Software pro malou firmu se vyplatí vybírat podle práce, kterou má odvést, ne podle nejnižší částky na první kartě ceníku. Fakturační program řeší doklady a úhrady, CRM obchodní příležitosti a komunikaci, plánovací nástroj dostupnost lidí a e-shopová platforma katalog s objednávkami. Tenhle průvodce řadí články podnikmag.cz podle toho, co právě řešíte: postup výběru, fakturaci, evidenci zákazníků, plánování kapacit a provoz internetového obchodu. Všechna srovnání vycházejí z veřejných ceníků a dokumentace, ne z vlastního testu aplikací.
Ve zkratce
- Nejdřív pojmenujte problém: zapomenutá nabídka patří do CRM, neproveditelný termín do plánování kapacit, nezaplacená faktura do fakturace.
- Srovnávejte stejné zadání, tedy stejné funkce, stejný počet lidí a celý rok provozu.
- Bezplatné varianty mívají strop počtu kontaktů, uživatelů nebo produktů, ne jen užší výběr funkcí.
- Zkoušku postavte na vlastních datech a nechte ji projít kolegu, který nástroj nenastavoval.
- Export vyzkoušejte ještě před roční platbou, seznam kontaktů není úplná záloha.
- K licenci připočtěte doplňky, integrace, zavedení a čas vlastních lidí.
Přehled článků podle oblasti
Tabulka slouží jako rozcestník. Vlevo je oblast, vpravo otázka, na kterou článek odpovídá.
| Oblast | Článek | Na co odpovídá |
|---|---|---|
| Fakturační programy | Fakturační programy: srovnání | Čtyři české služby podle párování plateb, pravidelných faktur a počtu lidí |
| Fakturační programy | Fakturoid podrobně | Kde leží hranice mezi tarify a jak se počítají další uživatelé |
| Fakturační programy | iDoklad podrobně | Uživatelé v předplatném, napojení banky a spolupráce s účetní |
| Fakturační programy | Vyfakturuj.cz podrobně | Párování, pravidelné faktury, více firem a přechod z jiného programu |
| Fakturační programy | SuperFaktura podrobně | Co obsahuje základ, co vyšší balíky a co se platí zvlášť |
| Fakturační programy | Fakturoid vs. iDoklad | Proč se pořadí mění s pravidelnými fakturami a velikostí týmu |
| CRM | CRM pro malé firmy: srovnání | Čtyři nabídky pro malý tým a hranice mezi CRM, plánováním a fakturací |
| CRM | Raynet CRM podrobně | Strop uživatelů v nejnižším plánu, e-mail, automatizace a úložiště |
| CRM | Pipedrive podrobně | Obchodní nástěnka, synchronizace e-mailu a placené doplňky |
| CRM | Zoho CRM podrobně | Bezplatná edice, typy uživatelů a správa nastavení |
| CRM | HubSpot CRM podrobně | Akční nabídka, povinný onboarding a kredity |
| CRM | Raynet vs. Pipedrive | Stejné modely týmu, automatizace a přístupy k údajům |
| CRM | eWay-CRM podrobně | Práce v Outlooku a cena složená z modulů |
| CRM | Freshsales podrobně | Propojení evidence s komunikací a položky mimo licenci |
| CRM | monday CRM podrobně | Rozdíl proti work management, limity a vlastní struktura evidence |
| CRM | Bitrix24 podrobně | Účtování za organizaci a rozumný rozsah první verze |
| CRM | eWay-CRM vs. Raynet | CRM v poštovním klientovi, nebo samostatná obchodní evidence |
| Plánování práce a kapacit | Plánování práce a kapacit: srovnání | Čtyři typy potíží a nástroje, které na ně míří |
| Plánování práce a kapacit | ApuTime podrobně | Řízení realizace, návaznosti a výstup z mapování procesů |
| Plánování práce a kapacit | Motion podrobně | Úkoly v kalendáři, týmové kapacity a kredity AI |
| Plánování práce a kapacit | Runn podrobně | Plánované zdroje, minimální objednávka a výhled projektů |
| Plánování práce a kapacit | Float podrobně | Platba za plánované lidi, hosté a projektová ekonomika |
| Plánování práce a kapacit | ApuTime vs. Motion | Tři modelové situace a stejný přejímací protokol |
| E-shopové platformy | E-shopové platformy: srovnání | Pronájem, Shopify a vlastní řešení při stejném katalogu a týmu |
| E-shopové platformy | Shoptet podrobně | Limity katalogu a správců, doplňky, sklad a export |
| E-shopové platformy | Upgates podrobně | Společná sada funkcí, importy, API a další domény |
| E-shopové platformy | Shopify v Česku | Zaměstnanecké účty, platby kartou a aplikace |
| E-shopové platformy | WooCommerce podrobně | Hosting, rozšíření, aktualizace, zálohy a správce |
| E-shopové platformy | Shoptet vs. Upgates | Tři velikosti katalogu, jazyky, importy a migrace |
Jak vybírat software pro malou firmu
Začněte problémem, který vás k nákupu přivedl, a povinné požadavky sepište dřív, než otevřete ceníky. Teprve mezi nástroji, které je splní, porovnávejte cenu celého roku.
Zapomenutá nabídka a nejasný vlastník zákazníka jsou důvodem zkoumat CRM. Několik potvrzených zakázek, které sdílejí jednoho technika, otevírá otázku kapacit. Vystavené, ale nezaplacené doklady patří do fakturace a evidence úhrad. Jedna platforma může tyto části spojovat, název balíku ale pokrytí neprokazuje. Rozdělení podle hlavní otázky firmy obsahuje srovnání CRM pro malé firmy, pohled od realizace zakázek nabízí srovnání nástrojů na plánování kapacit.
Zkušební provoz na vlastních datech
Zkoušku nestavte na prohlídce obrazovek. Připravte malou, ale různorodou sadu: firmu se dvěma kontaktními osobami, dvě souběžné zakázky stejného klienta, duplicitu a změnu odpovědného člověka. Každý scénář ohodnoťte jako splněný, splněný s ruční prací, nebo nesplněný a zapište, ve které edici jste ho zkoušeli. Zkušební verze totiž může běžet ve vyšším plánu, než jaký nakonec objednáte. Výsledek má potvrdit běžný kolega, který nástroj nenastavoval a nezná jeho zákoutí.
Export, integrace a cena prvního roku
Export vyzkoušejte před roční platbou. Seznam kontaktů nebo složka PDF není úplná záloha, pokud chybí aktivity, přílohy, vazby a strukturovaná data pro účetní. U integrací nestačí věta, že nástroj má API: potřebujete vědět, kdo konektor dodává, co stojí a co se stane při opakovaném přenosu téže objednávky. Rozpočet prvního roku rozdělte na předplatné, objednané externí práce a čas vlastních lidí. Roční platba součet snižuje, celou částku ale posíláte předem.
Fakturační programy: párování, pravidelné faktury a účetní
Fakturační program vybírejte podle bankovního párování, pravidelných faktur a počtu lidí, kteří v něm budou pracovat. Tyto tři požadavky mění cenu víc než počet vystavených dokladů.
Bezplatné varianty čtyř porovnávaných českých služeb omezují počet odběratelů nebo kontaktů, ne počet vystavených faktur. Konzultantovi s několika stálými klienty tak mohou stačit, obchodu s novými zákazníky každý týden ne. U párování plateb ověřte konkrétní banku a způsob napojení, protože oznámení e-mailem, import výpisu a přímé bankovní rozhraní nejsou totéž. Kde se služby liší, ukazuje srovnání fakturačních programů, dva nejznámější kandidáty staví vedle sebe přímé porovnání Fakturoidu a iDokladu.
Čím se čtyři služby liší
Profil služby Fakturoid popisuje program pro živnostníka, který chce přehlednou fakturaci a postupně přidává evidenci nákladů. Placené tarify zahrnují přístup pro účetní, další pracovní uživatelé se platí zvlášť. Rozbor tarifů iDokladu naopak ukazuje předplatné, které má několik uživatelů přímo v ceně, což malé firmě může vyvážit vyšší sazbu. Párování plateb u obou začíná až ve vyšším tarifu. Pořadí výhodnosti se proto mění s počtem pravidelných faktur a pracovních přístupů.
Profil Vyfakturuj.cz uvádí párování už v nejnižším placeném tarifu, pravidelné faktury ve vyšším a nejvyšší variantu pro více firem pod jedním účtem. Služba popisuje také přímý import ze dvou konkurenčních programů, i tak ale ověřte malý vzorek dat. Rozbor balíků SuperFaktury ukazuje základní placený balík s párováním a přístupem účetní, pravidelné faktury s upomínkami ve vyšším balíku a samostatné ceníky pro vytěžování dokladů nebo SMS.
Na co se ptát před platbou
Před roční platbou projděte běžnou fakturu, zálohu, opravný doklad, částečnou úhradu a pravidelný předpis. Pozvěte účetní vlastním přístupem a nechte ji načíst export do jejího programu, protože PDF slouží ke čtení a strukturovaná data nenahradí. Spočítejte také spotřebu, která v předplatném není: vytěžování přijatých dokladů, překročení limitu API nebo transakční poplatky platební brány. Účetní přístup navíc není totéž co pracovní přístup kolegy, který doklady vystavuje. Upomínka odeslaná programem pak není zárukou úhrady.
CRM: evidence zákazníků a obchodních příležitostí
CRM pomáhá hlavně společnou evidencí, vlastníkem každé příležitosti a dalším krokem. Počítejte cenu všech pracovních přístupů a ověřte, zda nejnižší plán obsahuje e-mail a automatizaci, které potřebujete.
Částka za jedno místo uváděná slovem „od“ rozpočet týmu neukazuje. Bezplatné edice a nejnižší plány mívají strop počtu uživatelů, takže další kolega může znamenat přechod celého týmu na vyšší sazbu. Plná synchronizace e-mailu a automatizace navíc bývají až ve vyšších tarifech a zahrnutý počet automatických průběhů je omezený. Do uživatelů započítejte i majitele, pokud s daty běžně pracuje. Přístup jen ke čtení nelze bez ověření zaměnit za plnohodnotné pracovní místo obchodníka.
Česká evidence, obchodní nástěnka, nebo Outlook
Profil Raynet CRM popisuje nástroj pro českou firmu, která chce sjednotit kontakty, obchodní příležitosti a úkoly, s cenami v korunách a stropem uživatelů v nejnižším plánu. Rozbor tarifů Pipedrive ukazuje systém postavený na fázích zakázky a navazujících aktivitách, účtovaný v eurech. Pořadí výhodnosti se mezi nimi mění podle toho, zda potřebujete jen základní evidenci, nebo také e-mail s automatizací, jak na stejných modelech týmu počítá srovnání Raynet vs. Pipedrive.
Týmu, který většinu komunikace vede v Outlooku, je určen profil eWay-CRM. Cena se tu skládá ze základu pro společnosti a kontakty a ze samostatných modulů pro obchod a projekty, takže nejnižší částka z jedné karty neodpovídá celé sestavě. Rozdíl dělá i ruční a automatické ukládání pošty, které má vlastní provozní rizika. Obě v korunách naceněné nabídky staví vedle sebe porovnání eWay-CRM a Raynetu, včetně stejné zkoušky předání zakázky při dovolené obchodníka.
Širší platformy a jejich účtování
Profil Zoho CRM stojí za pozornost kvůli bezplatné edici pro malý tým a široké nabídce placených plánů, hlídejte ale rozdíl mezi plným uživatelem a omezeným typem přístupu. Rozbor nabídky HubSpotu popisuje platformu spojující obchod, marketing a zákaznickou podporu nad společnými daty, u níž vyšší plány vyžadují placený onboarding a část funkcí čerpá kredity. Profil Freshsales míří na propojení obchodní evidence s komunikací a upozorňuje, že doplňky mají jiné účtovací jednotky než licence.
Rozbor monday CRM radí oddělit CRM od příbuzného produktu pro řízení práce a počítat s minimálním počtem objednaných míst. Profil Bitrix24 ukazuje jiný princip: platí se za organizaci se zahrnutou kapacitou lidí, takže rozpočet roste skokem. U všech širokých platforem platí stejná rada. Začněte malou první verzí se společným adresářem, jednotnými fázemi obchodu a dalším krokem, určete správce nastavení a další části přidávejte až nad postup, kterému tým rozumí.
Plánování práce a kapacit
Rozlišujte automatické rozvrhování úkolů, přehled vytížení lidí a obyčejnou správu úkolů. Stejné políčko s termínem znamená v každém z těchto nástrojů něco jiného.
Plánovací nástroj potřebujete ve chvíli, kdy firma slibuje termíny, které nevycházejí, protože potřební lidé už mají plno. Výsledek stojí na vstupech: plný pracovní týden není celý k dispozici pro projekty, část zaberou porady, podpora klientů a dovolené. Kdo do plánu vloží hrubý fond místo skutečně plánovatelné kapacity, dostane přesně zobrazený nereálný předpoklad. Změny dostupnosti musí někdo včas zapisovat. Automatický návrh také nemá bez firemního pravidla měnit termín slíbený zákazníkovi.
Automatické rozvrhování
Profil ApuTime popisuje nástroj zaměřený na řízení realizace: výrobce zdůrazňuje plánování podle návazností, dovedností a dostupnosti a přepočet při změně. Hodí se k prověření tam, kde ruční přeplánování zatěžuje koordinátora technického nebo servisního provozu. Rozbor aplikace Motion ukazuje jiný důraz, tedy propojení úkolů se skutečným časem v kalendáři, což sedí konzultantům a kancelářským týmům s mnoha schůzkami. Jak oba nástroje vyzkoušet na stejném týdnu s nemocí a urgentní zakázkou, navrhuje porovnání ApuTime a Motion.
Výhled kapacit a ekonomika projektů
Profil nástroje Runn se věnuje rozhodování o přijetí projektu, obsazení lidí a budoucí poptávce. Platí se za plánované zdroje, ne za přihlášené vedoucí, a nabídka má minimální počet míst, který malému týmu změní rozpočet. Rozbor nástroje Float popisuje společný rozvrh, dostupnost a podle edice i vztah plánu ke skutečnému času a nákladům projektu. U obou oddělujte potvrzené zakázky od pravděpodobných a neobsazenou roli nepovažujte za zajištěného člověka. Funkci označenou jako připravovanou do povinných požadavků nepočítejte.
E-shopové platformy: pronájem, Shopify, nebo vlastní řešení
Pro běžný český obchod začněte porovnáním dvou pronajímaných platforem. Shopify přidejte kvůli zahraničnímu prodeji a WooCommerce tehdy, když chcete vlastní technické řešení a máte zajištěnou správu.
Nejdřív popište obchod: počet skutečně nabízených produktů a variant, země prodeje, lidi v administraci a systémy, se kterými se má e-shop domluvit. Ceník nemusí počítat produkt stejně jako váš sklad. Holý pronájem navíc není celý účet, přibývají napojení, aplikace, práce partnera a hlavně platby, u nichž pevná složka poplatku zatěžuje malé košíky víc než velké. Stejný katalog a stejný tým pro čtyři řešení počítá srovnání e-shopových platforem.
Dva české pronájmy
Profil platformy Shoptet popisuje pronajímaný obchod, u kterého technický základ zajišťuje poskytovatel. Tarify se liší limitem produktů a správců i sestavou funkcí a další lze dokupovat jako doplňky. Rozbor nabídky Upgates ukazuje opačný princip: běžné plány mají stejnou sadu vestavěných funkcí a liší se kapacitou, zatímco pravidelné importy, API a další aktivní domény mají vlastní cenu. Rozdíl základních licencí se mění s velikostí katalogu a výsledek mohou obrátit právě příplatky. Podrobně to rozebírá srovnání Shoptet vs. Upgates.
Shopify a WooCommerce
Rozbor Shopify v Česku upozorňuje, že plány mají neomezený počet produktů, liší se ale zaměstnaneckými účty, takže tým může potřebovat vyšší plán než jednotlivec. Platby kartou mají procentní i pevnou složku a při použití externí brány může přibýt poplatek platformy. Služba Shopify Payments je přitom dostupná i způsobilým podnikatelům v Česku. Průvodce náklady WooCommerce připomíná, že bezplatné jádro není bezplatný provoz. Potřebujete hosting, doménu, rozšíření a člověka, který řeší aktualizace, zálohy databáze i souborů a obnovu po chybě.
Přenos dat a vlastnictví účtů
Před podpisem ověřte přenos dat. Export produktů nemusí obsahovat fotografie jako samostatné soubory, původní adresy ani celou historii objednávek. Zkušebně přeneste produkt s variantami, slevu, zákazníka a objednávku a kontrolujte vazby, ne počet řádků. Firma má také vědět, kdo drží doménu, hlavní účet platformy a jednotlivá předplatná, aby provoz nestál na jediném člověku nebo externím partnerovi. Fungující obchod pak nestěhujte jen kvůli rozdílu v pronájmu, který nepokryje migraci a nové provozní riziko.
Sedm chyb, kterým se vyhnout
Většina špatných nákupů nevzniká v aplikaci, ale při čtení ceníku a při zkoušce.
- Výběr podle ceny jednoho místa „od“ místo ceny všech lidí za celý rok.
- Srovnání nejlevnějšího tarifu jedné služby s jinak vybaveným plánem druhé.
- Záměna zkušební verze za trvalý bezplatný tarif.
- Účetní přístup nebo host počítaný jako náhrada plného pracovního místa.
- Automatizace bez vlastníka a bez pravidla, kdy se má zastavit.
- Export odložený až na den odchodu ze služby.
- Rozpočet bez doplňků, integrací, zavedení a času vlastních lidí.
Založení společnosti, živnost, smlouvy s dodavateli a datovou schránku shrnuje nadřazený průvodce založením a vedením firmy.
Časté otázky
Jaký software potřebuje malá firma jako první?
Ten, který řeší problém, jenž vás dnes stojí nejvíc práce. Nezaplacené a ručně hlídané doklady vedou k fakturačnímu programu, zapomenuté nabídky k CRM a neproveditelné termíny k plánování kapacit. Nástroje se doplňují, ale žádný z nich automaticky nenahrazuje ostatní.
Stačí malé firmě bezplatná verze programu?
Může stačit, pokud se vejdete do jejích limitů. U fakturace bývá omezen počet odběratelů, u CRM počet uživatelů a u e-shopu počet produktů. Zkušební plnou verzi přitom odlište od trvalého bezplatného tarifu a zapište si, které funkce po skončení zkoušky zůstanou.
Vyplatí se zaplatit předplatné rovnou na rok?
Roční platba obvykle snižuje celkový součet, ale celou částku posíláte předem. Nejdřív proto ověřte rozhodující operace, export a potřebná napojení. Úspora na licenci nepomůže, když po několika týdnech narazíte na zásadní překážku.
Nahradí CRM fakturační program?
S takovým předpokladem nepočítejte. CRM řeší obchodní vztah a příležitosti, fakturační program doklady a úhrady. Při propojení obou musí být jasné, kdy faktura vznikne, kdo ji zkontroluje a jak se zabrání dvojímu přenosu.
Jak poznám, že potřebuji plánování kapacit, a ne jen seznam úkolů?
Když tým potřebuje hlavně odpovědnosti, termíny a komunikaci u úkolů, může stačit jednodušší správa práce. Pokud ale firma opakovaně slibuje termíny, které kvůli vytížení konkrétních lidí nevycházejí, seznam úkolů nestačí. Pak hledejte nástroj, který pracuje s dostupností, dovednostmi a návaznostmi.
Je WooCommerce levnější než pronajatý e-shop?
Ne automaticky. Jádro je zdarma, provoz ale potřebuje hosting, doménu, rozšíření, údržbu a správce. Proti pronájmu ho srovnávejte ve stejném rozsahu, tedy se stejným katalogem, platbami, napojeními a prací, kterou u pronájmu dělá poskytovatel.
