Firma během roku překročila padesát zaměstnanců a personalistka se ptá, zda teď musí zavést whistleblowing. Ochrana oznamovatelů podle zákona č. 171/2023 Sb. ukládá zaměstnavateli, který k 1. lednu zaměstnává aspoň 50 lidí, zřídit vnitřní oznamovací systém. Musí určit příslušnou osobu, zveřejnit na webu, jak oznámení podat, a dodržet lhůty pro potvrzení a posouzení. Oznamovatele nesmí vystavit odvetě. Finanční firmy mají povinnost bez ohledu na počet zaměstnanců.
Zaměstnanec se přitom může obrátit rovnou na Ministerstvo spravedlnosti.
Ve zkratce
- Povinnost má zaměstnavatel s aspoň 50 zaměstnanci k 1. lednu daného roku.
- Počítají se lidé, ne úvazky, a to včetně dohod a agenturních zaměstnanců.
- Příslušná osoba musí být bezúhonná, zletilá a svéprávná.
- Přijetí oznámení se potvrzuje do 7 dnů, posouzení trvá nejvýše 30 dnů s prodloužením.
- Firmy do 249 zaměstnanců mohou systém sdílet, kdokoli ho může svěřit externí firmě.
- Za neurčení příslušné osoby nebo za odvetu hrozí pokuta až 1 000 000 Kč.
Kdo musí mít oznamovací systém
Podle § 8 zákona o ochraně oznamovatelů je povinným subjektem soukromý zaměstnavatel, který k 1. lednu kalendářního roku zaměstnává nejméně 50 zaměstnanců. Rozhoduje stav k tomuto dni, ne průměr za rok. Podle výkladu Ministerstva spravedlnosti se počítají fyzické osoby, tedy i lidé na dohody o provedení práce a pracovní činnosti, na částečný úvazek a agenturní zaměstnanci.
Bez ohledu na počet zaměstnanců mají povinnost vybrané firmy z finančního trhu. Povinné osoby podle zákona proti praní peněz mají zvláštní režim: jejich systém musí přijímat i anonymní oznámení a nesmí ho vést třetí osoba.
Co lze oznámit
Oznámení se týká jednání, které má znaky trestného činu, přestupku s horní hranicí pokuty aspoň 100 000 Kč, porušení zákona o ochraně oznamovatelů nebo porušení předpisů v oblastech, jako jsou daně právnických osob, ochrana spotřebitele, bezpečnost výrobků, životní prostředí nebo veřejné zakázky. Mezilidské spory na pracovišti pod zákon nespadají.
Oznamovatelem může být zaměstnanec, ale i uchazeč o práci, společník, člen orgánu, dodavatel nebo stážista. Oznámení od lidí, kteří pro firmu nevykonávají závislou práci, dobrovolnictví ani stáž, může firma vyloučit, musí to ale zveřejnit.
Anonymní oznámení
Anonymní oznámení mimo režim zákona proti praní peněz firma přijímat nemusí. Ochrana podle zákona oznamovateli náleží od chvíle, kdy jeho totožnost vyjde najevo. Ministerstvo doporučuje přístup k anonymním oznámením upravit vnitřním předpisem, jak popisuje článek o vnitřním předpisu a pracovním řádu.
Jak systém zavést
Podle § 9 musí firma určit příslušnou osobu, umožnit podání písemně, ústně i osobně a zajistit, aby se s oznámeními seznamovala jen příslušná osoba. Na webu nebo jiným dálkově dostupným způsobem musí uveřejnit:
- jak lze podat oznámení ve firmě a Ministerstvu spravedlnosti,
- jméno příslušné osoby, její telefon a e-mail nebo jinou adresu,
- zda firma vylučuje oznámení od osob mimo zaměstnance, dobrovolníky a stážisty.
Příslušná osoba
Příslušnou osobou může být jen fyzická osoba, která je bezúhonná, zletilá a plně svéprávná. Bezúhonnost se dokládá výpisem z rejstříku trestů ne starším 3 měsíců. Firma ji musí poučit o právech a povinnostech a sepsat o tom záznam. Příslušná osoba postupuje nestranně, zachovává mlčenlivost a za řádný výkon činnosti nesmí být postihována. Ministerstvo doporučuje určit aspoň dvě osoby kvůli zastupitelnosti.
Sdílení a outsourcing
Firmy, z nichž každá má nejvýše 249 zaměstnanců, mohou systém sdílet. Počty se nesčítají, takže malá dceřiná firma nemůže sdílet systém s velkou mateřskou. Vedení systému lze svěřit i externí firmě bez ohledu na velikost, odpovědnost ale zůstává zaměstnavateli.
Lhůty a evidence
| Krok | Lhůta | Ustanovení |
|---|---|---|
| Osobní přijetí oznámení na žádost | Nejdéle do 14 dnů | § 12 odst. 1 |
| Písemné potvrzení přijetí | Do 7 dnů | § 12 odst. 2 |
| Posouzení a vyrozumění o výsledku | Do 30 dnů, prodloužení nejvýše dvakrát o 30 dnů | § 12 odst. 3 |
| Uchování oznámení a dokumentů | 5 let od přijetí | § 21 odst. 2 |
Příslušná osoba vede elektronickou evidenci s datem přijetí, shrnutím obsahu, výsledkem posouzení a dalšími údaji. Přístup k ní má jen ona. Totožnost oznamovatele lze sdělit jen s jeho písemným souhlasem nebo orgánu veřejné moci ze zákona. Evidence obsahuje osobní údaje, proto souvisí i s pravidly popsanými v článku o GDPR v malé firmě.
Zákaz odvety a pokuty
Zaměstnavatel nesmí oznamovatele ani jeho kolegy, blízké či pomocníky vystavit odvetnému opatření. Zákon mezi příklady uvádí výpověď, neprodloužení smlouvy na dobu určitou, zrušení dohody, snížení mzdy nebo převedení na jinou práci. Ochrana nenáleží tomu, kdo podá vědomě nepravdivé oznámení.
Za neurčení příslušné osoby nebo umožnění odvety hrozí firmě podle § 26 pokuta až 1 000 000 Kč. Za nezveřejnění informací o způsobech oznámení až 400 000 Kč.
Šest kroků k funkčnímu systému
Postup pro firmu, která hranici padesáti zaměstnanců překročila.
- Spočítejte lidi k 1. lednu, včetně dohod a agenturních zaměstnanců.
- Určete příslušnou osobu a zástupce, vyžádejte si výpis z rejstříku trestů.
- Zvolte kanály pro písemné i ústní podání a možnost osobní schůzky.
- Zveřejněte informace na webu včetně kontaktu a možnosti obrátit se na ministerstvo.
- Nastavte evidenci s přístupem jen pro příslušnou osobu.
- Proškolte vedoucí, aby žádné opatření nepůsobilo jako odveta.
Další povinnosti zaměstnavatele shrnuje náš průvodce zaměstnáváním lidí.
Časté otázky
Od kolika zaměstnanců musí firma mít oznamovací systém?
Od 50 zaměstnanců k 1. lednu daného roku. Finanční firmy vybrané zákonem bez ohledu na počet.
Počítají se do limitu i lidé na dohody?
Podle výkladu Ministerstva spravedlnosti ano, počítají se fyzické osoby včetně dohod, částečných úvazků a agenturních zaměstnanců.
Musí firma přijímat anonymní oznámení?
Mimo povinné osoby podle zákona proti praní peněz ne. Postup je vhodné upravit vnitřním předpisem.
Může malá firma systém sdílet s jinou?
Ano, pokud každá z nich má nejvýše 249 zaměstnanců. Vedení systému lze také svěřit externí firmě.
Do kdy musí příslušná osoba oznámení posoudit?
Do 30 dnů od přijetí. Ve složitých případech lze lhůtu nejvýše dvakrát prodloužit o 30 dnů.
Musí zaměstnanec nejdřív použít firemní systém?
Ne. Může se obrátit přímo na Ministerstvo spravedlnosti.
Zdroje
- Zákon o ochraně oznamovatelů, § 2, 4, 8 až 12, 21 a 26, zákon č. 171/2023 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Oznamovací systém protiprávního jednání, Ministerstvo spravedlnosti (msp.gov.cz)
- Informace pro povinné subjekty, Ministerstvo spravedlnosti (msp.gov.cz)
- Příručka pro příslušné osoby, Ministerstvo spravedlnosti (msp.gov.cz)
