizika a postup popsaný v našem článku jak přejít na jiný firemní e-mail.

Tříletý rozpočet odhalí cenu pracovního prostředí

Pro jednoho člověka vychází při neměnné zveřejněné sazbě poštovní balík FORPSI na modelových 432 Kč za tři roky. Google Workspace Business Starter při 164,50 Kč za uživatele měsíčně stojí 5 922 Kč za tři roky; Microsoft 365 Business Basic s Teams při 6,07 EUR měsíčně stojí 218,52 EUR, při jednom orientačním kurzu 24,260 Kč/EUR asi 5 301 Kč. Všechny částky jsou bez DPH a nezahrnují doménu, zavedení ani možné změny ceníků. U pěti lidí je rozdíl ještě větší: 432 Kč za balík pěti malých schránek, 29 610 Kč za pět licencí Google a 1 092,60 EUR za pět licencí Microsoftu, orientačně 26 506 Kč.

Takový výpočet není argument proti kancelářským balíkům. Za rozdíl kupujete dokumenty, schůzky, úložiště a jednotnou správu. Pokud tým tyto funkce dnes platí v několika oddělených nástrojích, skutečné dodatečné náklady mohou být nižší. Naopak kancelářský balík použitý pouze jako drahá schránka se obhajuje hůř. Výpočet berte jako model nákladů při stejné sazbě, nikoli příslib budoucí ceny.

Jak porovnat úložiště bez chybných závěrů

Čísla v marketingu vypadají podobně, ale znamenají různé věci. FORPSI uvádí 1 GB pro každou z pěti schránek. Google Workspace Business Starter uvádí 30 GB sdíleného prostoru na uživatele napříč službami. Microsoft 365 Business Basic uvádí 1 TB prostoru na soubory na uživatele; tento údaj sám neříká velikost e-mailové schránky. Nesrovnávejte jej s gigabajty pošty jako stejnou položku.

Čtyři konkrétní typy firem a doporučení

OSVČ, která jen přijímá poptávky a faktury

Pokud pracuje samostatně, dokumenty má lokálně a kalendář nepotřebuje sdílet, začal bych samostatným e-mailhostingem. Ušetřené peníze ale nepovažujte za důvod vynechat zálohy a správu přístupu. Vlastní doména zůstane přenosná: při růstu firmy lze poštu migrovat později.

Pětičlenný tým, který už používá Google dokumenty

Pokud lidé každý den společně upravují dokumenty, sdílejí kalendáře a používají Gmail, Workspace má praktickou hodnotu nad rámec pošty. Zkuste před objednávkou vypsat každý dosavadní placený nástroj a jeho roční cenu. Potom porovnejte součet s pěti licencemi Workspace, nikoli jen poštovní schránku proti celému balíku.

Tým pevně navázaný na Outlook, Excel a Teams

Business Basic nabízí webové a mobilní aplikace, nikoli plné desktopové Office. Pokud účetní nebo obchod používá pokročilé funkce nainstalovaného Excelu či Wordu, zkontrolujte vyšší plán nebo stávající licence. Neobjednávejte Basic s očekáváním, že nahradí desktopové aplikace. Pokud videohovory přes Teams nevyužijete, porovnejte variantu bez Teams uvedenou v ceníku pro EHP.

Firma s několika značkami a doménami

Nejdříve zjistěte, zda uživatel potřebuje samostatné schránky pro každou značku, nebo mu stačí aliasy a oddělené odpovědní adresy. U každé služby prověřte podporu více domén v účtu a způsob licence. Člověk spravující dvě značky nemusí vždy znamenat dvě placené osoby, ale technické i smluvní podmínky se liší. Samostatně si hlídejte SPF/DKIM pro každou odesílací doménu.

Co znamená správa účtů v běžném provozu

U kancelářských balíků je ústřední výhodou práce s identitou zaměstnance. Správce zakládá uživatele, přiřazuje licenci, nastavuje přístup a po odchodu řeší předání pošty i souborů. Tato agenda vyžaduje odpovědnou osobu a dokumentovaný postup. I malá firma by měla mít oddělený správcovský účet, vícefaktorové přihlášení a plán pro případ ztráty telefonu správce. U levného hostingu může být správa jednodušší, ale tím spíš nesmí být všechno navázáno na soukromý e-mail jednoho zaměstnance.

• Před nákupem určete vlastníka domény a správce poštovní služby.
• Rozepište skutečné uživatele, aliasy, skupiny a neaktivní adresy.
• Vyzkoušejte proces založení a odebrání jednoho testovacího účtu, pokud je k dispozici zkušební režim.
• Ptejte se na export e-mailu, kontaktů, kalendářů a dokumentů při změně služby.
• Pro roční závazek plánujte rezervu na zaměstnance, kteří přijdou nebo odejdou v průběhu období.

Výběr uzavřete až po porovnání konkrétního košíku a interního pracovního postupu. Ceník ukazuje cenu licence; provozní náročnost poznáte z toho, jak tým používá soubory, schůzky a přístupová práva.

Jednorázové náklady, které v měsíční ceně nejsou

Při přechodu z levného hostingu do Workspace či Microsoft 365 počítejte i s časem na zřízení domény, vytvoření účtů, import pošty, změnu DNS, přihlášení telefonů a zaškolení lidí. Pokud má firma pět schránek, z nichž jedna obsahuje účetnictví a další hromadu složek, neodhadujte migraci podle nejmenšího účtu. Nechte dodavatele rozepsat, co přesně v ceně zavedení přenese. IMAP přenos pošty například nemusí zahrnout kontakty a kalendáře. U sdílených dokumentů navíc řešte vlastníky souborů a přístup po odchodu zaměstnance. Měsíční licence může být levná ve srovnání s prací, kterou vyvolá nepřipravený přesun; dobrá inventura naopak jednorázové náklady drží pod kontrolou. Po změně služby znovu ověřte také SPF, DKIM a DMARC pro všechny odesílatele.

Do rozpočtu zahrňte i čas správce a případné souběžné placení staré a nové služby během bezpečného přechodu.

Časté otázky

Stačí firmě samotný e-mailhosting?

Ano, pokud potřebuje hlavně spolehlivé schránky na vlastní doméně a týmové dokumenty či schůzky řeší jinde. Pokud lidé každý den společně upravují soubory a kalendáře, porovnejte celý pracovní postup s kancelářským balíkem.

Platí se u Google Workspace a Microsoft 365 za každou adresu?

Obvykle se plánuje podle uživatelských licencí, nikoli podle počtu veřejných aliasů. Jedna osoba může používat více adres, ale jejich konkrétní možnosti závisí na zvoleném plánu a správě domény.

Mohu si ponechat doménu u současného registrátora?

Ano. Poštovní službu lze změnit úpravou DNS, zejména MX a záznamů pro ověřování odesílatele. Převod registrace domény k dodavateli kancelářského balíku není běžnou podmínkou.

Co se stane s poštou a kalendáři při pozdějším odchodu?

Před výběrem ověřte export zpráv, kontaktů, kalendářů a sdílených souborů. Změna poskytovatele vyžaduje plán migrace a test oprávnění; samotné přepnutí DNS přesune jen nově doručovanou poštu.

Jak poctivě porovnat celkovou cenu?

Použijte stejný počet lidí, délku platby a potřebné funkce. Připočtěte správu, zálohy, školení a jednorázový přesun dat. U akčních cen zapište také částku při obnově.

Zdroje

• Google Workspace: srovnání flexibilního a ročního plánu, české sazby a závazek ověřeny 21. 10. 2026.
• Microsoft: ceník Microsoft 365 pro firmy, varianty Business Basic a funkce ověřeny 21. 10. 2026.
• ČNB: kurzy devizového trhu, kurz EUR pro orientační přepočet k 21. 10. 2026.
• FORPSI: E-maily, cena modelové poštovní varianty ověřena 21. 10. 2026.