Firma stěhuje kancelář a ve sklepě najde krabice faktur a mzdových listů z posledních patnácti let. Archivace účetních dokladů má zákonné lhůty, které se liší podle druhu dokumentu. Účetní doklady a knihy se uchovávají nejméně 5 let, účetní závěrky a daňové doklady k DPH 10 let a mzdové listy dokonce 45 let. Lhůty jsou minimální: když doklad slouží probíhající kontrole, sporu nebo reklamaci, uchovává se déle.
Papír lze ve většině případů nahradit skenem. Po uplynutí lhůt je naopak vhodné doklady s osobními údaji zlikvidovat.
Ve zkratce
- Účetní doklady, knihy a inventurní soupisy se uchovávají nejméně 5 let od konce účetního období.
- Účetní závěrka a výroční zpráva 10 let.
- Daňové doklady k DPH 10 let od konce zdaňovacího období.
- Mzdové listy 45 let po roce, kterého se týkají, u důchodců 10 let.
- Lhůty se prodlužují, když záznamy slouží daňovému řízení, soudu nebo nezaplacené pohledávce.
- Při splnění podmínek lze originál nahradit elektronickou kopií.
Přehled lhůt
| Dokument | Lhůta | Předpis |
|---|---|---|
| Účetní závěrka, výroční zpráva | 10 let od konce účetního období | § 31 zákona o účetnictví |
| Účetní doklady, knihy, odpisové plány, inventurní soupisy | 5 let od konce účetního období | § 31 zákona o účetnictví |
| Daňové doklady k DPH | 10 let od konce zdaňovacího období | § 35 zákona o DPH |
| Daňová evidence OSVČ | Do uplynutí lhůty pro stanovení daně | § 7b zákona o daních z příjmů |
| Mzdové listy | 45 let po roce, kterého se týkají | § 35a zákona č. 582/1991 Sb. |
| Mzdové listy poživatelů starobního důchodu | 10 let | § 35a zákona č. 582/1991 Sb. |
| Záznamy pro nemocenské pojištění | 10 let po roce, kterého se týkají | § 96 zákona o nemocenském pojištění |
| Vnitřní předpis zaměstnavatele | 10 let od konce platnosti | § 305 zákoníku práce |
Účetní doklady
Podle § 31 zákona o účetnictví se účetní závěrka a výroční zpráva uchovávají 10 let a účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy a účtový rozvrh 5 let, vždy počítáno od konce účetního období, kterého se týkají. Jak se účetní závěrka zveřejňuje, popisuje článek o účetní závěrce ve sbírce listin.
Tyto lhůty jsou minimální. Podle § 32 se záznamy uchovávají déle, když slouží daňovému řízení, sociálnímu nebo zdravotnímu pojištění, soudnímu řízení, záruce nebo reklamaci. Doklady k nezaplacené pohledávce se uchovávají do konce roku po jejím zaplacení.
Daňové doklady a daňová evidence
Plátce DPH uchovává podle § 35 zákona o DPH daňové doklady 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Po celou dobu musí být zajištěna věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost dokladu. Náležitosti dokladů shrnuje článek o náležitostech faktury.
Daňová evidence OSVČ nemá pevný počet let. Uchovává se, dokud neuplyne lhůta pro stanovení daně. Ta je podle § 148 daňového řádu 3 roky, prodlužuje se například při kontrole a končí nejpozději po 10 letech. U daňové ztráty běží déle. Proto je bezpečnější uchovávat doklady spíše déle než kratší dobu.
Mzdové a personální doklady
Nejdelší lhůta platí pro mzdové listy. Podle § 35a zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení je zaměstnavatel uchovává 45 kalendářních roků po roce, kterého se týkají, u poživatelů starobního důchodu 10 let. Stejně dlouho se uchovávají doklady o vzniku a skončení pracovního vztahu, záznamy o pracovních úrazech a nemocech z povolání a evidence pracovní doby. Zaměstnavatele se týká i článek o evidenci pracovní doby.
Záznamy pro nemocenské pojištění a účetní záznamy k pojistnému na sociální zabezpečení se uchovávají 10 let. Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele tyto lhůty nemění. Vnitřní předpisy se podle zákoníku práce uchovávají 10 let od konce platnosti, jak popisuje článek o vnitřním předpisu.
Elektronická archivace
Podle § 33 odst. 3 zákona o účetnictví lze účetní záznam převést z listinné do elektronické podoby. Když průkaznost převodu nikdo nezpochybní, originál se uchovávat nemusí. Výjimkou jsou záznamy označené skartačním znakem A nebo V. Zákon o DPH převod daňových dokladů výslovně dovoluje v § 35a. Elektronické uložení musí zajistit čitelnost a neporušenost po celou dobu.
Skartace a archivní zákon
Zákon o archivnictví se běžné soukromé firmy týká jen okrajově. Obchodní společnosti a družstva mají povinnost u dokumentů z přílohy č. 1 zákona, například u stanov, zápisů z valných hromad, výročních zpráv a účetních závěrek. OSVČ zákon nezmiňuje. Skartační řízení u soukromé firmy proběhne jen na její žádost. Při likvidaci nebo konkursu ale firma musí neprodleně požádat archiv o výběr archiválií, jak zmiňuje článek o likvidaci s.r.o..
Po uplynutí lhůt je vhodné doklady s osobními údaji skartovat. Podle zásady omezení uložení v GDPR se osobní údaje nemají uchovávat déle, než je nutné.
Pět pravidel pro archivaci
Jednoduchý systém ušetří hledání při kontrole i zbytečné skladování.
- Třiďte podle druhu dokladu, lhůty se liší od 5 do 45 let.
- Počítejte lhůtu od konce roku, ne od data dokladu.
- Nevyhazujte doklady k probíhající kontrole, sporu nebo nezaplacené pohledávce.
- Skenujte s kontrolou čitelnosti a zálohujte elektronický archiv.
- Po lhůtě skartujte dokumenty s osobními údaji.
Další témata k účetnictví a daním shrnuje náš průvodce fakturami, DPH a pohledávkami.
Proč doklady uchovávat po celou lhůtu pro stanovení daně, popisuje článek o průběhu daňové kontroly.
Časté otázky
Jak dlouho se uchovávají účetní doklady?
Nejméně 5 let od konce účetního období. Účetní závěrka a výroční zpráva 10 let.
Jak dlouho se uchovávají faktury plátce DPH?
10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.
Jak dlouho musí zaměstnavatel uchovávat mzdové listy?
45 kalendářních roků po roce, kterého se týkají, u poživatelů starobního důchodu 10 let.
Mohu papírové doklady nahradit skenem?
Ano, pokud je převod průkazný a zajištěná čitelnost a neporušenost. Originál pak uchovávat nemusíte, s výjimkou záznamů se skartačním znakem A nebo V.
Jak dlouho uchovává doklady OSVČ s daňovou evidencí?
Dokud neuplyne lhůta pro stanovení daně, obvykle 3 roky, při prodloužení až 10 let a u ztráty déle.
Týká se soukromé firmy zákon o archivnictví?
Jen u vybraných dokumentů obchodních společností a družstev. Při likvidaci nebo konkursu musí firma požádat archiv o výběr archiválií.
Zdroje
- Zákon o účetnictví, § 31 až 33a, zákon č. 563/1991 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Zákon o dani z přidané hodnoty, § 34 až 35a, zákon č. 235/2004 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, § 35a, zákon č. 582/1991 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Daňový řád, § 148, zákon č. 280/2009 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Zákon o archivnictví a spisové službě, § 3 a příloha č. 1, zákon č. 499/2004 Sb. (zakonyprolidi.cz)
