Energie jako daňový výdaj lze uplatnit v rozsahu, v jakém byly vynaloženy na dosažení, zajištění a udržení příjmů. Zákon o daních z příjmů pro to stanoví obecné pravidlo v § 24, nikoli zvláštní postup pro elektřinu nebo plyn. U firmy je věc přímočará, u OSVČ závisí na způsobu uplatnění výdajů a u podnikání z domova na tom, jak se spotřeba rozdělí. Článek shrnuje obecné zásady a ukazuje, co si ujasnit s poradcem.
Pevná procenta tu neuvádíme. Text slouží jako orientace před rozhovorem s účetním nebo daňovým poradcem.
Zákon stanoví obecné pravidlo, ne postup pro energie
Podle zákona o daních z příjmů jsou výdaji, které lze uplatnit, výdaje vynaložené na dosažení, zajištění a udržení příjmů. Zvláštní ustanovení o poměrném uplatnění energií za část bytu používanou k podnikání zákon neobsahuje. Platí proto obecné pravidlo a rozhoduje, zda lze vztah výdaje k příjmům doložit.
Firma a provozovna
Elektřina, plyn a teplo spotřebované v kanceláři, dílně, skladu nebo obchodě patří k běžným provozním nákladům. Důležité je, aby smlouva, faktury a odběrné místo odpovídaly firmě a prostorům, kde probíhá činnost. Jak se zařazení odběrného místa projeví v sazbách a daních, rozebírá článek energie na IČO, nebo jako domácnost.
OSVČ se skutečnými výdaji
OSVČ, která vede skutečné výdaje, uplatní energie v části, kterou využila pro podnikání. U provozovny mimo byt je to obvykle celý odběr, u bytu pouze podíl. Faktury, vyúčtování a podklady k rozdělení je vhodné uchovávat spolu s ostatními doklady. Souhrnná pravidla výdajů shrnuje výdajové paušály OSVČ.
Paušální výdaje a paušální režim
OSVČ s výdajovým paušálem energie jako samostatnou položku neuplatňuje, protože výdaje nahrazuje procentní paušál. V paušálním režimu s pevnou měsíční platbou se výdaje samostatně neuplatňují vůbec. Kdy se který způsob vyplatí, popisují články o výdajových paušálech a paušálním režimu OSVČ.
| Podnikatel | Jak se energie projeví | Co si ohlídat |
|---|---|---|
| Právnická osoba (s.r.o., a.s.) | Náklad provozu, účtuje se v období, k němuž se vztahuje | Smlouva a faktury na firmu, odběrné místo v provozovně |
| OSVČ se skutečnými výdaji | Výdaj v rozsahu využití pro podnikání | Doklady, rozdělení spotřeby, vazba na příjmy |
| OSVČ s výdajovým paušálem | Energie samostatně neuplatňuje, výdaje nahrazuje procentní paušál | Porovnat paušál se skutečnými výdaji |
| OSVČ v paušálním režimu | Výdaje se samostatně neuplatňují, platí se pevná měsíční částka | Podmínky režimu a hranice příjmů |
Smlouva na firmu usnadňuje doložení výdaje
Rozhodující je vztah výdaje k příjmům, jméno na faktuře není jediné kritérium. Přesto je doložení jednodušší, když odběrné místo, smlouva a faktury odpovídají osobě, která činnost vykonává. U provozovny mimo byt proto dává smysl smlouva na firmu nebo IČO, protože se do ní promítají podnikatelské sazby kategorie C a výdaj nevyžaduje dodatečné dělení.
Domácí smlouva a podnikání v bytě
Pokud zůstává byt na domácí smlouvě, zůstává u něj i zákonná ochrana spotřebitele. Nevýhodou je, že doklady pak obsahují smíšenou spotřebu a podíl pro podnikání se prokazuje samostatně. Zařazení odběru a jeho důsledky popisuje článek o sazbách C pro podnikatele.
Kdy zvážit oddělené odběrné místo
Samostatné odběrné místo se hodí tam, kde podnikání probíhá v oddělené místnosti nebo samostatném prostoru s vlastním vstupem a spotřeba je znatelná. Vzniká tak vlastní měření, vlastní faktura a jasné rozdělení, které nemusíte odhadovat. Případné náklady na zřízení nebo změnu jističe je třeba porovnat s úsporou práce při dokládání, viz jistič, jeho cena a velikost.
Podnikání z domova: spotřebu je třeba rozdělit
Kdo podniká z bytu, odebírá energii zčásti pro bydlení a zčásti pro práci. Soukromá spotřeba výdajem není, podnikatelská ano. Proto vzniká otázka, jak obě části oddělit a čím to doložit.
Obecný princip rozdělení
Obecnou zásadou je uplatnit výdaj v poměru, který odpovídá užívání prostor pro podnikání. Vodítkem bývá plocha vyhrazená činnosti vzhledem k celkové ploše, doplněná dalšími ukazateli skutečného užívání. Zákon pro poměr žádnou pevnou hodnotu neuvádí. Poplatník si poměr určí sám, měl by ho umět doložit a správce daně může o doložení požádat.
Co si připravit
Dobré je mít popis užívání jednotlivých místností, plánek bytu s vyznačenou částí pro podnikání, roční vyúčtování energií a výpočet použitého poměru. Pokud je byt pronajatý, hodí se i nájemní smlouva. Samostatné měření nebo samostatné odběrné místo pro prostor určený podnikání doložení usnadní.
| Podklad | Proč je užitečný |
|---|---|
| Roční vyúčtování energií | Ukazuje skutečnou spotřebu a celkové náklady |
| Popis a plánek užívání prostor | Dokládá, která část bytu slouží podnikání |
| Výpočet použitého poměru | Ukazuje, jak byla spotřeba rozdělena |
| Nájemní smlouva u pronajatého bytu | Dokládá užívací právo k prostorám |
| Samostatné měření nebo odběrné místo | Usnadňuje oddělení podnikatelské a soukromé spotřeby |
Zálohy, vyúčtování a DPH ve výdajích
Zálohy na energie sami o sobě neříkají, kolik energie bylo spotřebováno. Rozdíl se řeší ve vyúčtování, a do výdajů se proto dostává podle způsobu vedení evidence. Princip záloh popisuje zálohy na energie. Konkrétní okamžik zachycení výdaje je věc účetní metody a doporučujeme jej ověřit u poradce.
DPH ovlivňuje výši výdaje. Plátce DPH, který si DPH odečítá, má obecně výdaj bez DPH, neplátce nese DPH jako součást nákladu. Podrobně to rozebírá článek DPH u energií. Daň z elektřiny a daň ze zemního plynu jsou součástí ceny energie, viz daň z elektřiny a plynu.
Nájemce a přefakturované energie
Nájemce, který energii platí pronajímateli podle přefakturace, ji obecně může posuzovat stejně jako vlastní spotřebu, pokud souvisí s činností. Důležité je, aby nájemní smlouva a doklady od pronajímatele odpovídaly skutečnému užívání. Uspořádání modelů, měření a dokladů popisuje článek energie v pronajatých prostorách.
Tři typické situace
Konzultant pracuje z bytu
Jednu místnost využívá jen pro práci, ostatní prostory slouží bydlení. Energie uplatní v poměru podle užívání, a pokud vede skutečné výdaje, doloží ho plánkem a vyúčtováním. Při výdajovém paušálu se energie samostatně neřeší.
Řemeslník má dílnu v garáži
Dílna může spotřebovávat podstatně víc než domácnost. Samostatné měření nebo podružný elektroměr pomůže spotřebu odlišit, a výdaj tak lze opřít o naměřené údaje, ne o odhad.
Firma si pronajímá kancelář
Energie jsou buď na smlouvě firmy, nebo se přefakturují pronajímatelem. V obou případech jde o provozní náklad, jehož výši dokládají faktury dodavatele nebo pronajímatele. Poradce zkontroluje zejména to, v jakém období se výdaj zachytí.
Co do výdajů nepatří bez rozmyslu
Do výdajů nepatří soukromá spotřeba v bytě, energie bez vztahu k příjmům ani spotřeba, kterou by po rozdělení nešlo obhájit. Rizikem je zejména přenesení celé domácí faktury mezi výdaje jen proto, že zákazník podniká. Vyhnout se tomu pomůže včasné rozdělení spotřeby a uchování podkladů, ze kterých poměr vyplývá.
Poměr rozdělení není dán jednou provždy. Změní-li se užívání prostor, například se zvětší pracovna nebo se část podnikání přesune do provozovny, má se změnit i výpočet. Stejně tak se vyplatí poměr každý rok zkontrolovat proti skutečnému vyúčtování a poznamenat si důvod případné změny. Takový záznam později vysvětlí, proč se výdaj v jednotlivých letech liší.
Pět kroků k bezpečnému uplatnění energií
- Určete, kde se podniká. Rozlište provozovnu, kancelář a část bytu a zapište užívání.
- Zvolte způsob uplatnění výdajů. Skutečné výdaje, paušál a paušální režim mají odlišná pravidla.
- Sjednejte odběr s ohledem na účel. Samostatné odběrné místo a měření usnadní doložení.
- Uschovejte doklady. Faktury, vyúčtování a výpočet rozdělení patří k účetním podkladům.
- Konzultujte poradce. Rozdělení spotřeby a okamžik uplatnění výdaje ověřte s daňovým poradcem před podáním přiznání.
Časté otázky
Je elektřina daňový výdaj OSVČ?
Může být, pokud ji OSVČ spotřebovala pro dosažení, zajištění a udržení příjmů a vede skutečné výdaje. Při výdajovém paušálu se energie jako samostatný výdaj neuplatňují, protože výdaje nahrazuje paušál.
Lze uplatnit energie při podnikání z bytu?
Ano, ale jen v části, která slouží podnikání. Zákon pro rozdělení žádné pevné procento neuvádí, a poplatník by proto měl mít podklady, ze kterých poměr vychází. Konkrétní postup konzultujte s daňovým poradcem.
Je energie daňový výdaj u firmy?
Ano, pokud souvisí s činností firmy a lze ji doložit smlouvou, fakturou a údaji o odběrném místě. Spotřeba v kanceláři, dílně nebo skladu patří k běžným provozním nákladům.
Platí poměr podle plochy jako pravidlo?
Zákon žádný pevný poměr neuvádí. Plocha se obvykle používá jako vodítko, ale poplatník poměr určuje a dokládá sám, správce daně může o doložení požádat.
Uplatní plátce DPH energie včetně DPH?
Plátce, který DPH odečítá, má obecně jako výdaj částku bez DPH. Neplátce nese DPH jako součást nákladu. Podrobnosti o odpočtu jsou v článku o DPH u energií.
Mohu uplatnit energie při paušálním režimu?
V paušálním režimu OSVČ platí pevnou měsíční částku a výdaje samostatně neuplatňuje. Energie tedy do výpočtu daně nevstupují. Který režim je výhodnější, rozhodněte s ohledem na své příjmy a výdaje.
