Mzdová agenda v malé firmě začíná přihláškou zaměstnavatele u ČSSZ a končí úschovou mzdových listů na desítky let. Od 1. 4. 2026 se plátce daně ze závislé činnosti už neregistruje u finančního úřadu, nahrazuje to přihláška do evidence zaměstnavatelů. Za lhůty odpovídá zaměstnavatel, i když mzdy zpracovává externí účetní.
Ve zkratce
- Registraci plátce daně u finančního úřadu od 1. 4. 2026 nahrazuje přihláška u ČSSZ.
- Přechodně do 30. 6. 2026 se zaměstnavatel přihlašuje do 8 dnů od nástupu prvního zaměstnance, od 1. 7. 2026 předem.
- Zdravotní pojišťovně se nástup a skončení hlásí dál zvlášť.
- Mzdový list se vede pro každého s příjmem ze závislé činnosti, i pro dohodáře.
- Vyúčtování daně ze závislé činnosti se podává do 2 měsíců po skončení roku, od 1. 1. 2027 zaniká.
- Mzdové listy se uchovávají 45 kalendářních roků, účetní doklady 5 let.
Přihláška zaměstnavatele u ČSSZ
Zaměstnavatel se přihlašuje do evidence zaměstnavatelů u ČSSZ, a to i firma, která má jen dohodáře. Od 1. 7. 2026 se přihláška podává elektronicky předem, nejpozději 2 pracovní dny a nejdříve 15 dnů před nástupem prvního zaměstnance.
Zákon č. 323/2025 Sb., o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele (JMHZ), je účinný od 1. 1. 2026. Prvním krokem firmy s prvním zaměstnancem je přihláška do evidence zaměstnavatelů. Přihlásit se musí i firma, která má jen lidi na dohodu o provedení práce, protože tím plní i registraci podle zákona o nemocenském pojištění.
Kdy se přihlásit
Přechodně do 30. 6. 2026 se zaměstnavatel přihlašuje do 8 dnů od nástupu prvního zaměstnance. Od 1. 7. 2026 se přihlašuje předem: nejpozději 2 pracovní dny a nejdříve 15 dnů před nástupem prvního zaměstnance. Ve stejné lhůtě přihlásí i mzdovou účtárnu. Podává se jen elektronicky, datovou schránkou ČSSZ nebo přes ePortál ČSSZ. Odhlásit se musí do 8 dnů od skončení zaměstnání posledního zaměstnance.
Finanční úřad registraci už nechce
Registraci plátce podle § 39 zákona o daních z příjmů zrušil zákon č. 360/2025 Sb. s účinností od 1. 4. 2026. Finanční správa uvádí, že údaje dosavadních plátců předala ČSSZ automaticky.
Přihláška zaměstnance a zdravotní pojišťovna
Do evidence zaměstnanců u ČSSZ se hlásí každý s příjmem ze závislé činnosti včetně dohodářů, od 1. 7. 2026 nejpozději před nástupem. Zdravotní pojišťovně oznamuje zaměstnavatel nástup a skončení samostatně, zpravidla do 8 dnů.
Do evidence zaměstnanců u ČSSZ patří každý, kdo pobírá příjem ze závislé činnosti. Hlásí se tedy i dohody o provedení práce a o pracovní činnosti, i když z nich nevzniká účast na pojištění. Přechodně do 30. 6. 2026 platí lhůta 8 dnů od nástupu, od 1. 7. 2026 se zaměstnanec přihlašuje nejpozději před nástupem. Skončení zaměstnání a změny údajů se hlásí do 8 dnů.
Zdravotní pojišťovna zvlášť
Měsíční hlášení nenahrazuje oznámení zdravotní pojišťovně. Nástup a skončení se pojišťovně oznamují samostatně do 8 dnů podle § 10 zákona č. 48/1997 Sb. U zaměstnanců činných jen na dohodu o provedení práce nebo o pracovní činnosti je lhůta do 20. dne následujícího měsíce.
Mzdový list a další evidence
Mzdový list vede zaměstnavatel podle § 38j zákona o daních z příjmů pro každého s příjmem ze závislé činnosti, s měsíčními mzdami, zálohami, slevami a pojistným. Vedle něj vede evidence pro důchodové a nemocenské pojištění.
Mzdový list upravuje § 38j zákona o daních z příjmů. Plátce ho vede pro každého poplatníka s příjmy ze závislé činnosti, spolu s rekapitulací sražených záloh a srážkové daně za každý měsíc i za rok. Zákon č. 360/2025 Sb. od 1. 1. 2027 ruší jen odstavce o vyúčtování, mzdový list zůstává. Jak se sjednává mzda, která se do listu propisuje, rozebírá článek o mzdovém výměru a příplatcích.
Co do mzdového listu patří
- jméno, rodné číslo a bydliště, u daňového nerezidenta datum narození, doklad totožnosti a daňovou rezidenci,
- den nástupu, slevy a daňové zvýhodnění včetně osob, na které se uplatňují,
- za každý měsíc zúčtované mzdy, osvobozené částky, základ zálohy, vypočtenou a sraženou zálohu, slevy a bonus,
- pojistné placené zaměstnancem i zaměstnavatelem,
- roční součty a údaje o ročním zúčtování.
Potvrzení pro zaměstnance
Na žádost zaměstnance vystaví plátce do 10 dnů potvrzení o zdanitelných příjmech se souhrnnými údaji ze mzdového listu a kopii si uschová.
Evidence pro důchodové a nemocenské pojištění
Pro důchodové pojištění vede zaměstnavatel záznamy podle § 37 zákona č. 582/1991 Sb., například o vzniku a skončení vztahu, vyměřovacím základu, pracovní neschopnosti, ošetřovném nebo neplaceném volnu. Pro nemocenské pojištění vede evidenci podle § 95 zákona o nemocenském pojištění, i o dohodářích bez účasti na pojištění. Co zaměstnavatel platí v prvních dnech nemoci, popisuje článek o náhradě mzdy při nemoci.
Měsíční hlášení, odvody a odpovědnost
Jednotné měsíční hlášení posílá zaměstnavatel ČSSZ od 1. do 20. dne následujícího měsíce, sražené zálohy na daň odvádí finančnímu úřadu do 20. dne měsíce, v němž povinnost srazit zálohy vznikla. Přestupky páchá zaměstnavatel, i když mzdy zpracovává externí účetní.
Od 1. 1. 2026 posílá zaměstnavatel ČSSZ údaje pro důchodové pojištění každý měsíc v jednotném měsíčním hlášení, od 1. do 20. dne následujícího měsíce. Evidenční list za rok 2026 sestaví ČSSZ sama, listy za rok 2025 a starší vyhotovuje zaměstnavatel podle dosavadních pravidel.
Zálohy na daň jdou dál finančnímu úřadu
Úhrn sražených záloh odvádí plátce finančnímu úřadu do 20. dne měsíce, v němž povinnost srazit zálohy vznikla, podle § 38h odst. 10 zákona o daních z příjmů. Srážkovou daň odvádí do konce měsíce následujícího po měsíci srážky. Daň, kterou plátce nesrazí nebo včas neodvede, vymáhá finanční úřad na něm.
Externí mzdová účetní
Přestupky podle zákona o JMHZ, například nepodání hlášení nebo nepřihlášení ve lhůtě, páchá zaměstnavatel. Vůči účetní firmě se škoda řeší podle smlouvy; daňový poradce musí mít ze zákona pojištění odpovědnosti. Podle GDPR je mzdová firma zpracovatelem a zaměstnavatel s ní musí uzavřít smlouvu podle čl. 28.
Vyúčtování daně a roční zúčtování
Vyúčtování daně ze závislé činnosti podává plátce do 2 měsíců po skončení roku, elektronicky do 20. března, a od 1. 1. 2027 tato povinnost zaniká. Roční zúčtování záloh provede zaměstnavatel do 31. března na žádost podanou do 15. února.
Plátce, který v roce zúčtoval nebo vyplatil příjmy ze závislé činnosti, podává vyúčtování daně do 2 měsíců po skončení roku, elektronicky do 20. března. Lhůtu nelze prodloužit a povinnost trvá, i když nebylo co odvádět. Firma s datovou schránkou zřízenou ze zákona, typicky s.r.o., podává jen elektronicky. Vyúčtování srážkové daně se podává do 3 měsíců po skončení roku podle § 137 odst. 2 daňového řádu.
Co se mění od roku 2027
Zákon č. 360/2025 Sb. ruší od 1. 1. 2027 povinnost podávat vyúčtování daně ze závislé činnosti, údaje ponese měsíční hlášení. U malých dohod bez prohlášení podle § 6 odst. 4 se místo srážkové daně uplatní záloha.
Roční zúčtování záloh
Zaměstnanec, který u všech plátců podepsal prohlášení, požádá posledního zaměstnavatele o roční zúčtování do 15. února a do téhož dne doloží potvrzení od předchozích plátců. Zaměstnavatel zúčtuje do 31. března a přeplatek vrátí nejpozději ve mzdě za březen. Nedoplatek se nesráží a u toho, kdo musí podat přiznání, se zúčtování neprovádí.
Modelový příklad
Modelová situace: zaměstnanec během roku pracoval u dvou firem, u obou podepsal prohlášení a daňové přiznání podávat nemusí. Do 15. února požádá druhou firmu, svého posledního zaměstnavatele, o roční zúčtování a doloží potvrzení o příjmech od první firmy. Zaměstnavatel zúčtování provede do 31. března. Vyjde-li přeplatek 4 000 Kč, vrátí ho zaměstnanci nejpozději ve mzdě za březen. Kdyby vyšel nedoplatek, ze mzdy se nesráží.
Archivace mzdových dokladů
Mzdové listy a záznamy pro důchodové pojištění se uchovávají 45 kalendářních roků po roce, kterého se týkají. Záznamy pro nemocenské pojištění se drží 10 kalendářních roků a účetní doklady 5 let od konce účetního období.
Mzdové listy a záznamy pro důchodové pojištění se uchovávají 45 kalendářních roků po roce, kterého se týkají, podle § 35a odst. 4 písm. c) zákona č. 582/1991 Sb. Patří sem i doklady o vzniku a skončení pracovního vztahu, záznamy o pracovních úrazech a evidence pracovní doby.
| Doklad | Jak dlouho | Předpis |
|---|---|---|
| Mzdové listy, záznamy pro důchodové pojištění | 45 kalendářních roků, u starobních důchodců 10 | § 35a odst. 4 zákona č. 582/1991 Sb. |
| Záznamy pro nemocenské pojištění | 10 kalendářních roků | § 96 zákona č. 187/2006 Sb. |
| Účetní doklady a knihy | 5 let od konce účetního období | § 31 zákona č. 563/1991 Sb. |
| Podklady k vyúčtování daně | nejméně 3 roky od lhůty pro podání | § 148 daňového řádu |
Pravidla pro faktury a ostatní doklady shrnuje článek o archivaci účetních dokladů. Uspořádané podklady se hodí i pro případ, že finanční úřad zahájí daňovou kontrolu u firmy.
Když firma zaniká
Zaniká-li zaměstnavatel bez právního nástupce, zajistí úschovu po zbytek lhůty a písemně oznámí územní správě sociálního zabezpečení, kde doklady jsou.
Šest chyb v mzdové agendě
- Čekat s přihláškou na nástup. Od 1. 7. 2026 se zaměstnavatel přihlašuje předem.
- Vynechat dohodáře. Do evidence patří každý s příjmem ze závislé činnosti.
- Spoléhat, že se pojišťovna dozví sama. Zdravotní pojišťovně se hlásí zvlášť.
- Hledat registraci na finančním úřadě. Zálohy se tam ale odvádějí dál.
- Skartovat mzdové listy po deseti letech. Lhůta je 45 kalendářních roků.
- Přenést odpovědnost na účetní. Vůči úřadům odpovídá zaměstnavatel.
Na mzdovou agendu navazuje nástup i odchod zaměstnance a celou cestu popisuje průvodce zaměstnáváním lidí v malé firmě.
Kolik firma za zaměstnance odvádí a do kdy, vysvětluje článek o odvodech zaměstnavatele.
Postup výpočtu krok za krokem popisuje článek o čisté mzdě z hrubé.
Časté otázky
Mám prvního zaměstnance. Kde a kdy se musím přihlásit jako zaměstnavatel?
Přihláška se podává elektronicky u ČSSZ do evidence zaměstnavatelů. Přechodně do 30. 6. 2026 do 8 dnů od nástupu prvního zaměstnance, od 1. 7. 2026 předem, nejpozději 2 pracovní dny a nejdříve 15 dnů před nástupem. Registrace u finančního úřadu od 1. 4. 2026 neexistuje.
Musím se ještě registrovat na finančním úřadě jako plátce daně ze závislé činnosti?
Ne. Registraci plátce podle § 39 zákona o daních z příjmů zrušil zákon č. 360/2025 Sb. od 1. 4. 2026 a nahradila ji přihláška u ČSSZ. Sražené zálohy na daň se ale dál odvádějí finančnímu úřadu do 20. dne měsíce.
Stačí přihláška u ČSSZ i pro zdravotní pojišťovnu?
Nestačí. Jednotné měsíční hlášení nenahrazuje oznámení zdravotní pojišťovně, nástup a skončení zaměstnání se jí hlásí zvlášť do 8 dnů. U zaměstnanců, kteří pro firmu pracují jen na dohodu o provedení práce nebo o pracovní činnosti, je lhůta do 20. dne následujícího měsíce.
Co musí obsahovat mzdový list a jak dlouho ho schovávat?
Mzdový list obsahuje osobní údaje, slevy, měsíční mzdy, zálohy na daň, pojistné a roční součty podle § 38j zákona o daních z příjmů. Uchovává se 45 kalendářních roků po roce, kterého se týká, u poživatelů starobního důchodu 10 let.
Posílám ještě evidenční listy důchodového pojištění?
Za rok 2026 běžně ne. Údaje jdou každý měsíc v jednotném měsíčním hlášení a evidenční list sestaví ČSSZ sama. Evidenční listy za rok 2025 a starší a za zaměstnance, jejichž účast skončila před 1. 4. 2026, ale zaměstnavatel vyhotovuje podle dosavadních pravidel.
Do kdy se podává vyúčtování daně ze závislé činnosti a srážkové daně?
Vyúčtování daně ze závislé činnosti se podává do 2 měsíců po skončení roku, elektronicky do 20. března. Vyúčtování srážkové daně do 3 měsíců po skončení roku. Od 1. 1. 2027 povinnost vyúčtování daně ze závislé činnosti zaniká a údaje nese měsíční hlášení.
Zdroje
- Zákon o jednotném měsíčním hlášení, zákon č. 323/2025 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Zákon o organizaci sociálního zabezpečení, § 35a, zákon č. 582/1991 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Zákon o daních z příjmů, § 38j, zákon č. 586/1992 Sb. (zakonyprolidi.cz)
- Změny v registraci plátců, Finanční správa (financnisprava.gov.cz)
- Co je JMHZ, Česká správa sociálního zabezpečení (cssz.gov.cz)
