Kontrola z územní správy sociálního zabezpečení nebo ze zdravotní pojišťovny může přijít do každé firmy, která zaměstnává lidi. Kontrolor ověřuje, zda zaměstnavatel správně stanovil vyměřovací základ, včas zaplatil pojistné, ohlásil zaměstnance a uschoval předepsané doklady. Kontrola se opírá hlavně o předložené záznamy, takže rozhoduje pořádek v mzdové agendě.
Ve zkratce
- Sociální pojištění kontrolují územní správy sociálního zabezpečení, které od 1. 1. 2024 nahradily okresní správy.
- Zdravotní pojišťovna kontroluje vyměřovací základ, výši pojistného a včasné placení.
- Doklady vyžádané územní správou se předkládají do 8 dnů, pokud úřad neurčí delší lhůtu.
- Mzdové listy pro důchodové pojištění se uchovávají 45 kalendářních roků, většina ostatních záznamů 10 let.
- Protokol přijde do 30 dnů od posledního kontrolního úkonu, námitky se podávají do 15 dnů od doručení.
- Penále se počítá za každý den prodlení a z důvodu tvrdosti lze požádat o jeho prominutí.
Kdo kontrolu provádí a podle jakých zákonů
Kontrolu sociálního pojištění u zaměstnavatele provádějí pověření zaměstnanci územní správy sociálního zabezpečení, kontrolu zdravotního pojištění pověření zaměstnanci zdravotní pojišťovny. Postup u obou se řídí zvláštními zákony o pojištění a kontrolním řádem, tedy zákonem č. 255/2012 Sb.
Územní správa sociálního zabezpečení
Okresní správy sociálního zabezpečení zanikly k 1. 1. 2024. Podle zákona č. 412/2023 Sb. splynuly v územní správy pro jednotlivé kraje. Územní správy kontrolují, jak zaměstnavatelé plní povinnosti v sociálním zabezpečení a jak platí pojistné. Mohou nahlížet do účetních a dalších podkladů rozhodných pro výši pojistného a kontrolovat i náhrady mzdy za prvních 14 dnů nemoci nebo karantény.
Zdravotní pojišťovna
Zdravotní pojišťovna zjišťuje, zda zaměstnavatel správně stanovil vyměřovací základ, spočítal výši pojistného a platil včas. Její pověření zaměstnanci se prokazují služebním průkazem nebo pověřením k jednotlivé kontrole. Zaměstnavatel musí vést průkaznou evidenci plateb pojistného.
Co kontrola zjišťuje
Kontrola sociálního a zdravotního pojištění zjišťuje, zda zaměstnavatel zahrnul do vyměřovacího základu všechny příjmy, platil pojistné včas a ve správné výši, ohlásil zaměstnance a vede předepsanou evidenci o pojištění.
Vyměřovací základ a placení pojistného
Pojistné za kalendářní měsíc je u sociálního i zdravotního pojištění splatné od 1. do 20. dne následujícího měsíce. Kontrolor hledá příjmy, které firma do vyměřovacího základu nezapočetla, a ověřuje, zda platby odpovídají měsíčnímu hlášení.
Minimální vyměřovací základ ve zdravotním pojištění
U zdravotního pojištění je minimálním vyměřovacím základem zaměstnance minimální mzda. Když je skutečný základ nižší, zaměstnanec doplácí pojistné z rozdílu prostřednictvím zaměstnavatele, při překážkách na straně zaměstnavatele doplácí rozdíl zaměstnavatel. Minimum se poměrně snižuje, pokud zaměstnání netrvalo celý měsíc.
Dohody o provedení práce
U dohody o provedení práce vzniká účast na pojištění v měsíci, kdy byl zaměstnanci zúčtován příjem aspoň ve výši 25 % průměrné mzdy, zaokrouhleno na pětisetkoruny dolů. Příjmy z více dohod u téhož zaměstnavatele se sčítají a na stejnou hranici je navázané i zdravotní pojištění. Kontrolor proto sleduje souběh dohod.
Ohlášení zaměstnanců zdravotní pojišťovně
Zaměstnavatel musí zdravotní pojišťovně oznámit nástup a skončení zaměstnání do 8 dnů. U zaměstnance, který má jen dohodu o provedení práce nebo jen dohodu o pracovní činnosti, se nástup a ukončení oznamuje do 20. dne měsíce následujícího po měsíci, v němž se stal nebo přestal být plátcem pojistného. Další povinnosti při přijímání lidí shrnuje náš průvodce zaměstnáváním lidí.
Jaké doklady mít připravené a jak dlouho je uchovávat
Ke kontrole pojistného je potřeba mít po ruce mzdové listy, doklady o vzniku a skončení pracovních vztahů, evidenci docházky a účetní záznamy o odvodu pojistného. Většina se uchovává 10 kalendářních roků, mzdové listy pro důchodové pojištění 45 let.
Lhůty pro uchování dokladů
| Doklad | Jak dlouho | Předpis |
|---|---|---|
| Mzdové listy nebo účetní záznamy pro důchodové pojištění | 45 kalendářních roků po roce, kterého se týkají, u poživatelů starobního důchodu 10 kalendářních roků | § 35a odst. 4 zákona č. 582/1991 Sb. |
| Evidence pro nemocenské pojištění, doklady o vzniku a skončení vztahu, docházka | 10 kalendářních roků po roce, kterého se týkají | § 96 zákona č. 187/2006 Sb. |
| Účetní záznamy pro stanovení a odvod pojistného, doklady ke slevě na pojistném | 10 kalendářních roků | § 22c zákona č. 589/1992 Sb. |
Když firma zaniká bez právního nástupce, musí zajistit úschovu dokladů až do konce těchto lhůt a písemně oznámit územní správě, kde jsou uložené. Za neuschování dokladů pro důchodové pojištění po předepsanou dobu hrozí pokuta až 300 000 Kč.
Lhůta na předložení dokladů
Na výzvu územní správy musí zaměstnavatel předložit záznamy ve lhůtě, kterou úřad určí, jinak do 8 dnů od doručení výzvy. Stejná lhůta 8 kalendářních dnů platí podle zákona o nemocenském pojištění pro sdělení údajů a předložení dokladů.
Jak kontrola probíhá krok za krokem
Kontrola pojistného začíná doručením oznámení nebo předložením průkazu, pokračuje výzvou k předložení dokladů a jejich prověřením a končí protokolem, proti kterému může zaměstnavatel do 15 dnů od doručení podat námitky.
Zahájení kontroly
Podle kontrolního řádu začíná kontrola prvním kontrolním úkonem. Tím může být doručení oznámení o zahájení kontroly, předložení pověření kontrolované osobě na místě, nebo úkon, který předložení pověření bezprostředně předchází. Kontrolor územní správy se prokazuje průkazem, který je zároveň pověřením ke kontrole. Zákon nevyžaduje, aby byla kontrola ohlášená předem.
Kontrola na úřadě u menších zaměstnavatelů
Zaměstnavatel, který má v registru pojištěnců evidováno méně než 26 zaměstnanců, musí podle zákona o nemocenském pojištění na výzvu přijít ke kontrole na územní správu nebo na jiné určené místo, a to ve stanovený den. Omluvit se může jen předem a z vážných důvodů. Za nedostavení hrozí pokuta až 10 000 Kč podle zákona o nemocenském pojištění.
Práva a povinnosti během kontroly
Kontrolor smí požadovat údaje a dokumenty a v odůvodněných případech zajistit originály, za které musí vydat potvrzení a vrátit je. Firma má právo vidět pověření, namítat podjatost kontrolora a seznámit se s protokolem. Současně musí poskytnout součinnost.
Protokol a námitky
Protokol vyhotoví kontrolor do 30 dnů od posledního kontrolního úkonu, ve zvlášť složitých případech do 60 dnů. Obsahuje zjištění, porušené předpisy a poučení o námitkách. Námitky se podávají písemně do 15 dnů od doručení protokolu, pokud protokol neuvádí lhůtu delší. Musí z nich být zřejmé, proti kterému zjištění směřují, a musí obsahovat odůvodnění, jinak se zamítnou. Když jim kontrolor do 7 dnů nevyhoví, vyřídí je nadřízená osoba do 30 dnů.
Dlužné pojistné, penále a jak daleko do minulosti
Dlužné pojistné zjištěné při kontrole se doměřuje platebním výměrem a k němu se platí penále za každý den prodlení. Sociální pojistné lze předepsat do 10 let od splatnosti, zdravotní pojistné do 6 let.
Platební výměr
O dlužném sociálním pojistném a penále rozhoduje územní správa platebním výměrem. Ten je vykonatelný 15 dnů po doručení bez ohledu na to, zda nabyl právní moci. Penále se neplatí za dobu od vydání výměru do jeho vykonatelnosti, pokud firma dlužné pojistné do té doby zaplatí. Dluh na pojistném a penále zjištěný kontrolou, který v úhrnu nepřesáhne 300 Kč, se nepředepíše.
Jak se penále počítá
Penále se u sociálního i zdravotního pojištění platí za každý kalendářní den od prvního dne po splatnosti do dne zaplacení. Jeho výše se řídí úrokem z prodlení podle občanskoprávních předpisů, který je navázaný na repo sazbu České národní banky. U zdravotního pojištění se penále nepředepíše, pokud za kalendářní rok v úhrnu nepřesáhne 200 Kč.
Modelový příklad
Modelová čísla: pojistné za měsíc je splatné 20. dne následujícího měsíce a firma ho zaplatí až 30. dne. Penále se počítá od 21. do 30. dne, tedy za 10 kalendářních dnů. Kontrola později zjistí nedoplatek sociálního pojistného 1 000 Kč a územní správa ho doměří platebním výměrem. Když ho firma zaplatí do vykonatelnosti, tedy do 15 dnů od doručení, penále za dobu od vydání výměru neplatí.
Jak daleko do minulosti
Právo předepsat dlužné sociální pojistné se promlčuje za 10 let ode dne splatnosti, u zdravotního pojištění zaniká za 6 let ode dne splatnosti. V obou případech úkon ke zjištění výše pojistného, typicky právě kontrola, spouští lhůtu znovu.
Pokuty, které zaměstnavateli hrozí
Pokuty za porušení povinností v pojištění zaměstnanců mají zákonné horní hranice od 10 000 Kč za nedostavení se na kontrolu až po 500 000 Kč za odmítnutí součinnosti podle kontrolního řádu.
| Porušení | Horní hranice pokuty | Předpis |
|---|---|---|
| Nesoučinnost při kontrole | 500 000 Kč | § 15 zákona č. 255/2012 Sb. |
| Neuschování dokladů pro důchodové pojištění | 300 000 Kč | § 54 zákona č. 582/1991 Sb. |
| Neoznámení nástupu, skončení nebo změny pojišťovny zaměstnance | 200 000 Kč, při opakování až dvojnásobek | § 44b zákona č. 48/1997 Sb. |
| Nesplnění opatření k nápravě | 100 000 Kč | § 131 zákona č. 187/2006 Sb. |
| Porušení povinností při kontrole zdravotní pojišťovny | 50 000 Kč za každé porušení | § 26 zákona č. 592/1992 Sb. |
| Nepředložení údajů a dokladů na žádost územní správy | 20 000 Kč | § 131 zákona č. 187/2006 Sb. |
Splátky a prominutí penále
Penále z pojistného lze prominout z důvodu odstranění tvrdosti. U sociálního pojištění rozhoduje ministerstvo práce nebo jím zmocněná správa, u zdravotního pojišťovna nebo její rozhodčí orgán. Dlužné sociální pojistné lze také splácet.
Prominutí u sociálního pojištění
Penále z pojistného na sociální zabezpečení může z důvodu odstranění tvrdosti zcela nebo částečně prominout Ministerstvo práce a sociálních věcí. Vyhláškou může k rozhodování zmocnit Českou správu sociálního zabezpečení nebo územní správy. Na řízení se nevztahuje správní řád a opravné prostředky nejsou přípustné. Po zamítnutí lze novou žádost podat nejdříve po 60 dnech, a to s jinými důvody.
Prominutí u zdravotního pojištění
O prominutí penále z pojistného na zdravotní pojištění do 30 000 Kč rozhoduje zdravotní pojišťovna, nad tuto částku její rozhodčí orgán. Žádost se podává písemně do právní moci rozhodnutí o penále. Vyhovět nelze, pokud plátce nezaplatil pojistné splatné do dne rozhodnutí, byl na něj podán insolvenční návrh nebo je v likvidaci. Na prominutí není právní nárok a odvolání není přípustné.
Splátky dlužného pojistného
Na písemnou žádost může územní správa povolit placení dlužného sociálního pojistného a penále ve splátkách. Platební výměr je ovšem vykonatelný už 15 dnů po doručení, takže o splátky se vyplatí žádat bez odkladu.
Šest chyb, které kontrola u zaměstnavatele odhalí
- Pozdní ohlášení zaměstnance zdravotní pojišťovně. Nástup a skončení se hlásí do 8 dnů.
- Několik dohod bez pojistného. Příjmy z více dohod o provedení práce u téhož zaměstnavatele se sčítají.
- Neúplný vyměřovací základ. Do základu chybí některé příjmy zaměstnance.
- Nedodržený minimální vyměřovací základ. Ve zdravotním pojištění se doplácí pojistné z rozdílu do minimální mzdy.
- Pozdní nebo nižší platby. Penále běží od prvního dne po splatnosti.
- Chybějící doklady. Smlouvy, docházka nebo mzdové listy nejsou uschované po předepsanou dobu.
Jak správně spočítat odvody a vést mzdy tak, aby kontrola neměla co najít, popisuje náš průvodce mzdami, odvody a benefity.
Časté otázky
Kdo u mě může udělat kontrolu sociálního pojištění a jak se prokáže?
Kontrolu provádí pověřený zaměstnanec územní správy sociálního zabezpečení. Prokazuje se průkazem, který je zároveň pověřením ke kontrole. Kontrola začíná jeho předložením na místě nebo doručením oznámení o zahájení kontroly, takže předem ohlášená být nemusí.
Musím chodit na úřad, nebo kontrolor přijde ke mně?
Zaměstnavatel s méně než 26 zaměstnanci v registru pojištěnců může být vyzván, aby se ke kontrole dostavil na územní správu. Omluvit se smí jen předem z vážných důvodů. Zdravotní pojišťovna kontroluje u plátce nebo tam, kde je to pro kontrolu nejvhodnější.
Jak dlouho musím schovávat mzdové listy?
Mzdové listy pro důchodové pojištění se uchovávají 45 kalendářních roků po roce, kterého se týkají, u poživatelů starobního důchodu 10 let. Evidence pro nemocenské pojištění a účetní záznamy o pojistném se uchovávají 10 kalendářních roků.
Jak dlouho zpětně mi mohou doměřit pojistné?
Dlužné sociální pojistné lze předepsat do 10 let ode dne splatnosti, zdravotní pojistné do 6 let. Každý úkon ke zjištění výše pojistného, typicky kontrola, ale spouští lhůtu znovu, takže se vyplatí mít podklady v pořádku i za starší roky.
Dá se penále prominout?
Ano, z důvodu odstranění tvrdosti, ale právní nárok na to není. U sociálního pojištění rozhoduje ministerstvo práce nebo jím zmocněná správa, u zdravotního pojišťovna. Ta nevyhoví, pokud firma nemá zaplacené splatné pojistné, je v likvidaci nebo na ni byl podán insolvenční návrh.
Co když s výsledkem kontroly nesouhlasím?
Proti protokolu lze podat písemné námitky do 15 dnů od jeho doručení. Musí z nich být zřejmé, proti kterému zjištění směřují, a musí obsahovat odůvodnění. Platební výměr na doměřené pojistné je přitom vykonatelný 15 dnů po doručení bez ohledu na právní moc.
Zdroje
- Zákon o organizaci sociálního zabezpečení, zákon č. 582/1991 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Zákon o pojistném na sociální zabezpečení, zákon č. 589/1992 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Zákon o pojistném na zdravotní pojištění, zákon č. 592/1992 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Zákon o veřejném zdravotním pojištění, zákon č. 48/1997 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Kontrolní řád, zákon č. 255/2012 Sb. (zakonyprolidi.cz)
