Firma přijímá od zákazníků hotovost a účetní se ptá, jak má vypadat příjmový doklad, zda je povinná pokladní kniha a co dělat, když v pokladně chybějí peníze. Pokladní doklady zákon o účetnictví nepředepisuje jako formulář. Musí ale splnit obecné náležitosti účetního dokladu podle § 11, včetně podpisových záznamů. Pokladní kniha jako zvláštní povinná kniha v zákoně není. Hotovost se inventarizuje fyzickou inventurou a zjištěný schodek je daňově neuznatelný, pokud ho nekryje náhrada.
Pravidla pro hotovost se liší u firmy s účetnictvím a u živnostníka s daňovou evidencí.
Ve zkratce
- Předepsaný formulář pokladního dokladu neexistuje, rozhodují náležitosti podle § 11 zákona o účetnictví.
- Pojem pokladní kniha zákon nezná, pohyby hotovosti se zapisují v účetních knihách.
- Pokladní limit zákon nestanoví, určuje ho vnitřní předpis.
- Hotovost se inventarizuje fyzicky, průběžná inventarizace u ní nejde.
- Schodek v pokladně nad přijatou náhradu není daňovým výdajem.
- Zjednodušený daňový doklad lze vystavit do 10 000 Kč.
Co musí obsahovat pokladní doklad
Podle § 11 zákona o účetnictví musí každý účetní doklad, tedy i příjmový a výdajový pokladní doklad, obsahovat:
| Náležitost | Příklad u pokladního dokladu |
|---|---|
| Označení dokladu | Číslo z číselné řady příjmových nebo výdajových dokladů |
| Obsah účetního případu a účastníci | Za co a od koho nebo komu se platí |
| Peněžní částka | Přijatá nebo vydaná hotovost |
| Okamžik vyhotovení | Datum vystavení dokladu |
| Okamžik uskutečnění | Datum platby, pokud se liší |
| Podpisový záznam odpovědné osoby | Pokladník a osoba odpovědná za zaúčtování |
Doklady se vyhotovují bez zbytečného odkladu. Kdo smí doklady podepisovat a za co odpovídá, stanoví firma vnitřním předpisem podle § 33a. Podpisem může být i uznávaný elektronický podpis. Jak se liší účetní doklad od faktury s DPH, vysvětluje článek o náležitostech faktury.
Zjednodušený daňový doklad
Plátce DPH může podle § 30 zákona o DPH vystavit zjednodušený daňový doklad, pokud celková částka nepřesáhne 10 000 Kč. Nejde to u přenesené daňové povinnosti ani u dodání zboží do jiného členského státu.
Pokladní kniha a pokladní limit
Zákon o účetnictví předepisuje deník, hlavní knihu a knihy analytických a podrozvahových účtů. Pojem pokladní kniha v něm není. Pokladní kniha je tedy praktická pomůcka, ne zákonná povinnost, a pohyby hotovosti se musí promítnout do účetních knih. V jednoduchém účetnictví se hotovost sleduje v peněžním deníku. U daňové evidence živnostníka zákon o daních z příjmů předepisuje jen evidenci příjmů, výdajů, majetku a dluhů bez konkrétní formy.
Pokladní limit, tedy nejvyšší částka, kterou smí pokladna držet, žádný předpis nestanoví. Firma ho určí vnitřním předpisem spolu s pravidly pro odvod hotovosti na účet. Pro platby v hotovosti platí zákonný limit, jak popisuje článek o limitu plateb v hotovosti.
Účtování hotovosti
Směrná účtová osnova obsahuje účtovou skupinu 21 pro peníze v pokladně, konkrétní číslo účtu si firma určuje v účtovém rozvrhu, typicky účet 211. Vklady hotovosti na bankovní účet a výběry se účtují přes skupinu 26 převody mezi finančními účty, která překlene dobu mezi platbou a výpisem z banky.
Hotovost, kterou firma svěří zaměstnanci na předem daný nákup, se podle Českého účetního standardu 016 účtuje jako pohledávka za zaměstnancem, ne jako výdaj. Výdajem se stane až po vyúčtování. Valuty se vedou odděleně podle měn, v korunách i v cizí měně.
Inventura pokladny, schodek a přebytek
Hotovost se inventarizuje fyzickou inventurou, tedy přepočítáním, k okamžiku sestavení účetní závěrky. Průběžná inventarizace, kterou zákon připouští u zásob, se na hotovost nevztahuje. Inventurní soupis musí obsahovat podpisy osob odpovědných za zjištění a za provedení inventury. Provedení inventarizace je třeba prokázat po dobu 5 let. Postup popisuje článek o inventarizaci majetku a závazků.
Když je v pokladně méně peněz, než ukazuje účetnictví, jde podle § 30 zákona o účetnictví o schodek. Když víc, o přebytek. Rozdíly se zaúčtují do období, za které se inventarizace dělá. Podle § 25 zákona o daních z příjmů není schodek přesahující přijatou náhradu daňovým výdajem. Výjimka pro škody od neznámého pachatele potvrzené policií se na běžný schodek nevztahuje.
Odpovědnost pokladníka
Za schodek na svěřené hotovosti může zaměstnanec odpovídat, pokud s ním firma uzavřela písemnou dohodu o odpovědnosti k ochraně hodnot svěřených k vyúčtování podle zákoníku práce.
Šest pravidel pro firemní pokladnu
Zásady, se kterými pokladna obstojí při kontrole.
- Vydejte vnitřní předpis s pokladním limitem, podpisovými oprávněními a číselnými řadami.
- Doklad vystavte hned při každém příjmu a výdeji hotovosti.
- Zálohy zaměstnancům vydávejte proti podpisu a nechte je vyúčtovat.
- Přebytečnou hotovost pravidelně odvádějte na účet.
- Pokladnu přepočítejte aspoň k účetní závěrce a pořiďte inventurní soupis.
- S pokladníkem uzavřete dohodu o odpovědnosti za svěřené hodnoty.
Jak dlouho doklady uchovávat, vysvětluje článek o archivaci účetních dokladů. Další témata shrnuje náš průvodce fakturami, DPH a pohledávkami.
Časté otázky
Existuje povinný formulář pokladního dokladu?
Ne. Pokladní doklad musí splnit náležitosti účetního dokladu podle § 11 zákona o účetnictví.
Musí firma vést pokladní knihu?
Zákon pojem pokladní kniha nezná. Pohyby hotovosti se musí zapsat v účetních knihách, pokladní kniha je jen praktická pomůcka.
Kolik hotovosti smí být v pokladně?
Zákon limit nestanoví. Firma si ho určí vnitřním předpisem.
Je schodek v pokladně daňovým výdajem?
Ne, pokud přesahuje přijatou náhradu. Zákon o daních z příjmů ho řadí mezi neuznatelné náklady.
Jak se účtuje záloha zaměstnanci na nákup?
Jako pohledávka za zaměstnancem. Výdajem se stane až po vyúčtování.
Do jaké částky lze vystavit zjednodušený daňový doklad?
Do 10 000 Kč včetně daně, s výjimkou přenesené daňové povinnosti a dodání do jiného členského státu.
Zdroje
- Zákon o účetnictví, § 11, 13, 29, 30 a 33a, zákon č. 563/1991 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Vyhláška č. 500/2002 Sb., směrná účtová osnova (zakonyprolidi.cz)
- České účetní standardy, ČÚS 016 Peněžní prostředky, Ministerstvo financí (mfcr.cz)
- Zákon o daních z příjmů, § 7b a 25, zákon č. 586/1992 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Zákon o DPH, § 30, zákon č. 235/2004 Sb. (zakonyprolidi.cz)
