Odběratel vrátil fakturu s tím, že chybí razítko a podpis, a účetní se ptá, zda ji má vůbec zaúčtovat. Náležitosti faktury se liší podle toho, kdo ji vystavuje. Plátce DPH vystavuje daňový doklad podle § 29 zákona o DPH, neplátce se řídí hlavně § 435 občanského zákoníku a případně zákonem o účetnictví. Razítko, podpis, číslo účtu ani datum splatnosti mezi zákonné náležitosti daňového dokladu nepatří.
Za správnost údajů na daňovém dokladu a za jeho vystavení včas odpovídá podle § 26 odst. 4 zákona o DPH vždy dodavatel, i když doklad fakticky vystaví účetní firma. Odběratel ale nese následky také: bez řádného dokladu musí nárok na odpočet prokazovat jinak.
Ve zkratce
- Plátce DPH vystavuje daňový doklad do 15 dnů ode dne, kdy vznikla povinnost přiznat daň.
- Povinné údaje daňového dokladu vyjmenovává § 29 odst. 1 zákona o DPH, výše daně se uvádí v české měně.
- Zjednodušený daňový doklad lze vystavit, když celková částka nepřesáhne 10 000 Kč.
- Neplátce uvádí na faktuře jméno, sídlo, údaj o zápisu v rejstříku nebo evidenci a IČO podle § 435 občanského zákoníku.
- Faktura v PDF poslaná e-mailem je elektronický doklad, pokud s ním odběratel souhlasí, i mlčky.
- Daňové doklady se uchovávají 10 let od konce zdaňovacího období, v němž se plnění uskutečnilo.
Daňový doklad plátce DPH
Plátce musí daňový doklad vystavit mimo jiné při dodání zboží nebo poskytnutí služby jinému podnikateli nebo právnické osobě a při přijetí zálohy, ze které vznikla povinnost přiznat daň. Lhůta je podle § 28 odst. 8 patnáct dnů ode dne, kdy vznikla povinnost přiznat daň nebo plnění. U služeb s místem plnění v jiném státě a u dodání zboží do jiného členského státu běží patnáct dnů od konce měsíce, v němž se plnění uskutečnilo.
Povinné údaje podle § 29
Zákon vyjmenovává dvanáct údajů, které musí běžný daňový doklad obsahovat. Označením se přitom rozumí obchodní firma nebo jméno, případný dodatek a sídlo.
| Údaj | Poznámka |
|---|---|
| Označení dodavatele a jeho DIČ | Firma nebo jméno a sídlo |
| Označení odběratele a jeho DIČ | DIČ jen pokud bylo přiděleno |
| Evidenční číslo dokladu | Jednoznačné v řadě dokladů |
| Rozsah a předmět plnění | Co a v jakém množství bylo dodáno |
| Den vystavení | Vždy |
| Den uskutečnění plnění nebo přijetí úplaty | Pokud se liší ode dne vystavení |
| Jednotková cena bez daně a sleva | Sleva jen pokud není v jednotkové ceně |
| Základ daně, sazba daně a výše daně | Výše daně v české měně |
Podle § 29 odst. 3 nemusí doklad obsahovat DIČ, které nebylo přiděleno, u zálohy rozsah plnění, pokud ještě není znám, a u osvobozeného plnění nebo přenesené daňové povinnosti sazbu a výši daně. Rozdíl mezi IČO, DIČ a statusem plátce vysvětluje článek o ověření IČO a DIČ obchodního partnera.
Doplňkové údaje ve zvláštních situacích
Některé situace vyžadují na dokladu text navíc. U osvobozeného plnění odkaz na příslušné ustanovení zákona nebo směrnice. Když doklad vystavuje odběratel za dodavatele, text „vystaveno zákazníkem“. U přenesené daňové povinnosti text „daň odvede zákazník“. Kdy se reverse charge použije, rozebírá článek o přenesené daňové povinnosti na faktuře.
Zjednodušený daňový doklad do 10 000 Kč
Když celková částka za plnění na dokladu nepřesáhne 10 000 Kč, může plátce vystavit zjednodušený daňový doklad. Podle § 30a nemusí obsahovat označení a DIČ odběratele, jednotkovou cenu bez daně, základ daně ani výši daně. Pokud výši daně neobsahuje, musí uvádět celkovou částku za plnění. Údaje o dodavateli, evidenční číslo, předmět plnění, datum a sazba daně zůstávají povinné.
Zjednodušený doklad nelze vystavit u osvobozeného dodání zboží do jiného členského státu, u prodeje zboží na dálku, u plnění v režimu přenesené daňové povinnosti a u prodeje tabákových výrobků za jiné než pevné ceny konečným spotřebitelům.
Faktura neplátce DPH
Neplátce daňový doklad nevystavuje, protože povinnost podle § 28 má jen plátce. Jako podnikatel ale musí podle § 435 občanského zákoníku uvádět na obchodních listinách své jméno a sídlo. Podnikatel zapsaný v obchodním rejstříku uvádí i údaj o zápisu včetně oddílu a vložky, živnostník údaj o zápisu do jiné evidence, typicky živnostenského rejstříku. Bylo-li přiděleno IČO, uvádí se také.
Musí tam být „není plátce DPH“?
Zákon o DPH ani občanský zákoník tuto větu nevyžadují. V praxi se uvádí proto, aby odběratel věděl, že na dokladu není daň k odpočtu. Pozor na opačnou chybu: podle § 108 odst. 4 písm. g) zákona o DPH musí daň přiznat a zaplatit i ten, kdo ji uvede na dokladu, přestože plátcem není.
Neplátce, který vede účetnictví
Pokud neplátce vede účetnictví, například jako s.r.o., je jeho faktura účetním dokladem. Podle § 11 zákona o účetnictví pak musí obsahovat označení dokladu, obsah účetního případu a jeho účastníky, peněžní částku, okamžik vyhotovení, okamžik uskutečnění účetního případu, pokud se liší, a podpisový záznam. Ten může mít i elektronickou podobu a může být společný pro více dokladů. OSVČ v daňové evidenci takový výčet nemá a vychází z § 435 občanského zákoníku.
Elektronická faktura a PDF e-mailem
Podle § 26 odst. 3 zákona o DPH má doklad elektronickou podobu, když je vystaven i obdržen elektronicky. S tím musí souhlasit odběratel, forma souhlasu ale předepsaná není. Generální finanční ředitelství v informaci k fakturaci uvádí, že souhlas může být i tichý, například tím, že odběratel doklad zaúčtuje.
U každého dokladu musí být až do konce doby uchovávání zajištěna věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost. Elektronický podpis k tomu není povinný. Podle § 34 stačí kontrolní mechanismy procesů, které doklad spolehlivě spojí s plněním: objednávka, dodací list a platba. Finanční správa doporučuje u PDF posílat faktury z předem domluvené fakturační adresy.
Měna, kurz a zaokrouhlení
Výše daně se na daňovém dokladu uvádí v české měně, ostatní údaje mohou být v cizí měně. Pro přepočet se podle § 4 odst. 8 použije kurz platný ke dni vzniku povinnosti přiznat daň, tedy kurz ČNB, nebo referenční kurz Evropské centrální banky. Uvést použitý kurz na dokladu § 29 výslovně nevyžaduje, v praxi ho ale účetní ocení.
Částka vzniklá zaokrouhlením celkové úplaty na celé koruny se podle § 36 odst. 5 do základu daně nezahrnuje. Daň lze vypočítat shora ze základu, nebo zdola z ceny včetně daně.
Chybná faktura a její oprava
Když faktura neobsahuje všechny náležitosti, odběratel o nárok na odpočet automaticky nepřichází. Podle § 73 odst. 5 ho může prokázat i jinak, je to ale složitější. Je-li na dokladu daň vyšší, než má být, odečte si jen daň podle zákona, je-li nižší, jen tu uvedenou.
Chybu ve fakturaci řeší dodavatel opravou, změnu po plnění, třeba slevu nebo vrácení zboží, opravným daňovým dokladem. Co musí opravný doklad obsahovat a jak postupovat při vrácení části objednávky, vysvětluje článek o dobropisu a opravném daňovém dokladu.
Jak dlouho doklady uchovávat
Daňové doklady se podle § 35 zákona o DPH uchovávají deset let od konce zdaňovacího období, v němž se plnění uskutečnilo. Účetní doklady podle zákona o účetnictví pět let od konce účetního období, pokud je jiný předpis nevyžaduje déle. Daňová evidence OSVČ se uchovává po dobu, kdy neuplynula lhůta pro stanovení daně.
Šest mýtů o fakturách
Následující požadavky se v praxi objevují často, ale zákon o DPH je nestanoví.
- Razítko. Není v § 29 zákona o DPH, v zákoně o účetnictví ani v § 435 občanského zákoníku.
- Vlastnoruční podpis. Zákon o DPH ho nevyžaduje. Účetní jednotky řeší podpisový záznam, který může být elektronický.
- Číslo bankovního účtu. Není povinnou náležitostí. Platba na nezveřejněný účet plátce ale může založit ručení odběratele za DPH.
- Datum splatnosti. Mezi náležitostmi daňového dokladu není. Splatnost se řídí smlouvou, případně zákonem, jak vysvětluje článek o splatnosti faktury mezi podnikateli.
- Věta „nejsem plátce DPH“. Zákon ji nevyžaduje, jen je užitečná.
- PDF e-mailem není platná faktura. Je, pokud s ní odběratel souhlasí a je zajištěna věrohodnost původu a neporušenost.
Všechny články o fakturaci a pohledávkách seřazené podle fáze najdete v rozcestníku k fakturám a DPH.
Jaký kurz použít, když fakturujete v eurech, vysvětluje článek o faktuře v cizí měně.
Jak dlouho faktury uchovávat, vysvětluje článek o archivaci účetních a daňových dokladů.
Časté otázky
Do kdy musí plátce DPH vystavit fakturu?
Do 15 dnů ode dne, kdy vznikla povinnost přiznat daň nebo plnění. U služeb s místem plnění v jiném státě a dodání zboží do jiného členského státu do 15 dnů od konce měsíce, v němž bylo plněno.
Musí být faktura podepsaná a orazítkovaná?
Zákon o DPH podpis ani razítko nevyžaduje. U účetního dokladu zákon o účetnictví požaduje podpisový záznam, který může mít elektronickou podobu.
Co musí obsahovat faktura neplátce DPH?
Jméno nebo firmu, sídlo, údaj o zápisu v obchodním rejstříku nebo jiné evidenci a IČO, bylo-li přiděleno. Pokud neplátce vede účetnictví, také náležitosti účetního dokladu podle zákona o účetnictví.
Kdy lze vystavit zjednodušený daňový doklad?
Když celková částka za plnění na dokladu nepřesáhne 10 000 Kč. Nelze ho použít například u přenesené daňové povinnosti nebo u dodání zboží do jiného členského státu.
Je faktura v PDF poslaná e-mailem platná?
Ano, pokud s elektronickým dokladem odběratel souhlasí, i mlčky, a je zajištěna věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost. Elektronický podpis není povinný.
Jak dlouho se faktury uchovávají?
Daňové doklady 10 let od konce zdaňovacího období, v němž se plnění uskutečnilo. Účetní doklady zpravidla 5 let od konce účetního období.
Zdroje
- Zákon o dani z přidané hodnoty, § 26 až 35a a § 73, zákon č. 235/2004 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Občanský zákoník, § 435, zákon č. 89/2012 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Informace k pravidlům fakturace, Generální finanční ředitelství (financnisprava.gov.cz)
- Zákon o účetnictví, § 11 a § 31, zákon č. 563/1991 Sb. (zakonyprolidi.cz)
