Přijímáte prvního zaměstnance a nevíte, komu co nahlásit. Nástup zaměstnance se od roku 2026 hlásí přes jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele u ČSSZ a od 1. července 2026 platí pravidlo, které většina starších návodů nezná: zaměstnance musíte přihlásit ještě před tím, než nastoupí do práce, ne do osmi dnů. Firma sama se do evidence zaměstnavatelů přihlašuje nejpozději dva pracovní dny před nástupem prvního zaměstnance.
Jednotné hlášení nahradilo řadu starých formulářů, například oznámení o nástupu pro ČSSZ, výkaz příjmů z DPP nebo registraci plátce daně u finančního úřadu. Zdravotní pojišťovnu ale nenahrazuje a zákonné pojištění odpovědnosti za pracovní úraz se řeší zvlášť.
Ve zkratce
- Zaměstnavatel se přihlašuje do evidence ČSSZ nejdříve 15 dnů a nejpozději 2 pracovní dny před nástupem prvního zaměstnance.
- Zaměstnance přihlásí nejpozději před okamžikem nástupu, nejdříve 8 dnů předem.
- Do evidence patří i DPP a DPČ, které nezakládají účast na pojištění.
- Zdravotní pojišťovně se nástup hlásí zvlášť do 8 dnů, u dohod do 20. dne následujícího měsíce.
- Měsíční hlášení se podává elektronicky od 1. do 20. dne následujícího měsíce.
- Do 7 dnů od vzniku pracovního poměru musí zaměstnanec dostat písemnou informaci o jeho obsahu.
Co je jednotné měsíční hlášení
Zákon č. 323/2025 Sb. o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele je účinný od 1. ledna 2026 a jeho povinnosti nabíhaly ve fázích k 1. lednu, 1. dubnu a 1. červenci 2026. Zaměstnavatel přes něj souhrnně plní povinnosti vůči ČSSZ, úřadu práce, finanční správě, statistickému úřadu a dalším úřadům. Systém tvoří evidence zaměstnavatelů, evidence zaměstnanců a samotné měsíční hlášení.
Podává se jen elektronicky, datovou schránkou nebo přes ePortál ČSSZ. Podle seznamu ČSSZ nahrazuje mimo jiné oznámení o nástupu a skončení zaměstnání, přehled o výši pojistného, evidenční list důchodového pojištění, výkaz příjmů z DPP, informace úřadu práce o nástupu cizinců a potvrzení o zdanitelných příjmech.
Kdo je zaměstnanec pro účely hlášení
Pojem je širší než v pracovním právu. Podle § 3 zákona o hlášení je zaměstnancem i každý poplatník daně z příjmů ze závislé činnosti. Do evidence proto patří i dohody, které nezakládají účast na nemocenském pojištění, jak ČSSZ uvádí výslovně u nepojištěných DPČ. Každé zaměstnání, například pracovní poměr a souběžná DPP u téže firmy, se hlásí zvlášť. Rozdíly mezi dohodami vysvětluje srovnání DPP a DPČ.
Krok 1: přihlášení firmy
Podle § 17 zákona o hlášení se zaměstnavatel přihlašuje do evidence zaměstnavatelů nejpozději dva pracovní dny přede dnem, kdy má nastoupit první zaměstnanec, a nejdříve 15 dnů před ním. Ve stejné lhůtě přihlásí i mzdovou účtárnu, pokud ji má. Přihláška se podává jako elektronické podání a ČSSZ přidělí variabilní symbol, který se pak uvádí na všech podáních.
Přihlášením se splní i povinnost vůči registru zaměstnavatelů pro nemocenské pojištění a registrace plátce daně ze závislé činnosti. Samostatná přihláška k registraci u finančního úřadu se od 1. dubna 2026 nepodává, protože zákon č. 360/2025 Sb. příslušné ustanovení zákona o daních z příjmů zrušil. Když první zaměstnanec nenastoupí, oznámíte to do osmi dnů.
Krok 2: přihlášení zaměstnance
Podle § 19 se zaměstnanec přihlašuje do evidence zaměstnanců nejpozději před okamžikem nástupu k výkonu práce a nejdříve osm dnů před předpokládaným dnem nástupu. Pokud den nástupu nelze určit, platí lhůta osmi dnů od vzniku povinnosti poskytovat plnění. Do 30. června 2026 platila osmidenní lhůta po nástupu, návody z let 2025 a začátku 2026 jsou proto zastaralé.
Částečné přihlášení
Když nemáte všechny údaje, stačí před nástupem částečné přihlášení: jméno a příjmení, rodné příjmení, rodné číslo, místo narození, státní občanství, předpokládaný den nástupu a variabilní symbol zaměstnavatele. Ostatní údaje doplníte do osmi dnů od nástupu. Zaměstnavatel smí tyto údaje od budoucího zaměstnance vyžadovat předem, ale jen k tomuto účelu. U zahraničního zaměstnance částečné přihlášení nelze použít.
| Krok | Komu | Lhůta |
|---|---|---|
| Přihlášení zaměstnavatele | ČSSZ, evidence zaměstnavatelů | 15 dnů až 2 pracovní dny před nástupem prvního zaměstnance |
| Přihlášení zaměstnance, i DPP a DPČ | ČSSZ, evidence zaměstnanců | Nejdříve 8 dnů předem, nejpozději před nástupem |
| Oznámení nástupu, pracovní poměr | Zdravotní pojišťovna | Do 8 dnů |
| Oznámení nástupu, dohoda se vznikem pojištění | Zdravotní pojišťovna | Do 20. dne následujícího měsíce |
| Oznámení, že firma zaměstnává | Pojišťovna zákonného pojištění odpovědnosti | Bez zbytečného odkladu |
| Informace o obsahu pracovního poměru | Zaměstnanec | Do 7 dnů od vzniku pracovního poměru |
| Prohlášení poplatníka | Od zaměstnance zaměstnavateli | Do 30 dnů od nástupu |
| Měsíční hlášení | ČSSZ | 1. až 20. den následujícího měsíce |
Zdravotní pojišťovna a úrazové pojištění
Jednotné hlášení zdravotní pojišťovny nenahrazuje, nejsou mezi úřady, kterým se údaje předávají. Podle § 10 zákona o veřejném zdravotním pojištění oznamuje zaměstnavatel nástup a skončení zaměstnance jeho zdravotní pojišťovně nejpozději do osmi dnů, a to jen elektronicky. U zaměstnance pouze na DPP nebo DPČ se nástup hlásí do 20. dne následujícího měsíce, a jen když v měsíci dosáhl příjmu zakládajícího účast na pojištění.
Zákonné pojištění odpovědnosti za pracovní úraz
Zaměstnavatel s aspoň jedním zaměstnancem je pojištěn pro případ odpovědnosti za pracovní úraz a nemoc z povolání ze zákona, nic se nesjednává. Podle vyhlášky č. 125/1993 Sb. vzniká pojištění dnem vzniku prvního pracovněprávního vztahu. Nový zaměstnavatel je prakticky pojištěn u Kooperativy a musí jí bez zbytečného odkladu písemně oznámit, že zaměstnává. Pojistné se platí čtvrtletně. Co dělat, když se úraz stane, souvisí s evidencí pracovní doby a školením BOZP.
Co musí dostat zaměstnanec
Podle § 37 zákoníku práce musí zaměstnavatel zaměstnance písemně informovat o obsahu pracovního poměru nejpozději do sedmi dnů od jeho vzniku, pokud údaje neobsahuje pracovní smlouva. Jde mimo jiné o druh a místo práce, dovolenou, zkušební dobu, výpovědní dobu, pracovní dobu, mzdu a způsob její výplaty a o úřad, kam se odvádí pojistné. Mzdový výměr musí dostat ještě před začátkem práce, jak vysvětluje článek o výplatě mzdy.
Při nástupu musí být zaměstnanec seznámen s pracovním řádem a vnitřními předpisy a proškolen z bezpečnosti práce podle § 103. Zaměstnavatel mu sdělí, u kterého poskytovatele pracovnělékařských služeb má absolvovat prohlídky. Kdy je vstupní prohlídka povinná, rozebírá článek o vstupní prohlídce. Prohlášení poplatníka daně může zaměstnanec podepsat do 30 dnů od nástupu.
Měsíční hlášení a sankce
Jednotné měsíční hlášení se podává za každý kalendářní měsíc od 1. do 20. dne měsíce následujícího. Podání před začátkem lhůty je neúčinné. Když hlášení nedorazí, ČSSZ vyzve k podání v náhradní lhůtě osmi dnů. Poslední hlášení se podává za měsíc, kdy skončilo zaměstnání posledního zaměstnance.
Za nepřihlášení zaměstnavatele nebo zaměstnance do evidence může správa sociálního zabezpečení uložit pokutu až 100 000 Kč. Za nepodané měsíční hlášení se pokuta odvíjí od počtu evidovaných zaměstnanců. Mzdová účtárna nebo účetní proto potřebuje znát nástup nového člověka s předstihem, ne až při uzávěrce měsíce.
Sedm kroků pro prvního zaměstnance
Časový sled, který vychází z pravidel platných od 1. července 2026.
- Dva týdny až dva pracovní dny před nástupem přihlaste firmu do evidence zaměstnavatelů ČSSZ.
- Před nástupem přihlaste zaměstnance do evidence zaměstnanců, i když jde o dohodu.
- Před začátkem práce předejte mzdový výměr a proškolte zaměstnance z bezpečnosti práce.
- Do 7 dnů předejte písemnou informaci o obsahu pracovního poměru, pokud ji neobsahuje smlouva.
- Do 8 dnů oznamte nástup zdravotní pojišťovně zaměstnance.
- Bez zbytečného odkladu oznamte pojišťovně zákonného pojištění, že zaměstnáváte.
- Do 20. dne následujícího měsíce podejte první měsíční hlášení.
Další povinnosti od náboru po odchod zaměstnance shrnuje náš průvodce zaměstnáváním.
Co se s novým zaměstnancem probírá při nástupu, doplňuje článek o vnitřním předpisu a pracovním řádu.
Jaké údaje se po nástupu posílají každý měsíc, popisuje článek o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele.
Časté otázky
Kdy musím přihlásit nového zaměstnance?
Od 1. července 2026 nejpozději před okamžikem nástupu do práce a nejdříve 8 dnů předem, do evidence zaměstnanců u ČSSZ. Dřívější osmidenní lhůta po nástupu už neplatí.
Musím hlásit i DPP pod hranicí pojištění?
Ano, do evidence zaměstnanců a měsíčního hlášení patří i dohody, které nezakládají účast na pojištění, protože zaměstnancem je pro tento účel každý poplatník daně ze závislé činnosti.
Kdy se zaměstnavatel přihlašuje k ČSSZ?
Nejdříve 15 dnů a nejpozději 2 pracovní dny před nástupem prvního zaměstnance. Tím se zároveň splní registrace plátce daně ze závislé činnosti.
Nahrazuje jednotné hlášení oznámení zdravotní pojišťovně?
Ne. Zdravotní pojišťovně se nástup hlásí zvlášť do 8 dnů, u zaměstnance jen na DPP nebo DPČ do 20. dne následujícího měsíce, pokud vznikne pojištění.
Do kdy se podává jednotné měsíční hlášení?
Od 1. do 20. dne měsíce následujícího po měsíci, za který se hlásí, a jen elektronicky.
Musím sjednat pojištění odpovědnosti za pracovní úraz?
Ne, vzniká ze zákona dnem vzniku prvního pracovněprávního vztahu. Zaměstnavatel ale musí pojišťovně bez zbytečného odkladu oznámit, že zaměstnává.
Zdroje
- Zákon o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele, zákon č. 323/2025 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Evidence zaměstnanců, Česká správa sociálního zabezpečení (cssz.gov.cz)
- Evidence zaměstnavatelů, Česká správa sociálního zabezpečení (cssz.gov.cz)
- Zákon o veřejném zdravotním pojištění, § 10, zákon č. 48/1997 Sb. (zakonyprolidi.cz)
