Daňovou evidenci vede živnostník, který nevede účetnictví, neuplatňuje výdaje procentem z příjmů a není v paušálním režimu. Zákon o daních z příjmů v § 7b určuje, co musí obsahovat, jak se oceňuje majetek, kdy se dělá inventura a jak dlouho se evidence schovává. Formu nechává na podnikateli. Povinnost přejít na účetnictví přichází se zápisem do obchodního rejstříku nebo s obratem nad 25 milionů korun.
Ve zkratce
- Daňová evidence obsahuje příjmy a výdaje a údaje o majetku a dluzích.
- Vede ji OSVČ bez účetnictví, bez paušálních výdajů a mimo paušální režim.
- K 31. prosinci se zjišťuje skutečný stav zásob, hmotného majetku, pohledávek a dluhů.
- Lhůta pro úschovu začíná dnem, kdy uplynula lhůta pro podání přiznání.
- Účetnictví je povinné od zápisu do obchodního rejstříku nebo po roce s obratem nad 25 000 000 Kč.
- Zpět k daňové evidenci lze nejdříve po pěti účetních obdobích.
Co je daňová evidence
Daňová evidence slouží ke stanovení základu daně z příjmů a podle § 7b zákona o daních z příjmů obsahuje příjmy a výdaje a údaje o majetku a dluzích. Formu, tedy papír, tabulku nebo program, zákon nepředepisuje.
Daňová evidence slouží ke stanovení základu daně a daně z příjmů. Podle § 7b odst. 1 zákona o daních z příjmů obsahuje dvě skupiny údajů: příjmy a výdaje v členění potřebném pro zjištění základu daně a údaje o majetku a dluzích. Zákon výslovně mluví o dluzích, ne o závazcích. Pro obsahové vymezení složek majetku se použijí předpisy o účetnictví, pokud daňový zákon nestanoví jinak.
Jak se majetek a dluhy oceňují
Hmotný majetek se oceňuje podle § 29, pohledávky podle § 5. Ostatní majetek pořizovací cenou, vlastními náklady, nebo cenou podle zákona o oceňování majetku, když byl získán bezúplatně. Dluhy se při vzniku oceňují jmenovitou hodnotou, při převzetí pořizovací cenou. Peníze a ceniny mají jmenovitou hodnotu.
Forma je na podnikateli
Zákon nepředepisuje, zda evidenci povedete na papíře, v tabulce, nebo v programu. Peněžní deník, karty majetku nebo pokladní kniha se v praxi vedou, protože pomáhají splnit, co zákon požaduje, ale povinné nejsou. Kdo s podnikáním teprve začíná, najde souvislosti v článku o tom, jak začít podnikat, protože volba evidence patří k prvním rozhodnutím.
Kdo daňovou evidenci vede
Daňovou evidenci vede podnikatel se samostatnou činností, který nevede účetnictví, neuplatňuje paušální výdaje a není v paušálním režimu. Paušalisté místo ní vedou záznamy o příjmech, při paušálních výdajích i evidenci pohledávek.
Podle § 7 odst. 13 zákona o daních z příjmů vedou daňovou evidenci poplatníci s příjmy ze samostatné činnosti, kteří nevedou účetnictví, neuplatňují výdaje procentem z příjmů podle § 7 odst. 7 a jejich daň není rovna paušální dani. Slovo paušál tu znamená dvě různé věci: paušální výdaje a paušální daň. Kdo využívá kteroukoli z nich, daňovou evidenci nevede. Společníci společnosti podle občanského zákoníku mohou vést i společnou evidenci společných příjmů a výdajů.
Co vedou paušalisté
Kdo uplatňuje paušální výdaje, musí podle § 7 odst. 8 vést záznamy o příjmech a evidenci pohledávek vzniklých v souvislosti s činností. V paušální částce jsou zahrnuty veškeré výdaje a způsob jejich uplatnění nelze zpětně měnit. Poplatník v paušálním režimu, který má příjmy s různými procenty výdajů, vede záznamy o příjmech kvůli prokázání zvoleného pásma.
| Způsob | Co se eviduje | Ustanovení |
|---|---|---|
| Daňová evidence | Příjmy, výdaje, majetek a dluhy, roční inventarizace | § 7b ZDP |
| Paušální výdaje | Záznamy o příjmech a evidence pohledávek | § 7 odst. 8 ZDP |
| Paušální režim | Záznamy o příjmech pro prokázání pásma | § 7a odst. 8 ZDP |
| Účetnictví | Postup podle zákona o účetnictví | § 1 a 4 zákona o účetnictví |
Co v evidenci v praxi najdete
V daňové evidenci rozhodují skutečně přijaté platby a skutečně zaplacené výdaje. Hmotný majetek se vstupní cenou nad 80 000 Kč se neuplatní najednou, ale odpisuje, a platbu nad 270 000 Kč je nutné provést bezhotovostně.
Příjmy a výdaje
Základ daně se zjišťuje z příjmů a výdajů. Pohledávky a dluhy se do něj promítají až při ukončení činnosti nebo při změně způsobu evidence podle § 23 odst. 8. Z toho plyne, že v běžném roce rozhoduje skutečně přijatá platba a skutečně zaplacený výdaj. Plátce DPH vede navíc podle § 100 zákona o DPH evidenci pro daňové přiznání, souhrnné a kontrolní hlášení.
Majetek a odpisy
Hmotným majetkem jsou podle § 26 samostatné movité věci a soubory se vstupní cenou vyšší než 80 000 Kč a provozně technickou funkcí delší než jeden rok, dále budovy, jednotky a stavby. Zásoby hmotným majetkem nejsou. Takový majetek se neuplatní do výdajů najednou, ale odpisuje se podle § 30 až 32. Skupiny a metody popisuje článek o daňových odpisech majetku.
Pokladna a bankovní účet
Zákon nepředepisuje pokladní knihu ani oddělený podnikatelský účet. Platí ale zákon o omezení plateb v hotovosti: od 1. 7. 2017 je nutné platbu přesahující 270 000 Kč provést bezhotovostně. Rozhoduje součet plateb téhož plátce témuž příjemci za jeden den.
Inventura a úschova
K 31. prosinci zjišťuje podnikatel s daňovou evidencí skutečný stav zásob, hmotného majetku, pohledávek a dluhů a sepíše o tom zápis. Evidenci uchovává po dobu lhůty pro stanovení daně, která činí tři roky, nejdéle deset let.
Zjištění skutečného stavu k 31. prosinci
Podle § 7b odst. 4 zjišťuje poplatník k poslednímu dni zdaňovacího období skutečný stav zásob, hmotného majetku, pohledávek a dluhů. O zjištění sepíše zápis. Pokud se skutečnost liší od evidence, upraví o rozdíly základ daně podle § 24 a 25. Peníze v pokladně ani na účtu tento odstavec nejmenuje. Rozdíly oproti účetnictví vysvětluje článek o inventarizaci majetku a závazků.
Jak dlouho evidenci schovávat
Daňovou evidenci je nutné uschovávat za všechna období, pro která neuplynula lhůta pro stanovení daně. Podle § 148 daňového řádu činí tři roky a začíná běžet dnem, kdy uplynula lhůta pro podání řádného přiznání. Prodlužuje se o rok při úkonech v jejích posledních dvanácti měsících, například při dodatečném přiznání. Po zahájení daňové kontroly běží znovu. Skončí nejpozději deset let od svého počátku.
Daňová ztráta a doklady k DPH
Při daňové ztrátě se lhůta prodlužuje až do konce lhůty za poslední období, kdy šlo ztrátu uplatnit. Plátce DPH uchovává daňové doklady deset let od konce období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Lhůty pro účetní doklady jsou jiné, přehled najdete v článku o archivaci účetních dokladů.
Kdy musíte přejít na účetnictví
Na účetnictví musí OSVČ přejít zápisem do obchodního rejstříku nebo když její obrat za předchozí kalendářní rok přesáhl 25 000 000 Kč, a to od prvního dne následujícího roku. Vrátit se lze nejdříve po pěti účetních obdobích.
Kdy se fyzická osoba stává účetní jednotkou, stanoví § 1 odst. 2 zákona o účetnictví, začátek a konec povinnosti určuje § 4. Jednoduché účetnictví je určené jen vyjmenovaným neziskovým organizacím, podnikající fyzická osoba ho vést nemůže.
Zápis do obchodního rejstříku
Fyzická osoba zapsaná jako podnikatel v obchodním rejstříku vede účetnictví ode dne zápisu do dne výmazu.
Obrat nad 25 milionů korun
Ostatní podnikatel se stává účetní jednotkou, když jeho obrat podle zákona o DPH, včetně osvobozených plnění, která nejsou součástí obratu, přesáhl za bezprostředně předcházející kalendářní rok 25 000 000 Kč. Účtovat začíná od prvního dne následujícího roku. Účtuje také podnikatel ve společnosti, kde je některý společník účetní jednotkou, a ten, kdo se rozhodne účtovat dobrovolně.
Návrat nejdříve po pěti letech
Podle § 4 odst. 7 zákona o účetnictví může fyzická osoba skončit s účetnictvím nejdříve po pěti po sobě jdoucích účetních obdobích, ve kterých účtovala. Výjimkou je ukončení činnosti. Pokles obratu tedy sám o sobě neznamená okamžitý návrat k daňové evidenci.
Modelový příklad
Modelová situace: OSVČ, která není zapsaná v obchodním rejstříku, dosáhne za kalendářní rok obratu 26 000 000 Kč. Protože obrat přesáhl 25 000 000 Kč, vede od 1. ledna následujícího roku účetnictví. Když jí obrat další rok klesne na 15 000 000 Kč, k daňové evidenci se hned vrátit nemůže, ale až po pěti po sobě jdoucích obdobích, ve kterých účtovala, pokud mezitím neukončí činnost.
Jak probíhá přechod
Při přechodu z daňové evidence na účetnictví upraví podnikatel základ daně za předchozí období o pohledávky, dluhy, zásoby a rezervy dodatečným přiznáním. Stavy majetku a dluhů pak převede jako počáteční zůstatky rozvahových účtů.
Úprava základu daně za poslední rok
Při zahájení účtování postupuje poplatník podle § 23 odst. 8 stejně jako při ukončení činnosti. Rozdíl příjmů a výdajů upraví o pohledávky, které by při úhradě byly zdanitelným příjmem, a o dluhy, které by při úhradě byly daňovým výdajem, kromě přijatých a zaplacených záloh. Upraví ho i o cenu nespotřebovaných zásob a zůstatky rezerv. Úprava se týká období předcházejícího změně.
Dodatečné přiznání bez prodlení
Úpravu provede poplatník dodatečným daňovým přiznáním. V prodlení není, pokud ho podá a daň zaplatí nejpozději do dne, kdy má podat přiznání za období, ve kterém ke změně došlo. Stejně se postupuje při přechodu na paušální výdaje a při vstupu do paušálního režimu.
Převod stavů do účetnictví
Účetní stránku řeší § 61b vyhlášky č. 500/2002 Sb. Podnikatel zjistí stavy majetku, dluhů a rezerv ke dni před začátkem účetního období a ocení je podle zákona o účetnictví. U odpisovaného majetku sestaví odpisové plány a dopočítá oprávky. Stavy převede jako počáteční zůstatky rozvahových účtů a rozdíl aktiv a pasiv zaúčtuje na účet ve skupině 49.
Pět chyb, kterým se dá předejít
- Zaměnit dluhy za výdaje roku: nezaplacené faktury se do základu dostanou až při ukončení nebo změně režimu.
- Vynechat zápis z inventury: zjištění stavu k 31. prosinci musí mít zápis.
- Počítat úschovu od konce roku: lhůta běží od uplynutí lhůty pro podání přiznání.
- Přehlédnout obrat nad limit: povinnost účtovat vzniká od 1. ledna následujícího roku.
- Zapomenout na dodatečné přiznání: při přechodu se upravuje základ za předchozí rok.
Jak na evidenci navazují faktury, registrace k DPH a vymáhání plateb, shrnuje náš průvodce fakturami, DPH a pohledávkami.
Jak z evidence spočítat daň a jaké slevy uplatnit, vysvětluje článek o dani z příjmů OSVČ.
Jak prokázat výdaj, když máte jen paragon, rozebírá článek o účtence a zjednodušeném daňovém dokladu.
Jak uplatnit výdaje za auto a vést evidenci jízd, popisuje článek o autu v podnikání OSVČ.
Jak upravit základ daně při konci podnikání, vysvětluje článek o ukončení podnikání OSVČ.
Jak zachytit kryptoměny v evidenci a účetnictví, popisuje článek o kryptoměnách a daních.
Související témata od záloh po konec podnikání řadí průvodce daněmi OSVČ.
Časté otázky
Musím jako živnostník vést daňovou evidenci?
Jen když nevedete účetnictví, neuplatňujete paušální výdaje a nejste v paušálním režimu. Tak to stanoví § 7 odst. 13 zákona o daních z příjmů. Kdo uplatňuje paušální výdaje, vede jen záznamy o příjmech a evidenci pohledávek.
Co přesně musí daňová evidence obsahovat?
Příjmy a výdaje v členění potřebném pro zjištění základu daně a údaje o majetku a dluzích. Formu zákon neurčuje, stačí tabulka i program. Peněžní deník nebo karty majetku jsou praxí, ne zákonnou povinností.
Kdy musím přejít z daňové evidence na účetnictví?
Ode dne zápisu do obchodního rejstříku, nebo od 1. ledna po roce, ve kterém obrat podle zákona o DPH přesáhl 25 000 000 Kč. Povinnost vzniká i podnikateli ve společnosti, kde je některý společník účetní jednotkou.
Mohu se k daňové evidenci vrátit, když obrat zase klesne?
Ne hned. Zákon o účetnictví dovoluje fyzické osobě skončit s účetnictvím nejdříve po pěti po sobě jdoucích účetních obdobích, ve kterých účtovala. Výjimkou je ukončení činnosti. Pokles obratu pod limit proto sám o sobě návrat neumožní.
Jak dlouho musím daňovou evidenci schovávat?
Dokud neuplyne lhůta pro stanovení daně. Ta trvá tři roky ode dne, kdy uplynula lhůta pro podání přiznání, a může se prodloužit nejdéle na deset let. Při daňové ztrátě běží déle.
Co se stane s neuhrazenými fakturami, když přejdu na paušál?
Za poslední rok s daňovou evidencí upravíte základ daně o pohledávky, dluhy, zásoby a rezervy dodatečným přiznáním. Podat ho a daň zaplatit musíte nejpozději do termínu přiznání za rok, kdy ke změně došlo.
Zdroje
- Zákon o daních z příjmů, § 7, 7b, 23 a 26, zákon č. 586/1992 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Zákon o účetnictví, § 1 a 4, zákon č. 563/1991 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Prováděcí vyhláška k účetnictví, § 61b, vyhláška č. 500/2002 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Daňový řád, § 148, zákon č. 280/2009 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Zákon o omezení plateb v hotovosti, § 4, zákon č. 254/2004 Sb. (zakonyprolidi.cz)
