Vyslání zaměstnance do jiného státu EU řídí tři předpisy a každý hlídá něco jiného. Nařízení EU o koordinaci sociálního zabezpečení určuje, kde se platí pojistné, a dokladem je formulář A1. Směrnice o vysílání pracovníků určuje mzdu a pracovní podmínky v hostitelské zemi. Zákoník práce ukládá české firmě dohodu se zaměstnancem a písemnou informaci předem.
Ve zkratce
- Vyslaný zaměstnanec zůstává v českém sociálním a zdravotním pojištění, pokud předpokládaná doba vyslání nepřesáhne 24 měsíců.
- Formulář A1 vystavuje místně příslušná územní správa sociálního zabezpečení.
- Mzda včetně sazeb za přesčasy se řídí předpisy hostitelského státu, výhodnější české podmínky zůstávají.
- Po 12 měsících, s odůvodněným oznámením po 18 měsících, platí téměř všechny pracovní podmínky hostitelského státu.
- Podle § 37a zákoníku práce firma zaměstnance předem písemně informuje, ne však u vyslání do 4 týdnů.
- Hostitelský stát může vyžadovat ohlášení nejpozději na začátku poskytování služby.
Tři významy slova vyslání
Slovo vyslání má v pracovním právu, v sociálním pojištění a v pravidlech pro poskytování služeb tři různé významy. Vyslání podle nařízení č. 883/2004 se týká jen sociálního zabezpečení a nic neříká o mzdě ani o daních.
Slovo vyslání používá pracovní právo, sociální pojištění i pravidla pro služby. ČSSZ upozorňuje, že vyslání podle nařízení č. 883/2004 se týká jen sociálního zabezpečení. Splněné podmínky pro A1 tedy neříkají nic o mzdě v cizině ani o daních.
Pracovní cesta a vyslání ve službách
Podle § 42 zákoníku práce je pracovní cesta časově omezené vyslání mimo sjednané místo výkonu práce a zaměstnavatel k ní potřebuje dohodu se zaměstnancem. Směrnice 96/71/ES se uplatní, když firma v jiném státě poskytuje službu odběrateli, vysílá lidi do podniku ve skupině, nebo jde o agenturu práce. Paragraf 319 zákoníku práce řeší opačný směr, zahraniční zaměstnance vyslané do Česka.
| Oblast | Podle čeho se řídí | Časová hranice |
|---|---|---|
| Sociální a zdravotní pojištění | Nařízení č. 883/2004, doklad A1 | Nejvýše 24 měsíců |
| Mzda a pracovní podmínky | Směrnice 96/71/ES | Po 12, případně 18 měsících téměř vše |
| Písemná informace zaměstnanci | § 37a zákoníku práce | Neplatí do 4 týdnů po sobě jdoucích |
| Daň z příjmů | Smlouva o zamezení dvojího zdanění | Pravidlo 183 dnů podle konkrétní smlouvy |
Kdy jde o vyslání podle nařízení EU
O vyslání podle nařízení EU jde, když zaměstnanec pracuje v jiném členském státě jménem své české firmy, předpokládaná doba nepřesáhne 24 měsíců a nenahrazuje jiného vyslaného. Firma přitom musí v Česku skutečně vykonávat podstatné činnosti.
Zaměstnanec obvykle podléhá předpisům státu, kde pracuje. Vyslání je výjimka: kdo pracuje v jiném členském státě jménem své firmy, zůstává v systému prvního státu, pokud předpokládaná doba práce nepřesáhne 24 měsíců a nenahrazuje jiného vyslaného. ČSSZ k tomu přidává praktické podmínky, které musí platit po celou dobu.
Přímý vztah a skutečné podnikání v Česku
Pracovní poměr trvá, zaměstnance odměňuje vysílající firma, i když jí zahraniční podnik mzdu refunduje, a jen ona může poměr ukončit. Se zahraničním podnikem nesmí mít zaměstnanec pracovní poměr. Firma musí v Česku obvykle vykonávat podstatné činnosti, kdo lidi jen najímá a posílá do ciziny, nevysílá. Zaměstnanec musí být před vysláním účasten českého systému, potřebnou délku si ověřte u územní správy.
Náhradníci a opakované vyslání
Za zaměstnance, který dovršil maximální dobu, nelze vyslat náhradníka. Mezi dvěma vysláními téhož člověka k témuž podniku a do téhož státu mají podle ČSSZ uplynout nejméně 2 měsíce. Státní příslušnost nerozhoduje, vyslat lze i cizince.
Pravidelná práce ve dvou státech
Kdo obvykle pracuje ve dvou nebo více státech, není vyslaný, jde o souběžný výkon podle článku 13 nařízení. Pojištěn je ve státě bydliště, pokud tam vykonává podstatnou část činnosti. Podíl pracovní doby nebo odměny pod 25 % ukazuje, že podstatná část tam není. V Česku se souběžný výkon podle ČSSZ oznamuje územní správě do 30 dnů od zahájení.
Formulář A1: kdo o něj žádá a kde
O potvrzení A1 žádá zaměstnavatel, zaměstnanec nebo zmocněnec u místně příslušné územní správy sociálního zabezpečení, pokud možno ještě před vysláním, nejčastěji elektronicky přes ePortál ČSSZ nebo datovou schránkou.
Podle nařízení č. 987/2009 informuje zaměstnavatel příslušnou instituci pokud možno předem a ta vydá potvrzení A1. Instituce v hostitelském státě ho musí uznat, dokud ho Česko nezruší nebo neprohlásí za neplatné.
Územní správa sociálního zabezpečení
Žádost vyřizuje místně příslušná územní správa sociálního zabezpečení. Podat ji může zaměstnavatel, zaměstnanec nebo zmocněnec s plnou mocí evidovanou u ČSSZ, na tiskopise Žádost o určení použitelných právních předpisů pro zaměstnance. Podává se elektronicky přes ePortál ČSSZ nebo datovou schránkou, případně poštou či osobně. Od 2. 11. 2023 ČSSZ doručuje A1 do datové schránky s elektronickou pečetí.
Když vyslání překročí 24 měsíců
Prodloužení není automatické a bez něj zaměstnanec přechází do systému hostitelského státu. Podle článku 16 nařízení se dva státy mohou dohodnout na výjimce pro konkrétní osoby, žádost předává územní správa ústředí ČSSZ. EU projednává revizi koordinačních pravidel, do její účinnosti platí postup popsaný výše.
Pojištění, nemoc v cizině a daně
Vyslaný zaměstnanec zůstává v českém sociálním i zdravotním pojištění a firma odvádí pojistné dál v Česku. Daň z jeho mzdy ale na A1 nezávisí, určuje ji smlouva o zamezení dvojího zdanění, typicky pravidlem 183 dnů.
Vyslaný zaměstnanec podléhá i nadále českým předpisům. Sociální i zdravotní pojistné tedy firma odvádí dál v Česku a A1 potvrzuje, že se v zemi vyslání neplatí.
Krátké vyslání: EHIC a A1
Při pobytu v jiném státě má pojištěnec nárok na péči, která se stane nezbytnou ze zdravotních důvodů. Podle portálu Your Europe k tomu vyslaný zaměstnanec potřebuje evropský průkaz zdravotního pojištění i A1. Co platí firma, když zaměstnanec onemocní, popisuje článek o náhradě mzdy při nemoci.
Bydlení v zemi vyslání: S1
Kdo v jiném státě skutečně bydlí, čerpá péči v plném rozsahu tam. Dokladem je dokument S1 od české zdravotní pojišťovny, který zaměstnanec předloží pojišťovně v místě bydliště.
Daň a pravidlo 183 dnů
Daně na A1 nezávisí, rozhoduje smlouva o zamezení dvojího zdanění. Pravidlo 183 dnů obvykle znamená, že mzda zůstává zdaněna jen v Česku, když pobyt nepřesáhne 183 dnů, mzdu nevyplácí zaměstnavatel z druhého státu a nejde k tíži tamní stálé provozovny. Smlouva s Německem počítá kalendářní rok, se Slovenskem libovolných dvanáct měsíců.
Mzda a ohlášení v hostitelském státě
Hostitelský stát zaručuje vyslaným zaměstnancům své podmínky pro odměnu včetně přesčasů, pracovní dobu, dovolenou a bezpečnost práce. Ohlášení vyslání smí vyžadovat nejpozději na začátku poskytování služby, Německo i Rakousko ho chtějí před zahájením práce.
Hostitelský stát zaručuje vyslaným své podmínky pro pracovní dobu a odpočinek, dovolenou, odměnu včetně sazeb za přesčasy, bezpečnost práce, rovné zacházení a ubytování od zaměstnavatele. Co je odměna, určuje jeho právo a zveřejňuje ji na oficiálním celostátním webu.
Po 12 měsících platí téměř vše
Po 12 měsících se uplatní všechny pracovní podmínky hostitelského státu kromě uzavírání a ukončování smluv a doplňkových penzí. Odůvodněné oznámení dobu prodlouží na 18 měsíců a doby vystřídaných vyslaných se sčítají. A1 přitom může běžet až 24 měsíců. Výhodnější české podmínky zůstávají, výchozí mzdu popisuje článek o mzdovém výměru a příplatcích.
Ohlášení a doklady na pracovišti
Podle směrnice 2014/67/EU smí stát chtít ohlášení nejpozději na začátku poskytování služby v úředním jazyce, s údaji o firmě, počtu vyslaných, kontaktní osobě, době a místě práce. Na pracovišti může chtít kopie smluv a výplatních pásek. Německo i Rakousko chtějí ohlášení před zahájením práce, podrobnosti uvádějí jejich národní weby. Doklady uchovávejte i doma, lhůty shrnuje článek o archivaci účetních a mzdových dokladů.
Modelový příklad
Modelová situace: firma vyšle zaměstnance 1. března na montáž do jiného státu EU s předpokládanou dobou 20 měsíců. Protože doba nepřesahuje 24 měsíců, může zůstat v českém pojištění s formulářem A1. Od 1. března následujícího roku, tedy po 12 měsících, se na něj vztahují téměř všechny pracovní podmínky hostitelského státu. Když firma podá odůvodněné oznámení, posune se tato hranice na 1. září.
Co musí firma splnit vůči zaměstnanci
K pracovní cestě do zahraničí potřebuje firma dohodu se zaměstnancem podle § 42 zákoníku práce. Nejsou-li podmínky vyslání v pracovní smlouvě, sdělí mu předem písemně stát výkonu práce, dobu vyslání, měnu mzdy a podmínky návratu.
Pracovní cesta do zahraničí vyžaduje dohodu podle § 42. Když podmínky vyslání nejsou v pracovní smlouvě, přichází na řadu písemná informace podle § 37a.
Písemná informace předem
Firma předem písemně sdělí stát výkonu práce, předpokládanou dobu vyslání, měnu mzdy, peněžitá a věcná plnění a podmínky návratu. Měnu a odměnu lze nahradit odkazem na předpis, kolektivní smlouvu nebo vnitřní předpis firmy. U poskytování služeb v EU přibývá odměna podle hostitelského státu, cestovní náhrady a odkaz na jeho oficiální web. Do 4 týdnů po sobě jdoucích povinnost neplatí.
Cestovní náhrady a DPH
Při práci v zahraničí náleží cestovní náhrady včetně zahraničního stravného v cizí měně, jehož sazby stanoví vyhláška ministerstva financí na každý rok. Pokud firma v jiném státě služby fakturuje, řeší i hlášení k DPH popsané v článku o souhrnném hlášení a Intrastatu.
Šest kroků před vysláním zaměstnance
- Ověřte, o jaký případ jde: vyslání, pracovní cesta, nebo práce ve dvou státech.
- Dohodněte se se zaměstnancem a u vyslání nad 4 týdny mu předem předejte písemnou informaci.
- Požádejte o A1 u územní správy pokud možno před začátkem práce.
- Zjistěte mzdu a podmínky na oficiálním webu hostitelského státu.
- Ohlaste vyslání a připravte doklady pro kontrolu.
- Hlídejte lhůty 12 nebo 18 měsíců pro podmínky a 24 měsíců pro pojištění.
Další povinnosti od náboru po odchod shrnuje náš průvodce zaměstnáváním lidí v malé firmě.
Časté otázky
Je každá služební cesta do zahraničí vyslání a potřebuji na ni A1?
Nařízení EU se vztahuje na každou práci v jiném členském státě a výjimku pro krátké cesty nezná. Cesta na konferenci nebo obchodní jednání sice není vysláním podle směrnice o poskytování služeb, formulář A1 si ale podle portálu Your Europe i pro ni vyžádejte. Žádost podejte pokud možno předem.
Jak dlouho může vyslání trvat?
Pro účely pojištění nejvýše 24 měsíců předpokládané doby. Déle zaměstnanec v českém systému zůstane jen na základě výjimky, na které se dohodnou oba státy. Žádost o ni předává územní správa ústředí ČSSZ. Bez výjimky zaměstnanec po uplynutí doby přechází do systému hostitelského státu.
Kdo a kde o formulář A1 žádá?
Žádat může zaměstnavatel i zaměstnanec, případně zmocněnec s plnou mocí evidovanou u ČSSZ. Žádost vyřizuje místně příslušná územní správa sociálního zabezpečení. Podává se elektronicky přes ePortál ČSSZ nebo datovou schránkou, poštou či osobně a hotový formulář A1 přijde do datové schránky.
Platím za vyslaného zaměstnance pojistné v Česku, nebo v cizině?
V Česku. Vyslaný zaměstnanec podle nařízení EU i nadále podléhá předpisům prvního státu, takže sociální i zdravotní pojistné odvádíte dál české správě a pojišťovně. Formulář A1 slouží jako doklad, že se pojistné v zemi vyslání neplatí, proto ho zaměstnanec má mít u sebe.
Musím vyslanému platit mzdu podle hostitelské země?
Při poskytování služeb ano. Odměna včetně sazeb za přesčasy se řídí předpisy a všeobecně použitelnými kolektivními smlouvami hostitelského státu. Zaměstnance o ní musíte předem písemně informovat. Když jsou české podmínky výhodnější, zůstávají mu, směrnice určuje jen minimum.
Kde zaměstnanec platí daň z příjmu?
Rozhoduje smlouva o zamezení dvojího zdanění mezi Českem a hostitelským státem. Podle pravidla 183 dnů zůstává mzda obvykle zdaněna jen v Česku, pokud jsou splněny tři podmínky. Dny se ale podle různých smluv počítají různě, proto vždy zkontrolujte tu konkrétní.
Zdroje
- Vyslaní pracovníci, podmínky vyslání a formulář A1 (cssz.gov.cz)
- Žádost o určení příslušnosti, Česká správa sociálního zabezpečení (cssz.gov.cz)
- Zákoník práce, § 37a a § 42, zákon č. 262/2006 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Nařízení o koordinaci sociálního zabezpečení, nařízení (ES) č. 883/2004 (eur-lex.europa.eu)
- Směrnice o vysílání pracovníků, směrnice 96/71/ES (eur-lex.europa.eu)
