Elektronický podpis: prostý, nebo uznávaný

Elektronický podpis ve firmě není jeden druh, ale tři úrovně, a každá stačí na něco jiného. Smlouvu s dodavatelem můžete obvykle podepsat i v běžné online aplikaci, podání úřadu ale potřebuje uznávaný podpis, nebo ho nahradí datová schránka. Faktura podpis vůbec mít nemusí. Kde zákon chce úředně ověřený podpis nebo notářský zápis, pomůže jen kvalifikovaná technika, a ani ta vždy.

Obsah

Ve zkratce

Nařízení eIDAS rozlišuje prostý, zaručený a kvalifikovaný elektronický podpis.
Mezi podnikateli lze použít jakýkoli typ podpisu, riziko je hlavně důkazní.
Vůči úřadům a soudům platí jen uznávaný podpis, nebo odeslání z datové schránky statutárem.
Daňový doklad podpis mezi povinnými náležitostmi nemá.
Převod podílu v s.r.o. potřebuje úředně ověřené podpisy, elektronická náhrada má podmínky.
Evropskou peněženku digitální identity má stát podle nařízení nabídnout do 24. 12. 2026.

Tři druhy elektronického podpisu

Elektronický podpis má podle nařízení eIDAS tři úrovně: prostý, zaručený a kvalifikovaný. Český zákon č. 297/2016 Sb. k nim přidává pojem uznávaný podpis, kterým je kvalifikovaný podpis nebo zaručený podpis založený na kvalifikovaném certifikátu.

Druhy podpisů definuje evropské nařízení eIDAS (č. 910/2014), kdy se který musí použít, určuje český zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru.

Prostý elektronický podpis

Jde o jakákoli data v elektronické podobě, která podepisující připojí k dokumentu a použije k podpisu. Patří sem jméno pod e-mailem, kliknutí na souhlas nebo podpis prstem na tabletu. Podle nařízení mu nelze upírat právní účinky jen proto, že je elektronický.

Zaručený elektronický podpis

Je jednoznačně spojen s podepisujícím, umožní ho identifikovat, vzniká z dat pod jeho výhradní kontrolou a odhalí každou pozdější změnu dokumentu.

Kvalifikovaný a uznávaný podpis

Kvalifikovaný podpis je zaručený podpis vytvořený kvalifikovaným prostředkem (čipová karta, token, eObčanka nebo vzdálená správa u poskytovatele) a založený na kvalifikovaném certifikátu. Má stejný účinek jako vlastnoruční podpis. Uznávaný podpis je český pojem podle § 6 odst. 2 zákona 297/2016 Sb.: buď zaručený podpis na kvalifikovaném certifikátu, nebo kvalifikovaný podpis.

Dokument	Jaký podpis stačí
Smlouva mezi podnikateli	Jakýkoli elektronický podpis
Faktura (daňový doklad)	Podpis není povinný
Podání úřadu nebo soudu	Uznávaný podpis, nebo datová schránka
Výpověď zaměstnanci e-mailem	Uznávaný podpis
Převod podílu v s.r.o.	Úředně ověřený podpis nebo jeho zákonná náhrada

Smlouvy mezi firmami

Smlouvu mezi podnikateli lze podle § 7 zákona č. 297/2016 Sb. podepsat jakýmkoli elektronickým podpisem, včetně online aplikace bez certifikátu. Výjimkou jsou věcná práva k nemovitostem a jednání, pro která zákon vyžaduje úředně ověřený podpis nebo notářský zápis.

Kdy stačí prostý podpis

Podle § 559 občanského zákoníku je forma právního jednání volná, pokud ji neomezí zákon nebo dohoda stran. Písemná forma je podle § 562 zachována i elektronicky, když jde zachytit obsah a určit jednající osobu. Zákon 297/2016 Sb. v § 7 dovoluje mimo úřady jakýkoli typ elektronického podpisu, takže obecně stačí i online aplikace bez certifikátu.

Kde je riziko

Prostý podpis je platný, ale ve sporu nese důkazní riziko strana, která se na něj odvolává. Pokud si strany sjednaly přísnější formu, musí ji dodržet. Kdo za firmu smí podpis vůbec připojit, řeší článek prokurista versus jednatel.

Kde elektronika sama nestačí

U věcných práv k nemovitostem musí být projevy stran na téže listině. Kde zákon chce úředně ověřený podpis nebo notářský zápis, prostý ani zaručený podpis nestačí.

Faktury a účetní doklady

Faktura jako daňový doklad podpis mít nemusí, protože § 29 zákona o DPH ho mezi náležitostmi neuvádí. Interní účetní doklad ale podle § 11 zákona o účetnictví potřebuje podpisový záznam osob odpovědných za účetní případ a zaúčtování.

Daňový doklad

Mezi náležitostmi daňového dokladu v § 29 zákona o DPH podpis není. Elektronickou fakturu musí odběratel odsouhlasit a podle § 34 musí být zajištěna věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost. Stačí k tomu kontrolní mechanismy procesů, uznávaný podpis, pečeť nebo EDI jsou jen další možnosti. Co faktura obsahovat musí, shrnuje článek o náležitostech faktury.

Účetní doklad

Zákon o účetnictví v § 11 vyžaduje podpisový záznam osob odpovědných za účetní případ a za zaúčtování. Stačí vlastnoruční podpis, uznávaný podpis nebo obdobný průkazný technický záznam. Jde o interní podpis v účetnictví, ne o podpis na faktuře pro odběratele.

Podání úřadům a soudům

Elektronické podání úřadu, soudu nebo finančnímu úřadu musí firma podepsat uznávaným podpisem podle § 6 zákona č. 297/2016 Sb. Podpis nahradí odeslání z datové schránky členem statutárního orgánu nebo pověřenou osobou.

Podepisování podání úřadu čipovou kartou — Podání úřadu nebo soudu firma elektronicky podepisuje uznávaným podpisem, nebo ho odešle z datové schránky.

Uznávaný podpis

Podle § 6 odst. 1 zákona 297/2016 Sb. lze dokument pro úřad, soud, finanční úřad nebo obchodní rejstřík elektronicky podepsat jen uznávaným podpisem. Povinnost kvalifikovaného podpisu a pečeti mají veřejnoprávní subjekty, ne běžné firmy.

Datová schránka místo podpisu

Úkon odeslaný z datové schránky má podle § 18 odst. 2 zákona 300/2008 Sb. stejné účinky jako podepsaná písemnost. U firmy musí zprávu odeslat člen statutárního orgánu nebo pověřená osoba. Vyžadují-li stanovy jednání dvou jednatelů, odeslání jedním z nich nestačí. Platí to jen vůči orgánům veřejné moci. Jak běží lhůty u doručených zpráv, popisuje článek o fikci doručení do datové schránky.

Finanční úřad

Daňový řád v § 71 připouští podání s uznávaným podpisem, s ověřenou identitou jako u datové schránky, přes Identitu občana nebo přes daňovou informační schránku. Podání bez podpisu musíte do 5 dnů potvrdit některým z těchto způsobů, jinak nemá účinky.

Plná moc, převod podílu a ověřený podpis

Smlouva o převodu podílu v s.r.o. vyžaduje podle § 209 zákona o obchodních korporacích úředně ověřené podpisy. Elektronicky je nahradí uznávaný podpis ověřitelný přes registr obyvatel nebo portál veřejné správy, případně elektronická legalizace na Czech POINTu.

Plná moc

Podle § 441 odst. 2 občanského zákoníku se obecná plná moc uděluje písemně. Vyžaduje-li jednání zvláštní formu, platí i pro plnou moc. Pro jednání ve formě veřejné listiny stačí plná moc s úředně ověřeným podpisem. Podrobnosti najdete v článku o plné moci za firmu.

Převod obchodního podílu

Smlouva o převodu podílu v s.r.o. musí mít podle § 209 zákona o obchodních korporacích písemnou formu s úředně ověřenými podpisy. Další kroky popisuje článek o převodu obchodního podílu.

Elektronická náhrada ověření podpisu

Podle § 6 zákona 12/2020 Sb., o právu na digitální služby, splní požadavek úředního ověření uznávaný podpis, pokud lze z registru obyvatel nebo portálu veřejné správy ověřit, že certifikát patří podepisujícímu. Druhou cestou je elektronická legalizace na Czech POINTu. Pro plnou moc k jednání vyžadujícímu notářský zápis první cesta nestačí. Rejstříkové soudy je podle advokátů nepřijímají vždy hladce.

Pracovní smlouvy a výpovědi

Pracovní smlouvu, DPP i DPČ lze podle § 21 zákoníku práce uzavřít elektronicky bez určeného typu podpisu. Výpověď e-mailem ale vyžaduje samostatný písemný souhlas zaměstnance, adresu mimo dispozici zaměstnavatele a uznávaný podpis, jinak zbývá datová schránka zaměstnance.

Uzavření na dálku

Pracovní smlouvu, DPP, DPČ a jejich změny lze podle § 21 zákoníku práce uzavřít elektronicky. Vyhotovení jde na soukromý e-mail zaměstnance, který může do 7 dnů od dodání odstoupit, pokud nezačal pracovat. Typ podpisu zákoník práce tu neurčuje.

Výpověď a mzdový výměr

Výpověď a další důležité písemnosti lze poslat e-mailem jen se souhlasem zaměstnance v samostatném písemném prohlášení, na adresu mimo dispozici zaměstnavatele a s uznávaným podpisem. Druhou cestou je datová schránka zaměstnance. Mzdový výměr lze od 1. 6. 2025 poslat i na firemní e-mail bez souhlasu, doručen je ale až potvrzením převzetí. Jak výměr připravit, popisuje článek o mzdovém výměru a příplatcích.

Modelový příklad

Modelová situace: Firma uzavře s novým zaměstnancem pracovní smlouvu elektronicky a vyhotovení mu dorazí na soukromý e-mail 2. února, nástup je sjednaný na 16. února. Protože zaměstnanec ještě nezačal pracovat, může od smlouvy odstoupit do 7 dnů od dodání. Kdyby se domluvili na nástupu už 4. února a zaměstnanec ten den začal pracovat, možnost odstoupit by tím ztratil.

Kde firma získá kvalifikovaný podpis a pečeť

Kvalifikovaný podpis a pečeť firma získá u poskytovatele z českého důvěryhodného seznamu, například u První certifikační autority, České pošty (PostSignum), eIdentity nebo Komerční banky. Aktuální seznam poskytovatelů vydává Digitální a informační agentura.

Poskytovatelé kvalifikovaných certifikátů

Kvalifikované certifikáty pro podpis a pečeť vydávají podle českého důvěryhodného seznamu například První certifikační autorita, a.s., Česká pošta, s.p. (PostSignum), eIdentity a.s. a Komerční banka, a.s. Vzdálenou správu podpisu nabízejí mimo jiné Software602 a.s. a SEFIRA spol. s r.o. Aktuální seznam vydává Digitální a informační agentura.

eObčanka a bankovní identita

Občanský průkaz s čipem vydávaný od 1. 7. 2018 je kvalifikovaný prostředek pro podpis, certifikát si ale držitel pořizuje u poskytovatele. Přihlášení bankovní identitou je identifikace, ne podpis.

Elektronická pečeť

Pečeť vytváří právnická osoba a potvrzuje původ a neporušenost dokumentu, nepodepisuje za konkrétního člověka. Soukromé firmě ji zákon obecně neukládá, hodí se například pro hromadně vystavované faktury.

Evropská peněženka digitální identity

Evropskou peněženku digitální identity musí podle nařízení eIDAS 2.0 nabídnout každý stát do 24. 12. 2026 a půjde s ní podepisovat kvalifikovaným podpisem. Soukromé subjekty se silným ověřením ji musí přijímat do 24. 12. 2027, mikropodniky a malé podniky mají výjimku.

Podle nařízení (EU) 2024/1183, označovaného jako eIDAS 2.0, musí každý stát nabídnout peněženku do 24. 12. 2026. Půjde s ní podepisovat kvalifikovaným podpisem, bezplatnost pro fyzické osoby smějí státy omezit na neprofesní použití. Soukromé subjekty se silným ověřením uživatele musí peněženku přijímat do 24. 12. 2027, mikropodniky a malé podniky mají výjimku. Český prováděcí zákon se zatím ve Sněmovně projednává jako návrh.

Šest chyb při elektronickém podepisování

Prostý podpis na podání úřadu. Úřad potřebuje uznávaný podpis nebo datovou schránku.
Odeslání z datové schránky jedním jednatelem, když stanovy chtějí podpis dvou.
Výpověď e-mailem bez souhlasu zaměstnance a bez uznávaného podpisu.
Převod podílu podepsaný v aplikaci bez úředního ověření nebo jeho zákonné náhrady.
Nepotvrzené podání finančnímu úřadu, které do 5 dnů ztratí účinky.
Záměna přihlášení a podpisu, bankovní identita sama dokument nepodepíše.

Další témata kolem podpisů, smluv a datové schránky shrnuje náš průvodce založením a vedením firmy.

Časté otázky

Stačí na smlouvu s dodavatelem podpis v online aplikaci bez certifikátu?

Obecně ano. Mezi podnikateli lze podle zákona o službách vytvářejících důvěru použít jakýkoli typ elektronického podpisu a písemná forma je zachována, když jde určit obsah a jednající osobu. Výjimkou jsou nemovitosti a jednání, kde zákon chce ověřený podpis nebo notářský zápis. Riziko je hlavně důkazní, pokud by podpis někdo zpochybnil.

Jaký je rozdíl mezi zaručeným, kvalifikovaným a uznávaným podpisem?

Zaručený podpis splňuje čtyři technické požadavky nařízení eIDAS, například jednoznačné spojení s podepisujícím a odhalení pozdější změny. Kvalifikovaný je navíc vytvořen kvalifikovaným prostředkem na kvalifikovaném certifikátu a má účinek vlastnoručního podpisu. Uznávaný je český pojem, který zahrnuje kvalifikovaný podpis i zaručený podpis na kvalifikovaném certifikátu.

Potřebuje firma uznávaný podpis na podání úřadu?

Pokud dokument pro úřad podepisuje elektronicky, ano. Podpis ale nahradí odeslání z datové schránky firmy, když zprávu pošle statutární orgán nebo pověřená osoba. Finančnímu úřadu lze podat také přes Identitu občana, nebo podání bez podpisu potvrdit do 5 dnů jedním z povolených způsobů.

Musí být faktura podepsaná?

Ne, podpis mezi náležitostmi daňového dokladu podle zákona o DPH není. U elektronické faktury musí být zajištěn věrohodný původ, neporušenost a čitelnost, což zvládnou kontrolní mechanismy procesů. Uznávaný podpis, pečeť nebo EDI jsou jen další možnosti. Interní účetní doklad ale potřebuje podpisový záznam odpovědných osob.

Můžu uzavřít pracovní smlouvu nebo DPP elektronicky?

Ano, zákoník práce to v § 21 připouští. Vyhotovení se posílá na soukromý e-mail, který zaměstnanec písemně sdělil, a zaměstnanec může do 7 dnů od dodání odstoupit, pokud ještě nezačal pracovat. Výpověď e-mailem je složitější, potřebuje souhlas zaměstnance a uznávaný podpis.

Co přinese evropská peněženka digitální identity?

Podle nařízení eIDAS 2.0 ji má stát nabídnout do 24. 12. 2026 a půjde s ní podepisovat kvalifikovaným podpisem. Fyzickým osobám má být podpis poskytnut zdarma, státy ale mohou bezplatnost omezit na neprofesní použití. Mikropodniky a malé firmy nemají povinnost peněženku od zákazníků přijímat.