Osobní spis zaměstnance smí zaměstnavatel vést, ale nemusí, a když ho vede, patří do něj jen písemnosti nezbytné pro výkon práce. Nahlížet do něj smějí nadřízení vedoucí zaměstnanci, vyjmenované úřady a sám zaměstnanec. Zákoník práce nestanoví, jak dlouho spis po odchodu zaměstnance uchovávat, lhůty mají jednotlivé dokumenty podle jiných zákonů.
Ve zkratce
- Vést osobní spis je právo zaměstnavatele, ne povinnost (§ 312 zákoníku práce).
- Do spisu patří jen písemnosti nezbytné pro výkon práce v pracovním poměru, na DPP nebo DPČ.
- Uvnitř firmy smějí do spisu nahlížet vedoucí zaměstnanci, kteří jsou zaměstnanci nadřízeni.
- Zaměstnanec může do spisu nahlížet a pořizovat si stejnopisy dokladů na náklady zaměstnavatele.
- Kopii občanského průkazu lze pořídit jen se souhlasem jeho držitele.
- Mzdové listy a záznamy pro důchodové pojištění se uchovávají 45 kalendářních roků.
Co je osobní spis a co do něj patří
Osobní spis zaměstnance je soubor písemností, který zaměstnavatel podle § 312 zákoníku práce vést smí, ale nemusí. Patří do něj jen písemnosti nezbytné pro výkon práce v pracovním poměru nebo na dohodu o provedení práce či pracovní činnosti.
Podle § 312 odst. 1 zákoníku práce je zaměstnavatel oprávněn vést osobní spis zaměstnance. Jde o právo, ne o povinnost. Když ho firma vede, smí obsahovat jen písemnosti nezbytné pro výkon práce v základním pracovněprávním vztahu, tedy v pracovním poměru, na dohodu o provedení práce nebo na dohodu o pracovní činnosti.
Konkrétní seznam zákon nedává
Zákoník práce nevyjmenovává, které dokumenty do spisu patří. Každý list má mít jasný důvod, proč ve spisu je. Stejně uvažuje GDPR v zásadě minimalizace: údaje mají být přiměřené, relevantní a omezené na nezbytný rozsah. Co firma k práci nepotřebuje, do spisu nezakládá.
Kdo smí do osobního spisu nahlížet
Do osobního spisu smějí uvnitř firmy nahlížet vedoucí, kteří jsou zaměstnanci nadřízeni, a sám zaměstnanec, zvenčí například inspekce práce, Úřad práce ČR, soud nebo policie. Bývalý zaměstnanec má podle GDPR právo na kopii svých údajů.
Uvnitř firmy
Podle § 312 odst. 2 zákoníku práce smějí do spisu nahlížet vedoucí zaměstnanci, kteří jsou zaměstnanci nadřízeni. Další osoby uvnitř firmy toto ustanovení nejmenuje. V praxi to znamená mít papírový spis pod zámkem a elektronický jen s omezeným přístupem. Obecnější pohled na ochranu firemních systémů nabízí článek o kybernetické bezpečnosti podle NIS2.
Úřady, soudy a policie
Zvenčí mají právo nahlížet inspekce práce, Úřad práce ČR, Úřad pro ochranu osobních údajů, soud, státní zástupce, policejní orgán, Národní bezpečnostní úřad a zpravodajské služby. Za nahlížení se nepovažuje, když si kontrolní orgán při kontrole vyžádá jednotlivou písemnost související s předmětem kontroly.
Právo zaměstnance
Zaměstnanec má podle § 312 odst. 3 právo nahlížet do svého spisu, dělat si z něj výpisky a pořizovat si stejnopisy dokladů na náklady zaměstnavatele. Podle čl. 15 GDPR má navíc právo na kopii zpracovávaných osobních údajů. Za další kopie smí firma účtovat přiměřený poplatek podle administrativních nákladů.
Bývalý zaměstnanec
Bývalý zaměstnanec může podle Úřadu pro ochranu osobních údajů využít právo na přístup podle GDPR a dostat kopii svých údajů. Toto právo mu ale podle Úřadu nedává právo nahlížet do osobního spisu, které zákoník práce upravuje pro zaměstnance.
Na co se zaměstnavatel nesmí ptát
Zaměstnavatel podle § 316 odst. 4 zákoníku práce nesmí vyžadovat údaje bez souvislosti s prací. Na těhotenství, rodinné a majetkové poměry nebo bezúhonnost se smí ptát jen s věcným důvodem, na původ, odbory, politiku a víru nikdy.
Podle § 316 odst. 4 zákoníku práce nesmí zaměstnavatel vyžadovat informace, které bezprostředně nesouvisejí s výkonem práce a se základním pracovněprávním vztahem. Zákon jmenuje zejména údaje v tabulce. Co firma nesmí vyžadovat, nepatří ani do spisu.
| Údaj podle § 316 odst. 4 | Kdy se na něj lze ptát |
|---|---|
| Těhotenství | S věcným důvodem a přiměřeně, nebo podle zákona |
| Rodinné a majetkové poměry | S věcným důvodem a přiměřeně, nebo podle zákona |
| Trestněprávní bezúhonnost | S věcným důvodem a přiměřeně, nebo podle zákona |
| Sexuální orientace, původ | Nikdy |
| Členství v odborové organizaci | Nikdy |
| Členství v politických stranách nebo hnutích | Nikdy |
| Příslušnost k církvi nebo náboženské společnosti | Nikdy |
Výjimka a její hranice
Zákaz u těhotenství, rodinných a majetkových poměrů a bezúhonnosti neplatí, jestliže je dán věcný důvod spočívající v povaze práce a požadavek je přiměřený, nebo když to stanoví zákoník práce či zvláštní právní předpis. U ostatních údajů z tabulky výjimka neplatí vůbec. Údaje nesmí firma získávat ani prostřednictvím třetích osob.
Před podpisem smlouvy
Pro jednání před vznikem pracovního poměru platí § 30 odst. 2 zákoníku práce. Od uchazeče ani od jiných osob smí firma vyžadovat jen údaje, které bezprostředně souvisejí s uzavřením pracovní smlouvy.
Co přibude od 1. 1. 2027
Zákon č. 270/2025 Sb., vyhlášený ve Sbírce 5. 8. 2025, doplňuje do § 316 odst. 4 s účinností od 1. 1. 2027 písmeno i). Zaměstnavatel pak nebude smět vyžadovat informaci o záznamu v evidenci skutečností důležitých pro práci s dětmi s výjimkou stejnou jako u bezúhonnosti. Týž zákon od 1. 1. 2027 zavádí výpis z rejstříku trestů vydávaný pro práci s dětmi.
Občanka, lékařský posudek a výpis z rejstříku
Kopii občanského průkazu smí zaměstnavatel pořídit jen se souhlasem zaměstnance. Z pracovnělékařské prohlídky dostává jen posudek o zdravotní způsobilosti a výpis z rejstříku trestů smí chtít, jen když to přiměřeně odůvodňuje povaha práce nebo zákon.
Kopie občanského průkazu
Zákon č. 269/2021 Sb., o občanských průkazech, v § 39 zakazuje pořizovat kopii průkazu bez souhlasu držitele. Zákoník práce kopii nevyžaduje. Nahlédnout do průkazu kvůli ověření totožnosti, které vyžaduje nebo umožňuje předpis, je jiná situace. Kopie bez souhlasu je přestupek, za který podle zákona ve znění účinném od 1. 1. 2026 hrozí pokuta až 10 000 Kč.
Lékařský posudek
Z pracovnělékařské prohlídky dostává zaměstnavatel posudek, ne zdravotnickou dokumentaci. Podle § 43 zákona o specifických zdravotních službách musí být z posudku zřejmé, zda je zaměstnanec zdravotně způsobilý, nezpůsobilý, způsobilý s podmínkou, nebo zda dlouhodobě pozbyl zdravotní způsobilost. Stejnopis posudku zůstává ve zdravotnické dokumentaci u lékaře.
Výpis z rejstříku trestů
Výpis smí firma chtít jen tehdy, když to odůvodňuje povaha práce a požadavek je přiměřený, nebo když to stanoví zákon. Vydává se na žádost dotyčné osoby, takže ho přinese zaměstnanec. Úřad pro ochranu osobních údajů uvádí, že výpis i poznámky z něj lze uchovávat jen po dobu odůvodněnou účelem.
GDPR: právní základ a informace
Osobní údaje zaměstnanců firma zpracovává typicky kvůli plnění pracovní smlouvy a zákonným povinnostem, souhlas proto podle GDPR obecně nepotřebuje. Zaměstnanci ale musí podle čl. 13 GDPR sdělit účely, právní základ, příjemce a dobu uložení údajů.
Souhlas obecně potřeba není
Zpracování údajů zaměstnanců stojí typicky na plnění pracovní smlouvy a na splnění právních povinností, třeba u mezd, daní a pojistného. Souhlas proto obecně potřeba není. Vyžaduje ho zvláštní zákon, jako u kopie občanky, nebo situace, kdy jiný titul chybí. Jak má souhlas vypadat tam, kde ho zákon chce, ukazuje článek o souhlasu s cookies na webu.
Informace pro zaměstnance
Podle čl. 13 GDPR musí firma zaměstnanci sdělit hlavně svou totožnost a kontakt, účely a právní základ zpracování, příjemce údajů, dobu uložení nebo kritéria pro její stanovení a jeho práva, včetně práva podat stížnost u dozorového úřadu. Podobná pravidla platí i pro sledování práce, jak popisuje článek o kontrole zaměstnanců podle zákona.
Co hrozí za porušení
GDPR, které se použije od 25. 5. 2018, stanoví horní hranice pokut až 10 milionů EUR nebo 2 % celosvětového obratu, u porušení zásad a práv subjektů až 20 milionů EUR nebo 4 %. Jde o maxima, ne o běžné částky.
Jak dlouho dokumenty uchovávat
Pro osobní spis jako celek zákoník práce lhůtu uchování nestanoví, rozhodují lhůty jednotlivých dokumentů. Mzdové listy a záznamy pro důchodové pojištění se uchovávají 45 kalendářních roků, záznamy pro nemocenské pojištění 10 kalendářních roků.
Pro osobní spis jako celek zákoník práce lhůtu nestanoví. Rozhodují lhůty pro jednotlivé druhy záznamů:
| Dokument | Lhůta | Předpis |
|---|---|---|
| Mzdové listy a záznamy pro důchodové pojištění | 45 kalendářních roků | § 35a odst. 4 zákona č. 582/1991 Sb. |
| Totéž u poživatelů starobního důchodu | 10 kalendářních roků | tamtéž |
| Záznamy pro nemocenské pojištění | 10 kalendářních roků | § 96 zákona č. 187/2006 Sb. |
| Účetní záznamy k pojistnému | 10 kalendářních roků | § 22c zákona č. 589/1992 Sb. |
| Účetní doklady | 5 let od konce účetního období | § 31 zákona č. 563/1991 Sb. |
Co spadá pod 45 let
Mezi záznamy pro důchodové pojištění patří podle § 35a odst. 4 vždy i doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu, záznamy o pracovních úrazech a nemocech z povolání a evidence pracovní doby včetně neplaceného volna. Účetní stránku rozebírá článek o archivaci účetních dokladů, protože mzdové listy slouží i jako účetní záznam.
Co nemá lhůtu, se nedrží
Podle zásady omezení uložení v GDPR se údaje nemají uchovávat déle, než je nezbytné pro účel zpracování. Co nemá zákonnou lhůtu ani trvající účel, firma po splnění účelu dál držet nemá. Zaniká-li zaměstnavatel bez právního nástupce, musí zajistit úschovu dokladů do uplynutí lhůt a oznámit územní správě sociálního zabezpečení, kde jsou uložené.
Šest chyb při vedení osobního spisu
- Spis přístupný všem. Uvnitř firmy do něj nahlížejí nadřízení vedoucí zaměstnanci.
- Kopie občanky bez souhlasu. Zákon o občanských průkazech ji zakazuje.
- Otázky na víru nebo odbory. Na ně, na politiku, původ a sexuální orientaci se firma neptá nikdy.
- Zdravotnická dokumentace ve spisu. Patří tam posudek, dokumentace zůstává u lékaře.
- Předčasná skartace. Mzdové listy mají lhůtu 45 kalendářních roků.
- Uchovávání všeho napořád. Co nemá lhůtu ani účel, ve spisu zůstávat nemá.
Na osobní spis navazují další povinnosti od náboru po odchod, které shrnuje náš průvodce zaměstnáváním lidí v malé firmě.
Časté otázky
Musí firma vést osobní spis zaměstnance?
Nemusí. Zákoník práce v § 312 dává zaměstnavateli oprávnění osobní spis vést, ne povinnost. Pokud ho firma vede, smí v něm mít jen písemnosti nezbytné pro výkon práce v pracovním poměru nebo na dohodu.
Kdo ve firmě smí nahlížet do osobního spisu?
Uvnitř firmy vedoucí zaměstnanci, kteří jsou zaměstnanci nadřízeni, a sám zaměstnanec. Zvenčí například inspekce práce, Úřad práce, Úřad pro ochranu osobních údajů, soud, státní zástupce a policie. Další osoby zákoník práce nejmenuje.
Může si zaměstnanec udělat kopie ze svého osobního spisu?
Ano. Podle § 312 odst. 3 zákoníku práce může do spisu nahlížet, dělat si výpisky a pořizovat si stejnopisy dokladů na náklady zaměstnavatele. Podle GDPR má navíc právo na kopii zpracovávaných osobních údajů.
Smím si okopírovat občanský průkaz nového zaměstnance?
Jen s jeho souhlasem. Zákon o občanských průkazech zakazuje pořizovat kopii bez souhlasu držitele a zákoník práce kopii nevyžaduje. Pouhé nahlédnutí kvůli ověření totožnosti, které vyžaduje předpis, je jiná situace.
Mohu se při pohovoru zeptat na těhotenství nebo děti?
Zásadně ne, zákoník práce je řadí mezi údaje, které nelze vyžadovat. Výjimkou je věcný důvod v povaze práce s přiměřeností, nebo zákon. Na původ, odbory, politiku a příslušnost k církvi se neptejte nikdy.
Jak dlouho musím uchovávat dokumenty po odchodu zaměstnance?
Pro spis jako celek pevná lhůta není. Mzdové listy a záznamy pro důchodové pojištění se drží 45 kalendářních roků, u starobních důchodců 10. Záznamy pro nemocenské pojištění 10 let. Co nemá lhůtu ani účel, se uchovávat nemá.
Zdroje
- Zákoník práce, § 30, 312 a 316, zákon č. 262/2006 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Nařízení GDPR, konsolidované znění, nařízení (EU) 2016/679 (szpi.gov.cz)
- Otázky a odpovědi pro zaměstnavatele, Úřad pro ochranu osobních údajů (uoou.gov.cz)
- Zákon o občanských průkazech, § 39 a 65, zákon č. 269/2021 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Zákon o organizaci sociálního zabezpečení, § 35a, zákon č. 582/1991 Sb. (zakonyprolidi.cz)
