Mzdová účetní se ptá, zda má letos na jaře zase odeslat evidenční listy důchodového pojištění za všechny zaměstnance. Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele roční evidenční listy od roku 2026 nahradilo. Zaměstnavatel posílá údaje pro důchodové pojištění za každý měsíc elektronicky České správě sociálního zabezpečení a evidenční list sestavuje sama ČSSZ. Zaměstnanec ho vidí na ePortálu ČSSZ. Zaměstnavatel vyhotovuje evidenční list už jen za rok 2025 a starší, v přechodných případech a na výzvu.
Hlášení zdravotní pojišťovně jednotné hlášení nenahrazuje.
Ve zkratce
- Zákon o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele je č. 323/2025 Sb.
- Hlášení se podává od 1. do 20. dne následujícího měsíce, jen elektronicky.
- Evidenční list důchodového pojištění sestavuje ČSSZ z měsíčních hlášení.
- Zaměstnance je nutné přihlásit nejpozději před nástupem do práce.
- Zdravotní pojišťovně se nástup hlásí dál zvlášť, do 8 dnů.
- Mzdové listy se uchovávají 45 kalendářních roků.
Co jednotné hlášení nahradilo
Podle § 38 zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení sděluje zaměstnavatel ČSSZ údaje potřebné pro důchodové pojištění za každý kalendářní měsíc v jednotném měsíčním hlášení. Evidenční list se vede pro každého zaměstnance za kalendářní rok a sestavuje ho ČSSZ. Zaměstnanec ho najde na ePortálu ČSSZ po elektronickém přihlášení, na žádost mu ho ČSSZ pošle do datové schránky nebo e-mailem.
| Dříve | Nově v jednotném hlášení |
|---|---|
| Roční evidenční list důchodového pojištění | Měsíční údaje, list sestaví ČSSZ |
| Oznámení o nástupu a skončení zaměstnání | Přihláška a odhláška v evidenci zaměstnanců |
| Přehled o výši pojistného | Údaje v měsíčním hlášení |
| Registrace plátce daně ze závislé činnosti | Evidence zaměstnavatelů u ČSSZ |
| Roční vyúčtování daně ze závislé činnosti | Ruší se od 1. 1. 2027, údaje jdou v měsíčním hlášení |
Vyúčtování daně ze závislé činnosti se ruší až pro zdaňovací období od roku 2027. Mzdový list pro daňové účely podle § 38j zákona o daních z příjmů zůstává.
Lhůty a podání
Podle § 7 zákona o jednotném měsíčním hlášení se hlášení podává od 1. do 20. dne měsíce následujícího po měsíci, za který se hlásí. Podává se jen elektronicky: datovou schránkou do schránky ČSSZ, přes ePortál ČSSZ nebo datovým rozhraním mzdového programu. Chybné nebo chybějící údaje se opravují opravným hlášením, a to i zpětně, nejpozději do 10 let.
Když zaměstnavatel údaje nesdělil nebo je sdělil chybně, musí je na výzvu doplnit nebo opravit do 8 dnů od jejího doručení.
Přihláška zaměstnavatele a zaměstnance
Zaměstnavatel se do evidence zaměstnavatelů přihlašuje nejpozději 2 pracovní dny před nástupem prvního zaměstnance. Zaměstnance přihlašuje nejpozději před okamžikem nástupu do práce, nejdříve 8 dnů předem. Odhlášení se podává do 8 dnů od skončení zaměstnání. Podrobný postup popisuje článek o tom, co ohlásit při nástupu zaměstnance.
Zdravotní pojišťovna
Zdravotní pojišťovny nejsou uživateli údajů z jednotného hlášení. Nástup a skončení zaměstnance se jim podle § 10 zákona o veřejném zdravotním pojištění hlásí dál přímo, do 8 dnů. U dohod o provedení práce a o pracovní činnosti do 20. dne následujícího měsíce, jak vysvětluje článek DPP, nebo DPČ.
Kdy zaměstnavatel evidenční list ještě dělá
Přechodná ustanovení zákona č. 360/2025 Sb. a § 38a zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení ponechávají zaměstnavateli evidenční list v těchto případech:
- za kalendářní rok 2025 a starší, včetně opravných a dodatečných listů, podle dosavadních pravidel,
- když účast zaměstnance na důchodovém pojištění skončila před 1. 4. 2026,
- na výzvu ČSSZ s údaji za rok 2026, do 8 dnů od výzvy,
- když z údajů v měsíčních hláškách nelze evidenční list sestavit,
- u příslušníků ozbrojených sil.
Evidenční list se nevede u zaměstnance, který pobírá starobní důchod v plné výši, pokud nebyl účasten důchodového pojištění v cizině.
Úschova záznamů
Mzdové listy nebo účetní záznamy s údaji pro důchodové pojištění uchovává zaměstnavatel podle § 35a odst. 4 zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení 45 kalendářních roků po roce, kterého se týkají. U poživatelů starobního důchodu 10 kalendářních roků. Mezi záznamy patří vždy doklady o vzniku a skončení pracovního vztahu, záznamy o pracovních úrazech a evidence pracovní doby. Když firma zaniká bez nástupce, musí úschovu zajistit a oznámit, kde doklady jsou. Další lhůty shrnuje článek o archivaci účetních dokladů.
Sankce
Podle § 28 zákona o jednotném měsíčním hlášení hrozí za nepodání hlášení ve lhůtě pokuta až do násobku počtu evidovaných zaměstnanců a 5 000 Kč. Za nepřihlášení zaměstnavatele nebo zaměstnance hrozí až 100 000 Kč, za neodhlášení zaměstnance až 50 000 Kč. Za neprovádění úschovy nebo nevedení evidence hrozí podle § 54 zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení až 300 000 Kč.
Když byl kvůli chybným údajům zaměstnavatele vyplacen důchod neprávem nebo ve vyšší výši, musí zaměstnavatel přeplatek nahradit.
Šest věcí, které si zaměstnavatel ohlídá
Kontrolní seznam pro mzdovou agendu malé firmy.
- Měsíční hlášení odešlete vždy do 20. dne následujícího měsíce.
- Nového zaměstnance přihlaste ještě před nástupem do práce.
- Zdravotní pojišťovnu nezapomeňte, hlásí se zvlášť.
- Evidenční listy za rok 2025 a starší řešte ještě postaru.
- Výzvu ČSSZ vyřiďte do 8 dnů od doručení.
- Mzdové listy uchovávejte 45 let, i když firma skončí.
Termíny výplaty a srážky ze mzdy popisuje článek o výplatě mzdy. Další povinnosti shrnuje náš průvodce zaměstnáváním lidí.
Časté otázky
Musí zaměstnavatel ještě posílat evidenční listy důchodového pojištění?
Za rok 2026 a dál běžně ne, sestavuje je ČSSZ z měsíčních hlášení. Za rok 2025 a starší a v přechodných případech ano.
Do kdy se podává jednotné měsíční hlášení?
Od 1. do 20. dne měsíce následujícího po měsíci, za který se hlásí.
Kdy se přihlašuje nový zaměstnanec?
Nejpozději před nástupem do práce, nejdříve 8 dnů předem.
Nahrazuje jednotné hlášení i oznámení zdravotní pojišťovně?
Ne. Zdravotní pojišťovně se nástup a skončení zaměstnance hlásí dál zvlášť.
Kde zaměstnanec najde svůj evidenční list?
Na ePortálu ČSSZ po elektronickém přihlášení, na žádost mu ho ČSSZ zašle.
Jak dlouho se uchovávají mzdové listy?
45 kalendářních roků, u poživatelů starobního důchodu 10 kalendářních roků.
Zdroje
- Zákon o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele, zákon č. 323/2025 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, § 35a, 38, 38a a 54, zákon č. 582/1991 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Zákon č. 360/2025 Sb., přechodná ustanovení k evidenčním listům (zakonyprolidi.cz)
- Evidenční listy důchodového pojištění, Česká správa sociálního zabezpečení (cssz.gov.cz)
- Co je JMHZ, Česká správa sociálního zabezpečení (cssz.gov.cz)
