Neplacené volno zákoník práce výslovně neupravuje, jde o dohodu zaměstnance se zaměstnavatelem, na kterou zaměstnanec nemá nárok. Zaměstnavatel žádosti vyhovět může, ale nemusí, a naopak nesmí volno bez náhrady mzdy nařídit jen proto, že nemá práci.
Za dny volna zaměstnanec doplácí zdravotní pojištění do minimálního vyměřovacího základu a nemocenské za plánované dny volna nedostane. Celý kalendářní měsíc bez příjmu se mu navíc nezapočte do doby důchodového pojištění.
Ve zkratce
- Na neplacené volno na žádost není nárok, vzniká jen dohodou.
- V zákonných případech musí zaměstnavatel volno dát, někdy bez náhrady mzdy.
- Místo náhrady mzdy při nedostatku práce nelze neplacené volno nařídit ani dohodnout.
- Zaměstnanec doplácí zdravotní pojištění 13,5 % z rozdílu do minimálního vyměřovacího základu.
- Nemocenské se za dny plánovaného volna nevyplácí.
- Měsíc bez započitatelného příjmu se nepočítá do doby důchodového pojištění.
Neplacené volno na žádost je dohoda, ne nárok
Neplacené volno na žádost zaměstnance vzniká jen dohodou se zaměstnavatelem, protože zákoník práce na ně nárok nedává. Zaměstnavatel může žádost odmítnout a dohoda platí i ústně, písemná ale usnadní mzdové účetnictví i případný spor.
Zákoník práce zaměstnanci nedává právo na volno z libovolného osobního důvodu. Volno na žádost proto vzniká jen dohodou a zaměstnavatel může žádost odmítnout. Nejvyšší soud v rozsudku 21 Cdo 496/2022 uvedl, že takovou dohodu lze uzavřít při překážkách na straně zaměstnance, tedy kvůli jeho osobním záležitostem. Vstřícnost k žádostem je součástí péče o klíčové lidi, kterou rozebírá článek o talent managementu v malé firmě.
Písemná dohoda se vyplatí
Písemnou formu zákon pro neplacené volno nepředepisuje, platná je i ústní dohoda. Přesto ji sepište. Do dohody patří začátek a konec volna, údaj, že jde o volno na žádost zaměstnance bez náhrady mzdy, a případně ujednání o napracování, které podle § 78 odst. 1 písm. i) není prací přesčas. Záznam pomůže mzdové účetní i v případném sporu.
Kdy musí zaměstnavatel dát volno, i když ho neplatí
Volno bez náhrady mzdy musí zaměstnavatel poskytnout u zákonných osobních překážek podle § 199 zákoníku práce a nařízení vlády č. 590/2006 Sb., například při stěhování nebo hledání nového zaměstnání. Totéž platí pro veřejné funkce a občanské povinnosti.
U zákonných překážek v práci zaměstnavatel volno poskytnout musí, někdy ale bez náhrady mzdy. Okruh osobních překážek určuje § 199 zákoníku práce spolu s přílohou nařízení vlády č. 590/2006 Sb. Pokud zaměstnanec o překážce ví předem, musí o volno včas požádat a překážku je povinen prokázat (§ 206 odst. 1 a 2).
Osobní překážky bez náhrady mzdy
| Situace | Rozsah volna | Náhrada mzdy |
|---|---|---|
| Vlastní svatba | 2 dny | Jen za den obřadu |
| Svatba rodiče | 1 den | Bez náhrady |
| Účast při porodu manželky nebo družky | Nezbytně nutná doba | Bez náhrady, převoz do porodnice a zpět s náhradou |
| Úmrtí manžela, druha, dítěte, vnoučete, rodiče, prarodiče nebo sourozence | Až 5 dalších dnů nad placené dny | Bez náhrady |
| Doprovod ostatních rodinných příslušníků k lékaři | Nejvýše 1 den | Bez náhrady |
| Přestěhování s vlastním bytovým zařízením | Nejvýše 2 dny | Bez náhrady, v zájmu zaměstnavatele s náhradou |
| Hledání nového zaměstnání | Nejvýše 2 dny při výpovědi podle § 52 písm. f) až h), jinak nejvýše 4 dny | Bez náhrady |
| Nepředvídané přerušení dopravy nebo zpoždění hromadné dopravy | Nezbytně nutná doba | Bez náhrady |
Veřejné funkce a občanské povinnosti
Podle § 200 zákoníku práce musí zaměstnavatel poskytnout volno v nezbytně nutném rozsahu k výkonu veřejných funkcí, občanských povinností a jiných úkonů v obecném zájmu. Náhrada mzdy přitom nepřísluší, pokud zákon, dohoda nebo vnitřní předpis neurčí jinak. Na veřejnou funkci vedle zaměstnání dává zákon nejvýše 20 pracovních dnů v kalendářním roce.
Rodičovská dovolená je jiný případ
Rodičovská dovolená je nárok. Zaměstnavatel ji podle § 196 zákoníku práce musí poskytnout na písemnou žádost podanou aspoň 30 dnů předem, nejdéle do tří let věku dítěte. Po třetích narozeninách dítěte je další volno jen věcí dohody. Na co myslet u rodičů a dalších situací při zaměstnávání, shrnuje průvodce pro zaměstnavatele v malé firmě.
Neplacené volno nelze nařídit
Neplacené volno nemůže zaměstnavatel nařídit ani dohodnout místo náhrady mzdy, když nemá práci. Nedostatek práce je překážkou na straně zaměstnavatele a k vzdání se náhrady mzdy se podle § 346c a § 4a odst. 4 zákoníku práce nepřihlíží.
Zaměstnavatel musí podle § 38 zákoníku práce přidělovat práci podle pracovní smlouvy. Když práce není, jde o překážku na straně zaměstnavatele a náleží náhrada mzdy podle § 207 až 209: při prostoji nejméně 80 % průměrného výdělku, při přerušení práce kvůli počasí nejméně 60 % a u jiných překážek 100 %. Zaměstnanec se podle § 346c nemůže vzdát práva na mzdu ani její náhrady a k takovému vzdání se podle § 4a odst. 4 nepřihlíží.
Co k tomu řekl Nejvyšší soud
V rozsudku 21 Cdo 496/2022 ze dne 23. 8. 2022 řešil Nejvyšší soud řidiče zájezdové dopravy v době covidu, kdy firma neměla práci. K ujednání, jímž zaměstnanec zprošťuje zaměstnavatele povinnosti platit náhradu mzdy, se podle soudu nepřihlíží. Podpis zaměstnance tedy firmu nezbaví povinnosti náhradu zaplatit.
Zdravotní a sociální pojištění
Za neplacené volno doplácí zaměstnanec zdravotní pojištění 13,5 % z rozdílu mezi hrubou mzdou a minimálním vyměřovacím základem, tedy minimální mzdou, a platí ho přes zaměstnavatele. Sociální pojištění se za dny volna neplatí, protože žádný příjem není.
Doplatek do minimálního vyměřovacího základu
Minimálním vyměřovacím základem zaměstnance pro zdravotní pojištění je minimální mzda (§ 3 odst. 6 zákona č. 592/1992 Sb.). Když je hrubá mzda za měsíc kvůli neplacenému volnu nižší, musí zaměstnanec podle § 3 odst. 10 doplatit pojistné 13,5 % z rozdílu. Platí ho prostřednictvím zaměstnavatele, který ho srazí a odvede pojišťovně. Při překážkách na straně zaměstnavatele doplácí rozdíl naopak firma.
Několik dní, nebo celý měsíc
Dosáhne-li hrubá mzda za měsíc i přes volno aspoň minimální mzdy, na pojistné to vliv nemá. Při volnu přes celý měsíc platí zaměstnanec podle Všeobecné zdravotní pojišťovny pojistné z celého minimálního základu sám a základ se kvůli volnu nekrátí. Povinnost se netýká skupin z § 3 odst. 8, například osob, za které platí pojistné stát, nebo držitelů průkazu ZTP a ZTP/P.
Sociální pojištění se neplatí
Pojistné na sociální zabezpečení se počítá z úhrnu zúčtovaných příjmů. Za dny volna žádný příjem není a minimum u zaměstnanců neexistuje. Městský soud v Praze to v rozsudku 2 Ad 43/2015 ze dne 3. 6. 2020 shrnul tak, že po dobu neplaceného volna se hradí jen zdravotní, nikoli sociální pojistné.
Nemocenská a důchod
Nemocenské pojištění během neplaceného volna trvá, ale nemocenské ani náhrada mzdy se za plánované dny volna nevyplácejí, pokud nemoc vznikla nejdříve den po nástupu na volno. Celý měsíc volna se nezapočte do doby důchodového pojištění.
Pojištění trvá, dávka se nevyplácí
Nemocenské pojištění během volna trvá, podle § 28 odst. 5 zákona č. 187/2006 Sb. se ale nemocenské nevyplácí za dobu, po kterou mělo trvat volno bez náhrady příjmu, pokud neschopnost vznikla nejdříve den po nástupu na volno. Dávka náleží až po plánovaném konci volna, obdobně u ošetřovného. Náhrada mzdy za prvních 14 dnů se podle § 192 zákoníku práce řídí stejnými podmínkami, takže ji zaměstnavatel za tyto dny neplatí. Výjimkou je mimo jiné pracovní úraz a nemoc z povolání.
Evidence dnů volna
Zaměstnavatel musí vést evidenci dnů volna bez náhrady příjmu, které poskytl tam, kde na ně zaměstnanec neměl nárok, a uchovávat ji 10 let (§ 95 písm. d) a § 96 zákona o nemocenském pojištění). Patří sem právě volno na žádost. Jak nastavit lhůty pro další mzdové písemnosti, popisuje článek o archivaci účetních dokladů a mezd.
Započtení do důchodu
Podle § 11 odst. 2 zákona č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění, se za dobu pojištění nepovažuje kalendářní měsíc bez příjmu započitatelného do vyměřovacího základu, pokud k tomu nevedly omluvné důvody. Neplacené volno mezi ně nepatří. Volno přes celý měsíc proto znamená, že se měsíc do doby pojištění nezapočte. Kratší volno dobu pojištění nezkracuje, ale snižuje příjmy, ze kterých se důchod počítá.
Modelový příklad
Modelová situace: Zaměstnanec si dohodne neplacené volno od 1. do 14. června a 5. června onemocní. Neschopnost vznikla až po nástupu na volno, proto za dny od 5. do 14. června nedostane nemocenské ani náhradu mzdy. Peníze za dobu nemoci mu mohou náležet až za dny po plánovaném konci volna, tedy od 15. června. Výjimku by měl například při pracovním úrazu.
Dovolená
Dovolenou za neplacené volno krátit nelze, od 1. 1. 2021 se krátí jen za neomluveně zameškané směny. Delší volno ale může snížit nárok, protože dovolená se počítá z odpracované doby a celá náleží za 52 odpracovaných týdnů.
Za neplacené volno se dovolená nekrátí
Od 1. 1. 2021 lze dovolenou krátit jen za neomluveně zameškané směny (§ 223 zákoníku práce ve znění zákona č. 285/2020 Sb.). Neplacené volno je dohodnutá nepřítomnost, krácení se ho proto netýká.
Nárok se ale může snížit
Dovolená se počítá z odpracované doby. Celá náleží tomu, kdo v kalendářním roce odpracoval 52 týdnů v rozsahu stanovené týdenní pracovní doby, jinak vzniká poměrná část (§ 213). Delší neplacené volno tak může nárok snížit. O kolik, záleží na výkladu, protože zákon výslovně neříká, jak volno na žádost pro dovolenou posuzovat. Dopad proto se zaměstnancem domluvte předem a zapište do dohody.
Šest věcí, které ohlídat při schvalování neplaceného volna
- Ověřte důvod žádosti. Stěhování, pohřeb nebo hledání nového místa jsou zákonné překážky, které poskytnout musíte.
- Nenahrazujte volnem prostoj. Když firma nemá práci, náleží náhrada mzdy bez ohledu na souhlas zaměstnance.
- Sepište dohodu. Uveďte začátek a konec volna a případné napracování.
- Upozorněte na zdravotní pojištění. Doplatek do minimálního základu jde za zaměstnancem.
- Vysvětlete, co se stane při nemoci. Za plánované dny volna se nemocenské ani náhrada mzdy nevyplácí.
- Domluvte dopad na dovolenou. Zapište ho do dohody a dny volna zaneste do evidence.
Další povinnosti zaměstnavatele shrnuje náš průvodce zaměstnáváním lidí v malé firmě.
Související témata řadí průvodce pracovní dobou pro zaměstnavatele.
Placenou alternativou, kterou zákon neupravuje, jsou sick days.
Časté otázky
Má zaměstnanec na neplacené volno nárok?
Obecně ne. Zákoník práce volno na žádost z osobních důvodů neupravuje, takže vzniká jen dohodou a zaměstnavatel ho poskytnout nemusí. Nárok na volno bez náhrady mzdy vzniká jen v zákonných případech, například při stěhování nebo hledání nového místa.
Může zaměstnavatel poslat zaměstnance na neplacené volno, když nemá práci?
Nemůže. Nedostatek práce je překážka na straně zaměstnavatele a zaměstnanci za ni náleží náhrada mzdy. Nejvyšší soud v rozsudku 21 Cdo 496/2022 uvedl, že k dohodě, kterou se zaměstnanec náhrady vzdává, se nepřihlíží, takže firmu podpis zaměstnance nechrání.
Musí být žádost o neplacené volno písemná?
Zákon písemnou formu u neplaceného volna nepředepisuje, platná je i ústní dohoda. Písemná dohoda se ale vyplatí, protože jasně určí začátek a konec volna i případné napracování a slouží jako podklad pro mzdovou účetní.
Kdo platí zdravotní pojištění za dobu neplaceného volna?
Zaměstnanec. Pokud jeho hrubá mzda za měsíc nedosáhne minimálního vyměřovacího základu, tedy minimální mzdy, doplácí pojistné 13,5 % z rozdílu. Zaměstnavatel ji jen srazí a odvede. Výjimku mají například osoby, za které platí pojistné stát.
Přijde zaměstnanec kvůli neplacenému volnu o dovolenou?
Krátit dovolenou za neplacené volno nelze, od 1. 1. 2021 se krátí jen za neomluvenou absenci. Nárok se ale počítá z odpracované doby, takže delší volno ho může snížit. Jak přesně, zákon výslovně neříká, proto je dobré dopad domluvit předem.
Co když zaměstnanec během neplaceného volna onemocní?
Za dny plánovaného volna nedostane nemocenské ani náhradu mzdy, pokud nemoc vznikla den po nástupu na volno nebo později. Dávka náleží až od plánovaného konce volna. Výjimkou je mimo jiné pracovní úraz a nemoc z povolání.
Zdroje
- Zákoník práce, § 196, 199, 200, 207 až 209, 213, 223 a 346c, zákon č. 262/2006 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Nařízení vlády o překážkách v práci, nařízení vlády č. 590/2006 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Rozsudek NS 21 Cdo 496/2022, portál Ministerstva práce a sociálních věcí (mpsv.cz)
- Zákon o pojistném na zdravotní pojištění, § 3, zákon č. 592/1992 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Zákon o nemocenském pojištění, § 10, 28 a 95, zákon č. 187/2006 Sb. (zakonyprolidi.cz)
